Koszmarny sen księgowego: rozliczenie faktury od oszusta. Kto powinien pobierać fakturę z KSeF?

Przeczytaj także: KSeF uszczelni system podatkowy. Czy zlikwiduje szarą strefę?

• Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF planowane jest obecnie na 1 lipca 2024 r.
• Księgowi wciąż nie znają wielu szczegółów dotyczących działania KSeF.
• Ponieważ wystawienie faktury w KSeF nie będzie wymagać zgody i akceptacji jej odbiorcy, może to rodzić szereg problemów.

Jak wynika z opracowanego przez Unifiedpost Group raportu pt. „KSeF. Fakty. Obawy. Wątpliwości”, wiedza księgowych na temat zasad działania Krajowego Systemu eFaktur nadal pozostaje dyskusyjna. Większość uczestników badania (70 proc.) nie zdaje sobie sprawy z faktu, że każda faktura przesłana do KSeF, automatycznie będzie trafiać do obiegu prawnego.

Ankietowani boją się, że przedsiębiorcy nie zrozumieją zasad działania KSeF i związane z tym niezadowolenie zrzucą właśnie na księgowych. Ale co istotne, większość respondentów nie wie wciąż, że wystawienie faktury w KSeF nie będzie wymagać zgody i akceptacji jej odbiorcy.

Pobierać czy nie pobierać? Oto jest pytanie

Najwięcej wątpliwości w odniesieniu do KSeF budzić może wspomniany już przepis, na mocy którego faktura przesłana do systemu, natychmiast trafia do obiegu prawnego. Wystawca dokumentu księgowego nie będzie potrzebował zgody nabywcy na jej wystawienie, a faktur - nawet, jeśli będą bezzasadne - nie będzie można po prostu zignorować i odrzucić.

Sytuacja ta może sprzyjać wielu nadużyciom i próbom wyłudzenia. Firmy mogą bowiem zostać zalane fałszywymi fakturami, wobec których będą bezradne. Jedynym sposobem obrony przed naciągaczami stanie się skierowanie sprawy na drogę sądową. Księgowi, dopóki nie otrzymają od przedsiębiorcy wyraźnego potwierdzenia, że dana płatność jest zasadna, mogą nie chcieć samodzielnie pobierać faktur z KSeF.

- W jaki sposób Ministerstwo Finansów rozwiąże ten problem? Tego wciąż nie wiemy. Podobnie, jak nie znamy ostatecznego kształtu przepisów, na mocy których zacznie w Polsce obowiązywać KSeF. Prace legislacyjne wciąż trwają - powiedział Krzysztof Pulkiewicz, Country Manager Unifiedpost Group.

Jak zauważa Krzysztof Pulkiewicz, który prowadzi platformę Banqup, obsługę KSeF zapewniają i uzupełniają programy komercyjne. - Oprócz samego fakturowania, narzędzia tego typu zapewnić mogą m.in. funkcję płatności uproszczonych, integrację z bankowym API lub zgodność z przepisami podatkowymi obowiązującymi w innych krajach. Co jednak najistotniejsze w kontekście automatycznego wprowadzania faktur do obiegu - umożliwiają przedsiębiorcom odpowiednie oznaczanie napływających faktur kosztowych, co zdejmuje z księgowych ryzyko rozliczenia faktur niezasadnych, wystawionych przez oszustów - tłumaczy Pulkiewicz.

Prace nad zmianami w ustawie o podatku od towarów i usług, na podstawie których wprowadzony ma być KSeF, wciąż trwają i Ministerstwo Finansów zaznacza, że treść nowych przepisów może jeszcze ulec zmianie. Sejm ma się zająć stworzonym przez resort projektem jeszcze w pierwszym kwartale tego roku, a planowany obecnie termin uruchomienia KSeF wyznaczono na 1 lipca 2024 r.