Zakupy w Black Friday a koszty firmowe

Przeczytaj także: Wydatki w firmie: które stanowią koszty uzyskania przychodu?

Obowiązek wykazania związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu ciąży na podatniku. Musi on pamiętać, aby wszelkie zakupy dokumentować i opisywać, zbierać faktury, rachunki, umowy i rachunki do umów.

Czy warto wprowadzać w koszty niewielkie kwoty?

Zakup aplikacji, oprogramowania czy subskrypcji zwykle wiąże się z niewielkimi kosztami. Trudno więc jednoznacznie wskazać czy warto je wprowadzać w koszty firmowe. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli przedsiębiorca dokonuje wielu takich zakupów, to nie odzyskuje części środków od 100 zł, a np. od 1000 zł. Zatem, nawet jeżeli zakupy opiewają na małe kwoty, ale jest ich dużo (np. kiedy każdy pracownik ma płatne konta w jednym z serwisów za 10 zł miesięcznie i takich osób jest 30), to wówczas już się to opłaca.

Jak rozliczyć zakupy zrobione w UE?

Przedsiębiorca, który dokonał zakupu w krajach Unii Europejskiej ma prawo wystąpić o zwrot zagranicznego podatku VAT. O zwrot ten występuje się w Polsce według szczególnej procedury VAT-REFUND.

Poprawnie wystawiona faktura zakupowa, umożliwiająca taki zwrot, musi jednak zawierać szereg informacji:

• dane zleceniobiorcy i zleceniodawcy (nazwy, nazwy skrócone) oraz adresy obu podmiotów;
• numery identyfikacji podatkowej – czyli europejskie NIP-y, które różnią się przedrostkiem dla poszczególnych krajów UE;
• numer faktury;
• datę wystawienia dokumentu;
• nazwę usługi lub towaru, który jest przedmiotem sprzedaży;
• liczbę towarów;
• walutę faktury – najczęściej będzie to euro;
• cenę jednostkową netto;
• sumaryczną wartość towarów lub usług, bez kwoty podatku;
• jeśli płatność realizowana jest przelewem, również kody IBAN i SWIFT (można znaleźć je na stronach pomocy swojego banku);
• informację czy kontrahent jest czynnym podatnikiem podatku VAT w bazie VIES.

Czy zakup sprzętu z wyprzedaży Black Friday można wrzucić w koszty?

Nic nie stoi na przeszkodzie, by w działalności gospodarczej wykorzystywać prywatny sprzęt. Chcąc zaliczyć majątek prywatny do kosztów firmowych, trzeba uznać go za środek trwały. Musi do tego spełniać następujące kryteria:

• stanowić własność lub współwłasność przedsiębiorcy;
• być kompletnym i zdatnym do użytku w dniu przejęcia;
• być wykorzystywanym przez przedsiębiorcę na potrzeby działalności gospodarczej dłużej niż rok.

Wydatki na sprzęt warto wrzucać w koszty, bo dzięki wyższym kosztom firmowym przedsiębiorca może obniżyć podatek dochodowy. Trzeba jednak pamiętać, że urząd skarbowy ma prawo sprawdzić celowość takich zakupów i stosunkowo często z niego korzysta.

Jeśli przedsiębiorca jest w stanie dowieść, że dany zakup faktycznie został dokonany w celu:

• pozyskania lub utrzymania kontrahenta;
• świadczenia usługi dla kontrahentów;
• dbania o socjalny dobrostan swoich pracowników oraz ich rozwój;

- to US nie ma podstaw, by zakwestionować zakup. Bez względu na to czy prowadzi salon kosmetyczny czy firmę kurierską, przedsiębiorca może wliczyć w koszty sprzęt elektroniczny i oprogramowanie, które wykorzystuje w swojej codziennej pracy.

Zakupy a podatek VAT

W przypadku czynnych podatników VAT dokonywanie zakupów „na firmę” oznacza nie tylko obniżenie podstawy opodatkowania, ale także należnej do zapłaty kwoty VAT. Prawo do obniżenia podatku od sprzedaży przysługuje, gdy dany zakup jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Istnieje jednak od tego sporo wyjątków, dlatego zawsze warto upewnić się u swojego księgowego.

Beata Poprawa,