Co dalej z KSeF? Od kiedy Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy i jakie zmiany są planowane?

Przeczytaj także: Konsultacje KSeF na finiszu. Co udało się ustalić?

Ważne terminy

W styczniu Ministerstwo Finansów ogłosiło przetarg na przeprowadzenie audytu dotyczącego KSeF. Obecnie czekamy na jego wyniki. Natomiast 1 marca zakończyły się konsultacje, w których wzięli udział przedsiębiorcy, interesariusze i eksperci Ministerstwa Finansów. W trakcie spotkań omówione zostały najważniejsze kwestie dotyczące e-fakturowania i samego systemu. W efekcie w drugiej połowie marca będę opublikowane projekty zmian do KSeF. Finalnie nową datę startu obowiązkowego systemu, poznamy na przełomie kwietnia i maja, a cały proces legislacyjny ma się zakończyć do końca czerwca 2024 roku.

Jakie zmiany w KSeF?

Ministerstwo Finansów od samego początku informowało, że w zakresie samego systemu jak i aktów prawnych, nie zajdą znaczące przekształcenia. Zmiany po konsultacjach, nie będą rewolucyjne, będą natomiast spełniały funkcję uzupełniającą i naprawczą. Obecnie brakuje jeszcze wielu wytycznych, chociażby do samego kodu QR, czy też funkcjonowania trybu awaryjnego systemu. Z zapowiedzi wynika, że specyfikacja ma być opublikowana wraz z aktami prawnymi.

Nie jest też znana wydajność samego systemu. Ministerstwo Finansów posiada informacje o tym, jakiego dnia wystawianych jest najwięcej faktur, ale jest to informacja z pliku JPK. Te dane mogą odbiegać od rzeczywistości.

Faktury w KSeF

Istotnym problem systemu jest brak informacji, z jakiego powodu odrzucona jest faktura. W związku z tym planowane jest wdrożenia rozwiązania powiadamiającego. Dzięki temu będziemy wiedzieli, w którym miejscu popełniony został błąd przy wystawieniu faktury.

Ministerstwo jest też otwarte na rozmowy ws. udoskonalenia wystawiania faktur na pracowników. Obecnie proponowany jest identyfikator pracownika, jednak ten sposób wymaga zmian. Pracownik, który przy zakupie nie poda swojego identyfikatora lub poda błędny, nie będzie podlegał korekcie lub uzupełnieniu.

Największym znakiem zapytania są jednak faktury konsumenckie. Na konsultacjach zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i uczestników nie wypracowano rozwiązania. W mojej ocenie faktury konsumencie nie powinny znaleźć się w systemie.

Płatność za e-Faktury

MInisterstwo Finansów zapowiedziało, że pozostawi obowiązek oznaczania płatności w tytule przelewu 35 znakowym numerem KSeF. Jednocześnie za brak numeru nie będą póki co przewidywane kary. Przy czym obowiązku podawania numeru nie będzie, jeśli zapłaty dokonamy szybkimi płatnościami czy BLIKiem. Obowiązkiem oznaczania objęte będą “zwykłe przelewy”. System też umożliwi pobranie identyfikatora zbiorczego w przypadku płatności kilku faktur dla jednego kontrahenta, również w przypadku płatności częściowych.

Uprawnienia i pełnomocnictwa

Od 1 lipca 2024 r. planowane jest włączenie opcji pobierania certyfikatów, które mają zastąpić tokeny. Tokeny będą funkcjonowały do 31.12.2024 r. Biuro rachunkowe posiadające pełnomocnictwo będzie miało możliwość wskazania konkretnego pracownika, który uzyska dostęp do klienta. W związku z tym pracownicy biur nie będą mieli dostępu do wszystkich klientów.

Kiedy wejdzie KSeF?

Nowy termin wejścia obowiązkowego KSeF poznamy na przełomie kwietnia i maja. Na jednej z konsultacji rozważano wejście KSeF w etapach. Przy czym większość uczestników i pracowników Ministerstwa Finansów uznało, że ten pomysł może wprowadzić więcej zamieszania. Etapowość sprawdziła się np. w pliku JPK, gdzie odbiorcą plików jest Ministerstwo Finansów, jednak w tym mamy jeszcze drugiego przedsiębiorcę.

Autor: Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt