Rejestracja do VAT - kiedy warto to zrobić?

Przeczytaj także: Odwrotne obciążenie na usługi budowlane w wynajmowanym lokalu?

Decyzja o rejestracji do VAT powinna być podejmowana po dokładnej analizie specyfiki prowadzonej działalności, rodzaju klientów oraz ponoszonych kosztów. Jeżeli firma obsługuje głównie innych przedsiębiorców będących podatnikami VAT lub ponosi duże koszty operacyjne, rejestracja do VAT może przynieść wymierne korzyści. Z kolei przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi na rzecz klientów indywidualnych lub działają w branżach o niskich kosztach, mogą odnieść większe korzyści, rezygnując z bycia płatnikiem VAT.

Rejestracja do VAT to także decyzja strategiczna, która może wpływać na pozycję firmy na rynku, zwłaszcza w przypadku firm realizujących duże transakcje, eksportujących towary lub świadczących usługi na rzecz zagranicznych kontrahentów. Warto więc dobrze przemyśleć, czy rejestracja do VAT będzie dla firmy korzystna, czy wręcz przeciwnie – lepiej skorzystać z dostępnych zwolnień.

Kiedy warto zarejestrować się do VAT?

Zdaniem ekspertki ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl, Beaty Tęgowskiej, rejestracja do VAT jest szczególnie opłacalna w przypadku firm, które współpracują z innymi podatnikami VAT.

Jest to tzw. neutralność podatkowa, podatek naliczony na fakturach za zakupy można odliczyć od podatku należnego, co w efekcie zmniejsza zobowiązania wobec fiskusa – mówi. – Na przykład, jeśli firma zakupuje towary lub usługi za kwotę 123 zł, w tym 23 zł VAT, to kwotę tego podatku może odliczyć od swojego zobowiązania podatkowego wobec urzędu skarbowego. Takie działanie jest szczególnie korzystne, gdy przedsiębiorstwo ponosi znaczne koszty, np. związane z inwestycjami, zakupem materiałów, czy sprzętu – wyjaśnia ekspertka.

Warto zarejestrować się do VAT także wtedy, gdy firma dokonuje dużych zakupów związanych z prowadzoną działalnością. Odliczenie podatku VAT od takich zakupów może znacząco wpłynąć na obniżenie kosztów operacyjnych.

Przedsiębiorstwa, które sprzedają towary lub usługi objęte niższą stawką VAT, np. 8% lub 5%, mogą mieć dodatkowe korzyści, gdyż nadwyżka VAT naliczonego nad należnym może być im zwrócona lub przeniesiona na kolejne okresy rozliczeniowe – zaznacza Beata Tęgowska.

Również przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi na rzecz zagranicznych firm, mogą odnieść korzyści z rejestracji do VAT.

W takich przypadkach, podatek VAT rozlicza zagraniczny kontrahent, dlatego polski przedsiębiorca nie ma obowiązku naliczania VAT, ale może odliczać VAT naliczony. To szczególnie opłacalne w sytuacji, gdy firma generuje duże koszty i korzysta z możliwości odliczeń – ocenia ekspertka Systim.pl.

Decydując o rejestracji, trzeba pamiętać o obowiązku comiesięcznego składania deklaracji VAT.

Podatnicy muszą składać deklaracje w zakresie podatku VAT za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia kolejnego miesiąca – przypomina. – Wyjątkiem są tu mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową. Ci składają deklarację w okresach kwartalnych – dodaje.

Przedsiębiorcy korzystający z programów księgowych mogą liczyć na wsparcie w tym zakresie.

Korzystanie z programów księgowych daje przede wszystkim możliwość wywiązania się z obowiązków w zakresie składania okresowych informacji i deklaracji podatkowych – mówi Beata Tęgowska z Systim. – Przygotowane deklaracje można bezpośrednio z programu wysłać do Urzędu Skarbowego – dodaje.

Kiedy nie warto rejestrować się do VAT?

Są sytuacje, w których rejestracja do VAT nie przynosi korzyści.

Dzieje się tak głównie w przypadku firm, które obsługują klientów indywidualnych, czyli osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej. W takiej sytuacji, brak VAT w cenach oferowanych produktów lub usług sprawia, że są one tańsze, co zwiększa konkurencyjność na rynku – wyjaśnia ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl.

Jak podkreśla, klient indywidualny nie może bowiem odliczyć VAT-u, więc może być bardziej skłonny do zakupu od firmy niebędącej płatnikiem VAT, oferującej niższe ceny.

Rezygnacja z rejestracji do VAT jest również opłacalna dla przedsiębiorców, którzy rozliczają się ryczałtem i nie ponoszą dużych kosztów związanych z prowadzoną działalnością.

W takim przypadku brak kosztów oznacza brak możliwości odliczenia VAT, co sprawia, że rejestracja do VAT staje się zbędnym obciążeniem administracyjnym bez realnych korzyści – podsumowuje Beata Tęgowska.

Kiedy rejestracja do VAT jest obowiązkowa?

W niektórych przypadkach, przedsiębiorca nie ma wyboru i musi zarejestrować się do VAT. Dotyczy to przede wszystkim firm działających w branżach, w których rejestracja jest obowiązkowa od początku działalności, niezależnie od osiąganych przychodów. Do takich branży należą m.in. usługi prawnicze, doradcze, sprzedaż towarów objętych akcyzą, handel elektroniką czy częściami samochodowymi.

Co w przypadku przedsiębiorców, którzy współpracują z zagranicznymi kontrahentami na terenie Unii Europejskiej?

Zdarzają się sytuacje, gdy pomimo braku obowiązku rejestracji do VAT ze względu na korzystanie z limitu 200 tys. podatnik powinien złożyć dokument rejestrujący do VAT-EU – zaznacza ekspertka Systim.pl. – Dotyczy to transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeśli podatnik przekroczy w danym roku podatkowym równowartość 50 000 zł. Do rejestracji zobowiązany będzie także podatnik nabywający usługi lub świadczący usługi opodatkowane zgodnie z art. 28b ustawy, czyli dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy – tłumaczy.