Zwrot towaru bez paragonu fiskalnego a rozliczenie podatku VAT

Przeczytaj także: Korekta stawki VAT przy transakcji z konsumentem a zwrot nadpłaconego podatku należnego

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka zajmuje się sprzedażą detaliczną towarów – jest właścicielem sieci sklepów z artykułami do majsterkowania, budowy, remontu, urządzania domu, pielęgnowania ogrodu etc. Sprzedaż ewidencjonuje na kasach fiskalnych – paragony zakupu są wydawane klientom.

Spółka opracowała wewnętrzną procedurę, która reguluje zasady zwrotu towarów. Klienci dokonując zwrotu co do zasady okazują paragon fiskalny dokumentujący zakup w danym sklepie spółki. Niekiedy jednak spółka przyjmuje zwrot również bez takiego dowodu zakupu – na podstawie zamówienia (w szczególności internetowego) czy dowodu zapłaty kartą. Tutaj do pokwitowania zwrotu konieczne jest dołączanie kserokopii dowodu, na podstawie którego zidentyfikowano transakcje oraz wydruk kopii paragonu zidentyfikowanego w systemie kasowym. Ponadto do zwrotu wystawiane jest pokwitowanie zwrotu podpisywane przez Klienta, które stanowi jednocześnie protokół zwrotu.

Prowadzona ewidencja zwrotu towarów zawiera m.in.:

• oświadczenia klientów, które zawierają m.in. datę sprzedaży i datę dokonania zwrotu towaru oraz stanowią potwierdzenie, że zwracany towar został zakupiony w sklepie Spółki, a paragon fiskalny został zgubiony,
• informację dotyczącą ilości i nazwy zwracanego towaru oraz jego kodu (pozwalającego zidentyfikować w systemie rodzaj danego towaru tj. między innymi jego cenę netto, należny VAT, cenę brutto),
• informację na temat wartości brutto zwracanego towaru oraz wysokości podatku należnego ujętego w cenie tego towaru,
• zwracaną klientowi kwotę brutto oraz kwotę podatku należnego ujętego w zwracanej kwocie,
• potwierdzenie przekazania na rzecz klienta środków za zwrócony towar,
• protokół przyjęcia zwrotu towaru podpisany przez sprzedawcę i klienta zwracającego towar.

Protokół zwrotu towaru zawiera:

• numer danego pokwitowania,
• nr kasy,
• nazwa towaru,
• ilość zwracanego towaru,
• datę zwrotu i godzina zwrotu,
• wartość brutto towaru, który podlega zwrotowi lub wartość brutto towaru (bądź usługi) stanowiącego przedmiot reklamacji,
• podsumowanie zwracanych kwot,
• informacja o przekazaniu na rzecz klienta środków pieniężnych za zwrócony towar,
• podpis klienta.

Spółka zadała pytanie, czy w przypadku takich zwrotów towarów bez posiadania paragonu zakupu będzie uprawniona do zmniejszenia podatku należnego? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:



„(…) Zgodnie z treścią art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), zwanej dalej ustawą:
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Na mocy art. 7 ust. 1 ustawy:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:
Przez pojęcie sprzedaży rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy:
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Szczegółowe zasady dotyczące stosowania kas rejestrujących zostały określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 i 8 ustawy, zgodnie z którym:
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:
1) wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
a) w postaci papierowej lub
b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony;
8) dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w pkt 1 lit. b.

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625).

Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. Rozporządzenia:
Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 ww. Rozporządzenia:
Podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12.

Na mocy § 2 pkt 16 ww. Rozporządzenia:
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży.

Stosownie do § 2 pkt 14 ww. Rozporządzenia:
Przez pamięć fiskalną rozumie się urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych.

Ww. cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości zarejestrowania na kasie fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów, co zostało również potwierdzone zapisem § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia, który stanowi, że:
Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.
Skoro zatem kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu) to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, o której mowa § 3 ust. 3 i ust. 4 ww. rozporządzenia.

Zgodnie z § 3 ust. 3 ww. Rozporządzenia:
Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

W tym miejscu należy wskazać, że na podstawie art. 29a ust. 1 ustawy:
Podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Stosownie do art. 29 ust. 10 ustawy:
Podstawę opodatkowania obniża się o:
1) kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
2) wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;
3) zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
4) wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Z treści ww. przepisu wynika, że możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania m.in. o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów istnieje pod warunkiem, że zwrot towaru jest prawnie dopuszczalny i zwrot ten zostały udokumentowany. Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu tego przepisu odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru oraz jego wartości.

