Firmy czekają. W KSeF wystawiono zaledwie 22 tys. faktur

Przeczytaj także: Krajowy System e-Faktur wkrótce obowiązkowy dla firm

Wielka unijna rewolucja VAT

Miały stać się obowiązkowe od 1 stycznia 2024 r., ale Ministerstwo Finansów przesunie termin wprowadzenia e-faktur dla firm. KSeF, czyli cyfrowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, stanie się obligatoryjna dla wszystkich przedsiębiorców od 1 lipca przyszłego roku.

Platforma została uruchomiona dokładnie rok temu i na razie korzystanie z niej nie jest obligatoryjne. Choć ministerstwo zachęca, by system przetestować i odpowiednio przygotować na zmianę swoją organizację, to firmy z tej możliwości, póki co, nie korzystają.

Mało e-faktur

Z danych Ministerstwa Finansów, uzyskanych w ramach dostępu do informacji publicznej wynika, że w ciągu ostatnich 12 miesięcy do platformy KSeF wysłanych zostało zaledwie niespełna 22 tys. dokumentów. Biorąc pod uwagę fakt, że resort szacuje, iż system rocznie ma przetwarzać nawet 2,5 mld faktur ustrukturyzowanych, to kropla w morzu. Dokładniej mówiąc, liczba e-faktur przetworzonych w ciągu ostatniego roku to zaledwie 0,000087 wielkości, jakiej spodziewa się resort w standardowym roku funkcjonowania.

Dlaczego tak niewiele dokumentów zostało przetworzonych w ramach platformy?
Prace nad ustawą ciągle trwają, a na początku lutego Ministerstwo Finansów ogłosiło, że termin obowiązywania KSeF zostaje kolejny raz przesunięty. To dla firm dobra wiadomość, bo daje im czas na przygotowanie się do zmiany. Jednocześnie wiele z nich po prostu odsuwa w czasie działania dostosowujące do tej rewolucji.

– Przedsiębiorcy nauczeni praktyką Ministerstwa Finansów, czekają na konkretne zapisy i przede wszystkim na uchwalenie oraz wejście w życie nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług. Z tego punktu widzenia to, że z KSeF korzysta niewielu z nich, nie jest niczym zaskakującym – tłumaczy Magdalena Jarek, menedżer działu rozwoju aplikacji SAP z firmy informatycznej KBJ, która specjalizuje się w integracji systemu SAP z KSeF-em.

– Jednak trzeba też pamiętać o tym, że wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF to rewolucja znacznie większa niż wprowadzenie przed kilkoma laty Jednolitego Pliku Kontrolnego. Dostosowanie się do zmian to w przypadku dużych firm wielomiesięczny proces, który wiąże się nie tylko z dopasowaniem systemu finansowo-księgowego, ale często również zmianami organizacyjnymi, proceduralnymi czy roszadami funkcyjnymi wśród pracowników. Warto więc potraktować te dodatkowe 6 miesięcy jako czas na dobre przygotowanie się do zmian: audyt swoich procesów księgowych i IT, wdrożenie nowego systemu oraz testy. Szczególnie, że KSeF już działa i wszyscy przedsiębiorcy, którzy chcieliby przetestować swoje rozwiązania, mogą już to robić – dodaje Magdalena Jarek.

Od 2 do 5212

Według danych Ministerstwa Finansów, w pierwszym miesiącu funkcjonowania systemu KSeF, czyli lutym 2022, zostały przetworzone zaledwie dwa dokumenty. Największą liczbę faktur ustrukturyzowanych platforma przyjęła w listopadzie 2022, było to 5212 rekordów. To jasna wskazówka: przedsiębiorcy czekają i podejmują decyzje raczej później niż wcześniej.

– Przedsiębiorstwa potrzebują czasu, żeby dostroić swoje narzędzia do wymagań Ministerstwa Finansów. Na przykład dostosowanie do wymagań KSeF systemu SAP, z którego korzysta w Polsce kilka tysięcy dużych firm, trwa od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Firmy powinny dodatkowo założyć kilka tygodni na przetestowanie systemu po wdrożeniu, aby upewnić się, że wszystko przebiega tak, jak powinno. To argumenty za tym, aby nie odkładać decyzji o wdrożeniu na ostatnią chwilę – przekonuje Magdalena Jarek.

Polska, wraz z Włochami, Francją i Hiszpanią, znajduje się w grupie pierwszych w Europie państw wdrażających obowiązkowy elektroniczny system do wymiany faktur. To część planu Unii Europejskiej dotyczącego digitalizacji i uszczelnienia systemu płatności związanych z podatkiem VAT. Ma on również służyć uproszczeniu prowadzenia działalności gospodarczej w ramach Unii Europejskiej.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, ustawa o podatku VAT wraz z dokładnymi zasadami zmian i wprowadzeniem obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur powinna wejść w życie w ciągu kilku-kilkunastu tygodni. Z początkiem lutego 2023 resort poinformował, że ustawa o podatku VAT ma obowiązywać od 1 lipca 2024, a nie, jak wcześniej zakładano, 6 miesięcy wcześniej. Istotną zmianą jest również zapowiedź, że faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.