Korekta faktury VAT: jak potwierdzić otrzymanie?

Przeczytaj także: Faktury korygujące: rozliczanie od grudnia 2008 r.

Zgodnie z § 16 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzenie takie nie jest wymagane przy korektach faktur dokumentujących:

• eksport towarów
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów oraz dostawę towarów, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju
• sprzedaż energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o VAT

Jeżeli korekta faktury nie dotyczy żadnej z wyżej wymienionych czynności, potwierdzenie jej odbioru stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym sprzedawca otrzymał takie potwierdzenie (w zależności od sposobu rozliczania się podatnika będzie to miesiąc lub kwartał).

W rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur nie wskazano jednak, jak powinno wyglądać takie potwierdzenie otrzymania faktury przez nabywcę. Najbardziej powszechnym rozwiązaniem jest złożenie podpisu przez nabywcę na korekcie faktury. Nie oznacza to, iż w obrocie gospodarczym podmioty te nie mogą stosować innych potwierdzeń. Może ono bowiem zostać dokonane także przy użyciu faksu lub poczty (wysłanie faktury za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). Musi jednak z nich wynikać fakt otrzymania przez nabywcę faktury korygującej. Z potwierdzenia takiego powinno ponadto wynikać, jaka była zawartość przesyłki.

Organy podatkowe o potwierdzaniu faktur korygujących

Trzeci Mazowiecki Urząd Skarbowy w Radomiu w postanowieniu z dnia 28.06.2006 r. nr 1473/WV/443/557/54/2006/EŻ stwierdził, iż potwierdzeniem takim mogą być zestawienia zaksięgowanych faktur korygujących przesłanych drogą listową (pocztą), z których będą wynikać informacje, jakich faktur korygujących dotyczą oraz daty ich otrzymania. Potwierdzeniem takim natomiast nie będzie przesłana przez klienta specyfikacja płatności z wyszczególnieniem potrąconych korekt.

Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w postanowieniu z dnia 05.01.2007 r. nr 1471/NUR2/443-388/06/ST natomiast stwierdził, iż potwierdzenie takie stanowi przesłana przez kontrahenta drogą mailową specyfikacja płatności, w której uwzględnione są m.in. otrzymane przez niego faktury korygujące, przy założeniu, że z umowy handlowej zawartej pomiędzy podmiotami wynika, iż specyfikacja ta stanowi dowód otrzymania przez kontrahenta faktur korygujących wystawionych przez sprzedawcę.

Urząd Skarbowy w Pabianicach w postanowieniu z dnia 17.01.2007 r. nr USIIIVAT/443/I/3/2007/RR stwierdził, że potwierdzenie takie może stanowić zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanych faktur korygujących, gdy zawiera ono ilość wysłanych faktur korygujących oraz ich numery.

Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w postanowieniu z dnia 13.01.2006 r. nr 1471/NTR2/443-529/05/MŻ wskazał, iż ze zwrotnego potwierdzenia odbioru musi w sposób jednoznaczny wynikać, iż faktura taka została doręczona. Z całą pewnością potwierdzeniem takim będzie także odrębne pismo potwierdzające otrzymanie faktury korygującej, czy adnotacja na kopii faktury.