Wszystko o KSeF. Od kiedy będzie obowiązkowy i jak z niego korzystać?

Przeczytaj także: Znamy nowe terminy wprowadzenia obowiązkowego KSeF

Ministerstwo Finansów pracuje nad Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) od 2016 roku. To rozwiązanie umożliwi przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych w prosty i bezpieczny sposób. E-faktura wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku i jest alternatywą dla tradycyjnych metod fakturowania, zarówno elektronicznych, jak i papierowych. Ministerstwo Finansów w kwietniu 2024 roku, przesuwając termin obowiązywania systemu, ogłosiło, że w latach 2024 i 2025 stosowanie systemu e-faktur nie będzie wymagane, lecz dobrowolne.

Na ten moment wciąż nieznaczna część użytkowników naszego systemu korzysta z integracji z KSeF – mówi Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl. – To się jednak zmieni, gdy e-Faktury będą obowiązkowe dla wszystkich podatników – dodaje.

Ministerstwo Finansów dąży także do uszczelnienia i zabezpieczenia polskiego systemu podatkowego umożliwiając podatnikom VAT na elektroniczne wystawianie i odbieranie faktur w specjalnym, bezpiecznym i ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. System KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur, gdzie e-faktury są tworzone według określonego formatu elektronicznego i wysyłane z lokalnych programów finansowo-księgowych bezpośrednio do centralnej bazy ministerstwa za pośrednictwem interfejsu (API). Po wysłaniu faktura jest dostępna w systemie i może być pobrana przez odbiorcę.

KSeF jest rewolucją – ocenia Beata Tęgowska. – Przygotowanie sprawnych narzędzi w postaci oprogramowania dla księgowych i przedsiębiorców jest wyzwaniem. Wyzwaniem jest także wprowadzenie procedur, szczególnie w biurach rachunkowych, związanych z komunikacją i przekazaniem uprawnień do zarządzania w imieniu klienta rejestracją i pobieraniem faktur w KSeF – dodaje ekspertka w Systim.pl.

Krajowy System e-Faktur ma jednak przede wszystkim uprościć proces fakturowania oraz zredukować ryzyko powstawania błędów, które mogą wystąpić przy tradycyjnych metodach przetwarzania dokumentów. Dodatkowo wszystkie faktury będą gromadzone w jednym systemie, więc nie będzie potrzeby pobierania i wysyłania plików do kontrahentów.

Zmiana daty wdrożenia i konsultacje

Według początkowych założeń Krajowy System e-Faktur miał zacząć obowiązywać polskich przedsiębiorców od lipca 2024 roku. Kilka miesięcy przed tym terminem, w kwietniu 2024 roku, Ministerstwo Finansów poinformowało o przesunięciu obowiązku korzystania z KSeF. Powód? Przygotowana technologia nie spełnia zdaniem resortu niektórych założeń dotyczących bezpieczeństwa i wymaga dalszego dopracowania. Przesunięty KSeF to efekt trudności związanych z testowaniem i stabilnością działania systemu, który miałby obsługiwać miliony faktur.

Zmiana daty wdrożenia systemu była także odpowiedzią na obawy zgłaszane przez samych przedsiębiorców. Wiele firm i doradców podatkowych nie było gotowych na pełne wdrożenie systemu przez brak jasnych wytycznych, które powodowały niepewność.

Ministerstwo Finansów ogłosiło również, że zostaną przeprowadzone dodatkowe konsultacje oraz spotkania informacyjne, aby zapewnić wszystkim zainteresowanym dostęp do najnowszych informacji.

Głos przedsiębiorców i księgowych, użytkowników nowych rozwiązań, jest niezbędny dla wyeliminowania większości problemów już na początku funkcjonowania systemu. Warunkiem jest jednak, aby zmiany w ostatecznej formie znane były użytkownikom, dając czas na przygotowanie i wdrożenie nowych obowiązków – zaznacza Beata Tęgowska. – Najbardziej ostateczną wersją systemu KSeF zainteresowane są firmy informatyczne, które dostarczają programy księgowe. To na nich spoczywa obowiązek przygotowania programów, z których będą korzystać przedsiębiorcy w taki sposób, aby ułatwiły pracę i komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur oraz wykorzystać zalety wprowadzenia KSeF – wyjaśnia eksperta Systim.

Przepisy przejściowe

Dalsze uproszczenia systemu i zapowiadane przez Ministerstwo Finansów etapowe wejście w życie KSeF będzie przedmiotem odrębnych prac legislacyjnych. Przedsiębiorcy mogą spodziewać się przejściowych, czasowych przepisów, które będą zwalniać z niektórych obowiązków. Dzięki nim będzie można łagodniej wdrożyć się w KSeF. To m.in. możliwość wystawienia faktury poza KSeF o ile wartość faktury nie przekroczy 450 zł, a łączna sprzedaż w okresie przejściowym 10 tys. zł.

Przepisy przejściowe uwzględniają również możliwość wysłania faktury do systemu następnego dnia roboczego po jej wystawieniu, odroczenie kar za niewystawienie faktury zgodnej ze schematem KSeF, czy brak obowiązku umieszczania w tytule przelewu 35-znakowanego numeru KSeF. Należy jednak pamiętać, że to przepisy przejściowe, które z czasem ulegną zmianą. Warto więc na bieżąco śledzić informacje związane z KSeF.

Od kiedy i kogo będzie obowiązywać KSeF?

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2026 roku dla firm przekraczających przychody 200 mln zł rocznie, a 2 miesiące później, czyli od 1 kwietnia, zacznie obowiązywać wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Docelowo KSeF ma obowiązywać przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z podatku VAT, zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT oraz podatników zweryfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

W ocenie ekspertów nie warto czekać na ostatnią chwilę.

Im szybciej rozpoczniemy proces wprowadzania KSeF w firmie, czy biurze rachunkowym, tym więcej będzie czasu na dopracowanie aspektów technicznych, jak i z przygotowaniem procedur wewnętrznych, regulaminów i umów – podkreśla Beata Tęgowska z Systim.pl.

Korzyści wynikające z KSeF

Korzystanie z e-faktury w systemie KSeF oferuje przedsiębiorcom szereg korzyści. To m.in. obniżenie kosztów, ponieważ faktury w systemie przechowywane są przez 10 lat, co eliminuje potrzebę samodzielnej archiwizacji w osobnych systemach informatycznych. To także ujednolicenie standardów faktur ułatwiając cyfryzację i automatyzację ich obiegu miedzy podatnikami oraz samemu procesu księgowania. Krajowy System e-Faktur minimalizuje także ryzyko zgubienia lub zniszczenia faktur. Zapewnia przedsiębiorcom pewność, że faktura dotarła do odbiorcy, a w efekcie zwiększa bezpieczeństwo podatkowe nabywców towarów i usług.

Przedsiębiorcy używający z KSeF już teraz mogą skorzystać z takich praw, jak szybszy termin zwrotu podatku VAT, który jest skrócony o 20 dni z 60 do 40, czy prostsze rozliczanie e-faktur korygujących „in minus” – zauważa Beata Tęgowska. – Natomiast największą korzyścią dla księgowych będzie dostępność do dokumentów księgowych z pominięciem wszelkiej korespondencji e-mailowej, czy też tradycyjnej – dodaje.

Jak dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur

Dołączenie do KSeF jest proste. Wystarczy uzyskać specjalny kod z rządowej strony KSeF, a następnie wprowadzić go do oprogramowania do faktur, z którego korzysta dany przedsiębiorca. Od tego momentu może w szybki i prosty sposób wystawiać faktury, a system automatycznie dostarczy je do KSeF.