Czy bilet lotniczy można zaliczyć do kosztów firmowych?

Przeczytaj także: Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Kiedy bilet lotniczy może być kosztem firmowym?

Koszt biletu lotniczego może zostać zaliczony do kosztów firmowych, ale musi być on ściśle związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Oznacza to, że podróż, w ramach której zakupiono bilet, powinna mieć charakter służbowy, na przykład w celu:

• udziału w konferencjach, szkoleniach czy targach branżowych,
• spotkań z kontrahentami lub klientami,
• wyjazdu w celu nawiązania lub podtrzymania relacji biznesowych,
• inspekcje, audyty lub kontrole związane z prowadzonymi projektami.

Podróż musi być zatem uzasadniona z punktu widzenia biznesowego. Musi mieć na celu osiągnięcie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Jak udokumentować wydatek na bilet lotniczy?

Aby koszt biletu lotniczego mógł zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów, konieczne jest jego odpowiednie udokumentowanie. Przedsiębiorca powinien posiadać:

• fakturę lub rachunek za zakup biletu lotniczego, wystawiony na firmę,
• kartę pokładową (boarding pass) jako dowód odbycia podróży,
• dokumenty potwierdzające cel podróży, np. zaproszenie na konferencję, umowę z kontrahentem czy program szkolenia.

Dokumentacja ta jest niezbędna, aby w razie kontroli ze strony urzędu skarbowego móc wykazać zasadność poniesionego wydatku.

Prawidłowym dokumentem może być faktura lub sam bilet lotniczy, pod warunkiem że zawiera wszystkie niezbędne dane, takie jak numer i data wystawienia, imię i nazwisko podatnika, numer identyfikacyjny podatnika, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku oraz kwotę należności ogółem.

Trasa lotu musi wynosić co najmniej 50 km, aby bilet mógł być zaksięgowany jako koszt firmowy. W przypadku lotów międzynarodowych, bilet lotniczy również może być uznany za koszt firmowy, pod warunkiem że spełnia powyższe kryteria.

Podróże prywatne a koszty firmowe?

Jeśli przedsiębiorca łączy podróż służbową z prywatnym wyjazdem, np. wydłużając pobyt w danym miejscu w celach turystycznych, powinien rozdzielić koszty na część służbową i prywatną. Do kosztów firmowych można zaliczyć jedynie te wydatki, które są bezpośrednio związane z częścią służbową podróży.

Bilet lotniczy może być zaliczony do kosztów firmowych, pod warunkiem że jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i jest odpowiednio udokumentowany. Przedsiębiorcy powinni pamiętać o spełnieniu wszystkich wymogów formalnych, aby uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej.