Co można wliczyć w koszty jednoosobowej działalności gospodarczej?

Przeczytaj także: Rozliczenie usług elektronicznych w podatku dochodowym i VAT

Kluczem do sukcesu w prowadzeniu JDG jest nie tylko generowanie przychodów, ale również efektywne zarządzanie kosztami.

Wydatki ponoszone podczas prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej stanowią koszty przedsiębiorcy. Inaczej mówiąc są to koszty uzyskania przychodu – wyjaśnia Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w Systim.pl – Przedsiębiorca powinien stale analizować i optymalizować ponoszone koszty, aby zapewnić firmie rentowność – dodaje.

Czy każdy wydatek stanowi koszt, który możemy odliczyć?

Urząd Skarbowy uzna koszty firmowe za właściwe, jeśli będą poniesione w celu osiągnięcia przychodów i odpowiednio udokumentowane. Takim dokumentem jest np. faktura, rachunek, paragon z numerem NIP przedsiębiorstwa, bilety na trasy powyżej 50 km, na których widnieje m.in. NIP sprzedawcy, dowody zapłaty za przejazd autostradą czy dowody poniesienia opłat pocztowych – wylicza Beata Tęgowska.
– Nie każdy wydatek można odliczyć. Liczą się tylko te, definitywne czyli bezzwrotne, wprost powiązane z prowadzoną działalnością i należycie udokumentowane – zaznacza ekspertka ds. księgowości.

Jak dodaje musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy, czy koszt/ wydatek ma wpływ na zwiększenie przychodu?

VAT i kwestia tzw. kosztów firmowych

Czynni podatnicy VAT dokonując zakupów na potrzeby firmy obniżają podstawę opodatkowania i mają również możliwość obniżenia kwoty VAT. Po dokonaniu odpowiednich wydatków firmowych można obniżyć VAT od sprzedaży – odejmując od niego kwotę VAT od zakupów. Prawo do obniżenia podatku VAT od sprzedaży przysługuje, gdy dany koszt jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Ustawa o VAT przewiduje jednak szereg ograniczeń i wyjątków od tej reguły. Warto się z nimi zapoznać, żeby nie popełnić błędu. Pomocne mogą też być dostępne programy księgowe i zarządcze – podpowiada ekspertka Systim.

Co można wliczyć w koszty działalności gospodarczej?

Poniżej lista przykładowych wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wspólnych dla większości firm:

• czynsz za lokal i opłaty za media,
• abonament za telefon i Internet,
• paliwo i części zamienne do auta,
• wyposażenie biura (zakup sprzętu, materiałów biurowych itp.)
• oprogramowanie komputerowe,
• koszty poniesione na reklamę,
• szkolenia
• zakup towarów handlowych
• usługi księgowe
• odpisy amortyzacyjne
• składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne
• etc.

Czego na pewno nie można odliczyć?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa katalog wydatków, które nie mogą być potraktowane jako koszty uzyskania przychodu. Pełny katalog wydatków nie kwalifikujących się jako koszty uzyskania przychodu znajduje się w art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przykłady:

• wydatki na ulepszenie środków trwałych (kosztem będzie amortyzacja środka uwzględniająca wydatki na ulepszenie),
• wydatki na spłatę pożyczek i innych zobowiązań,
• podatek dochodowy i podatek od spadków i darowizn,
• grzywny i kary pieniężne,
• koszty reprezentacji.