Należy zauważyć, że paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. jego zwrotu. Jednakże paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie sprzedawcy, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać to, że zwracany towar został zakupiony właśnie u niego.

W związku z tym, że jak wskazano powyżej, kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu) to w takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, która – zgodnie z § 3 ust. 3 ww. Rozporządzenia – musi zawierać: datę sprzedaży; nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy; termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi; wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży; zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży; dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży; protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Wśród elementów ww. ewidencji wymieniono zatem jako konieczne każdorazowe dołączenie do ww. ewidencji dokumentu potwierdzającego sprzedaż i protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę.

W praktyce podatnicy mogą mieć wątpliwości, co należy rozumieć pod pojęciem „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”. Bezsprzecznie dokumentem takim będzie paragon fiskalny otrzymany w chwili zakupu, ale w przypadku jego braku, dopuszczalne jest np. odszukanie na rolce kasy (lub w pamięci fiskalnej) danych konkretnej operacji sprzedaży i ich czytelne wydrukowanie. Innym dopuszczalnym rozwiązaniem jest zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego wydrukiem z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych), czy też przedstawieniem przez klienta dowodu zapłaty kartą kredytową, dowodu dokonania przelewu na konto sprzedawcy, bądź przedłożenie karty gwarancyjnej. Dowody te potwierdzają i dowodzą, że towar został zakupiony w danym dniu, u danego sprzedawcy.

Jak wykazano wyżej, udowodnienie nabycia w Spółce towaru zwracanego przez klienta (będące podstawą do dokonania korekty), na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. (…)

W świetle przywołanych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że prowadzona przez Spółkę ewidencja dokonanych przez klientów zwrotów musi zawierać wszystkie elementy wskazane w § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia. Zgromadzenie przez Spółkę dokumentów stanowiących dowód przeciwny do dowodu, jakim jest zapis z kasy rejestrującej, przy uwzględnieniu wyjątkowego charakteru zdarzeń, może stanowić podstawę do skorygowania obrotu i kwot podatku należnego. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, jak już wskazano powyżej, ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt zwrotu towaru.

Analiza powyższego wskazuje, zatem że Spółce w związku ze zwrotami towarów, przysługuje uprawnienie do korekty sprzedaży i podatku należnego w przypadku braku paragonu, pod warunkiem, że zdarzenia te zostały udokumentowane wiarygodnymi dowodami. Zdarzenia powodujące korektę obrotu i podatku należnego powinny być ujmowane w odrębnej specjalnie w tym celu prowadzonej ewidencji.

Z uwagi na obowiązujące w Spółce procedury zwrotu towaru i posiadane dokumenty, w szczególności pokwitowanie zwrotu będące jednocześnie protokołem zwrotu podpisane przez Klienta oraz oświadczenie klienta, że towar będący przedmiotem zwrotu został zakupiony w sklepie Spółki, a paragon fiskalny został zagubiony stanowią wiarygodne dowody potwierdzające fakt zwrotu towaru w sytuacji braku oryginału paragonu fiskalnego.

W związku z tym Wnioskodawca jest uprawniony do dokonania korekty, tj. pomniejszenia obrotu oraz podatku należnego, na podstawie ww. dowodów, bez konieczności posiadania przez klienta paragonu.

Podsumowując, fakt przyjęcia zwrotu towaru od klienta, który nie posiada dowodu dokumentującego zakup tego towaru (paragonu), automatycznie nie niweczy prawa Spółki do obniżenia podstawy opodatkowania i dokonania korekty (zmniejszenia) VAT należnego.
Gromadzone przez Spółkę dokumenty potwierdzające sprzedaż (w szczególności posiadanie podpisanego pokwitowania zwrotu będącego jednocześnie protokołem zwrotu oraz podpisanego przez klienta oświadczenia a także potwierdzenia zwrotu środków pieniężnych klientowi w związku z przyjętym zwrotem towaru) mogą być uznane za dokumentację, z której wynika, że Spółka uzgodniła z klientem warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów oraz warunki te zostały spełnione (mimo, że Spółka nie otrzyma od klienta zwracającego towar paragonu potwierdzającego jego zakup) i – w konsekwencji – Spółka będzie uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania oraz do zmniejszenia kwoty podatku VAT należnego o wartość podatku VAT należnego związanego ze zwracanym przez klienta towarem.(…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów