Zagraniczna podróż służbowa: jak rozliczyć?

Przeczytaj także: Polisa ubezpieczeniowa i karta paliwowa bez podatku dochodowego

Odpowiedź: W przypadku podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju środkami komunikacji lądowej czas pobytu pracownika za granicą liczony jest od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

Diety obliczane są w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, natomiast za dobę niepełną, inaczej niż w przypadku podróży na terenie kraju, do 8 godzin – 1/3 diety, ponad 6 do 12 godzin – 1/2 diety, ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Przysługujące pracownikowi kwoty diet przeliczać należy na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty tych należności – poniesienia kosztu.

Wyjaśnienie: Diety i inne należności za czas podróży służbowej zwolnione są z podatku dochodowego od osób fizycznych, pod warunkiem że nie przekraczają kwot wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Należności te wyłączone są również z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Uwaga!
Jeśli pracodawca wypłaca pracownikom należności z tytułu podróży służbowych w kwotach wyższych niż wynikające z omówionych przepisów, to nadwyżka podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz wchodzi do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne – traktowana jest jak wynagrodzenia.

Podstawa prawna:
• Art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
• Art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
• § 3 pkt 1 oraz § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

„Wskazówki Księgowe” - praktyczne rozwiązania problemów związanych z podatkami, rachunkowością, ubezpieczeniami społecznymi i prawem pracy.