Dokumentowanie najmu - kiedy kasa fiskalna nie jest konieczna?

Przeczytaj także: Ewidencjonowanie usług najmu/dzierżawy na kasie fiskalnej

Zwolnienia od używania kas rejestrujących

Sprzedaż podlegająca ewidencji w kasie rejestrującej w pewnym zakresie korzysta ze zwolnień od tego obowiązku. Aktualnie problematykę zwolnień od obowiązku ewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 22.12.2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących – dalej zwane rozporządzeniem. W obecnym brzmieniu będą obowiązywać do 31 grudnia 2023 r.

W przypadku usług najmu możliwe jest skorzystanie z kilku zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.



Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł (w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych kwotę obrotu ustala się w proporcji do okresu wykonywania tych czynności).

Zatem zgodnie z pierwszą opcją, podatnik może korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej do wysokości 20 000 zł (do tej kwoty wlicza się cała sprzedaż dokonywana przez podatnika na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).

Na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. W poz. 25 tego załącznika jako zwolnione z obowiązku ujęcia na kasie wskazano wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (PKWiU ex 68.20.1), jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Należy podkreślić, że dokumentowanie usług najmu fakturami lub wpłatą bezgotówkową jest niezbędne dla skorzystania z prawa do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania tych usług przy zastosowaniu kasy rejestrującej, na podstawie ww. przepisów.

Przykład
Podatnik wynajmuje lokal mieszkalny na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Z tytułu najmu otrzymuje comiesięczne wynagrodzenie w wysokości 1000 zł, płatne z góry do 10. dnia miesiąca. Najemca opłaty przekazuje w całości na rachunek bankowy podatnika. Opisy przelewów wskazują jednoznacznie jakiej czynności dotyczy zapłata. Wskazana transakcja objęta będzie zwolnieniem na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia, w konsekwencji nie ma konieczności dokumentowania jej za pomocą kasy fiskalnej.