Firmy wstrzymują się z integracją z KSeF

Przeczytaj także: Czy termin wdrożenia KSeF zostanie przesunięty? Nie wszyscy są gotowi na KSeF.

To będzie wielka zmiana. Po Włochach, Hiszpanii i Portugalii Polska będzie czwartym krajem na kontynencie, które wprowadzą obowiązek elektronicznego fakturowania dla przedsiębiorców. Już od 1 lipca 2024 r. obowiązek wysyłania faktur w postaci wyłącznie elektronicznej i integracji z Krajowym Systemem e-Faktur zostanie wprowadzony dla podmiotów płacących VAT.

1 września br. Ministerstwo Finansów zaktualizowało Krajowy System e-Faktur i opublikowało FA2 – nową strukturę logiczną elektronicznej faktury. Miało to ułatwić dostosowanie się do wymogów KSeF (wcześniej obowiązywały równolegle dwie struktury faktury), ale okazuje się, że nie wpłynęło to na przyśpieszenie przez przedsiębiorców przygotowań do integracji z KSeF. 9517 faktur – dokładnie tyle faktur wysłali przedsiębiorcy do KSeF od 1 do 27 września br. To oznacza, że w systemie pojawiło się zaledwie 50 faktur więcej niż miesiąc wcześniej. Co więcej, zmalała liczba podmiotów, które z KSeF skorzystały – z 512 w sierpniu – do 455 we wrześniu.

Eksperci ostrzegają: wiele przedsiębiorstw może nie zdążyć z dostosowaniem się do Krajowego Systemu e-Faktur w terminie. Dlaczego? Integracja z KSeF to znacznie trudniejsze zadanie niż dostosowanie się trzy lata temu do wymagań Jednolitego Pliku Kontrolnego. I szacują, że w przypadku średniej firmy proces dostosowania się do wymogów KSeF może zająć nawet 12 miesięcy.

Technologiczna integracja z Krajowym Systemem e-Faktur to tylko wierzchołek wyzwań z jakimi muszą mierzyć się przedsiębiorcy. W zasadzie potrzebne jest stworzenie od nowa procesów wystawiania i dostarczania faktur – zauważa Agata Reszkowska doradczyni podatkowa i ekspertka z Editel, firmy będącej operatorem Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Sama ustawa nie tylko wprowadza platformę, która służy do przesłania i odbioru faktury, ale także wprowadza nowe terminy dostarczenia i odbioru tej faktury. To z kolei wyznacza obowiązki podatkowe, które muszą zostać uwzględnione w procesach obiegu dokumentów.

Wdrożenie KSeF wymaga przeprowadzenia procesów, których wcześniej nie było. W przypadku awarii systemu, która przecież może wystąpić zarówno po stronie Ministerstwa, jak i użytkownika, mamy dwa terminy dostarczenia faktury, gdy KSeF zacznie działać. Przed wdrożeniem systemu firmy muszą wykonać bardzo dużo czynności – mówi Agata Reszkowska z Editel.

Już same kwestie formalne – upewnienie się co do tożsamości podmiotu, który chce się zintegrować z KSeF - jest z punktu widzenia integratora czasochłonne. Trzeba też pamiętać o tym, że liczba strumieni danych i faktur w firmach jest ogromna. Szacuje się, że do systemu KSeF będzie trafiało nawet 100 mln faktur dziennie. To oznacza miliardy faktur w skali miesiąca.

Brakuje rozporządzeń i API

Eksperci zwracają uwagę, że firmy zwlekają z przygotowaniami, bo brakuje ram prawnych niezbędnych do tego, by firmy mogły się zintegrować z KSeF-em.

Owszem, mamy uchwaloną, podpisaną przez prezydenta ustawę i strukturę logiczną e-faktury, natomiast to nie wystarcza. Brakuje bardzo ważnych rozporządzeń wykonawczych Ministra Finansów, do których odwołuje się ustawa. Bez nich firmy będą mieć problemy, aby w pełni zintegrować się z Krajowym Systemem e-Faktur – zwraca uwagę Agata Reszkowska, doradczyni podatkowa i ekspertka w obszarze KSeF z Editel, firmy będącej operatorem Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Rozporządzenia co prawda powinny pojawić się w najbliższym czasie, ale nawet kiedy to się wydarzy, to problem wciąż będzie istnieć. Dlaczego? Niezbędne jest także stworzenie przez Ministerstwo Finansów nowej wersji API, czyli interfejsu pozwalającego na komunikację pomiędzy systemami informatycznymi. Wiele wskazuje na to, że należy spodziewać się go nie wcześniej niż w listopadzie.

Być może Ministerstwo Finansów już pracuje nad API. Zazwyczaj wprowadzenie API następuje około miesiąc, dwa po ogłoszeniu aktów prawnych. Jest ono niezbędne, by w pełni móc korzystać z KSeF – zwraca uwagę Andrzej Pasula, dyrektor ds. rozwoju z Editel.

Jego zdaniem listopad to termin bezpieczny tylko w teorii, bo o ile integracja technologiczna może zająć około 2-3 miesięcy, to diabeł tkwi w szczegółach.

Co z tego, że mamy gotowy algorytm, który pozwala zintegrować faktury i przesłać je do KSeF, jeśli firma często nie wie, jak podzielić strumień faktur zakupowych, odbieranych z KSeF. Dla faktur odbieranych trudność polega na ustaleniu, które dotyczą zakupu towarów, a które zakupu usług, czy też powstały w związku z wydatkami pracowników np. podczas delegacji. Jeśli do ewidencji każdego rodzaju tych faktur służą różne systemy, to firma ma poważny kłopot – dodaje Andrzej Pasula.

Firmy mogą mieć problem z płynnością

Co się stanie, gdy firmy z dniem 1 lipca 2024 r. nie zdążą dostosować się do KSeF? Kary to najmniejszy problem. Datę wejścia w życie systemu kar przesunięto na 1 stycznia 2025. Póki co więc przedsiębiorcy nie muszą się o nie martwić. Jest jednak znacznie poważniejsza konsekwencja. To problem z zachowaniem płynności. – Proces wystawienia faktury i przesłania jej kontrahentowi przebiega obecnie w jasny dla firmy sposób. Po wprowadzeniu KSeF ulegnie to zmianie. Jakiekolwiek zamieszanie związane z dokumentami może mieć poważne konsekwencje dla działań przedsiębiorstwa – zauważa Agata Reszkowska z Editel.

W czerwcu br. zaledwie 3 proc. przedsiębiorców korzystało z testowej wersji KSeF, udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Do wprowadzenia e-fakturowania Polska jest zobligowana regulacjami europejskimi. Według założeń projektu „VAT in the Digital Age” (ViDA) obowiązek wprowadzenia e-faktur ma dotyczyć wszystkich krajów Unii Europejskiej. Wspólny system dla europejskiego raportowania w czasie rzeczywistym (DRR) będzie obowiązywał od 2028 roku. Mimo, że niektóre kraje przesunęły termin dostosowania się do wymogów UE, to polskie ministerstwo żadnego przesunięcia nie zakłada.