Co zmienia nowelizacja ustawy AML w działaniu biur rachunkowych?

Przeczytaj także: Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - zmiany

Treść ustawy AML

AML to skrót od anti-money laundering. Ustawa dotyczy więc czynności podejmowanych w celu przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. W Polsce od 2018 roku funkcjonuje ustawa obejmująca ten zakres, stanowiąca regulację dyrektywy unijnej. Jednak do tej pory obejmowała ona tylko banki i inne podmioty profesjonalne, które dokonują obrotu znacznymi środkami finansowymi. Wśród nich znajdowały się więc instytucje ubezpieczeniowe, kredytowe, SKOK-i, czy biura nieruchomości.

Dyrektywa AML V dotyczy instytucji, w których przypadku istnieje większe ryzyko prania brudnych pieniędzy bądź uczestniczenia w takich czynnościach. Ze względu na dynamiczne zmiany w sektorze finansowym, rozszerzono grupę nadzorowanych w ten sposób podmiotów.

Co zmienia nowelizacja AML?

Nowelizacja wprowadza wiele zmian, za to brak ich implementacji w określonym terminie będzie skutkować dużymi karami finansowymi. Wśród podstawowych zmian wymienia się rozszerzenie zakresu podmiotowego i katalogu podmiotów zobowiązanych zgodnie z ustawą AML. Dlatego od 31 lipca 2021 roku ustawa obejmuje podmioty, które świadczą usługi polegające na:

• Udzielaniu porad, wyjaśnień lub opinii z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego;
• Świadczeniem usług związanych ze sporządzaniem deklaracji i prowadzeniem ksiąg podatkowych.

Mowa o podmiotach niebędących innymi instytucjami obowiązanymi. Według uzasadnienia projektu ustawy, deklaracje są tutaj pojmowane jako wykazy, zeznania, zestawienia i informacje przedstawiane przed podatników na podstawie przepisów prawa podatkowego.

Jeśli chodzi o czynności doradztwa podatkowego, według ustawy obowiązkami są objęci zarówno doradcy podatkowi, jak i podmioty, które nimi nie są, ale świadczą tego typu usługi w ramach swojej działalności. W efekcie definicje te są dość obszerne: nowelizacja zobowiązuje do przestrzegania postanowień ustawy wszystkie podmioty, które spełniają określone przesłanki, tzn. udzielają pomocy lub wsparcia w kwestiach podatkowych w wyniku wykonywanej działalności.

Co więcej, dotychczas ustawą AML były objęte tylko podmioty prowadzące księgi rachunkowe i obsługujące przedsiębiorców w ramach pełnej księgowości. Od teraz obowiązkom AML podlegają także biura prowadzące księgowość uproszczoną, głównie dla mikroprzedsiębiorców.

Zmieniły się także obowiązki wynikające ze statusu Beneficjenta Rzeczywistego oraz Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych – CRBR. Definicja beneficjenta rzeczywistego została rozszerzona, zmieniono tez definicję w przypadku trustów. Za to beneficjenci mają obowiązek dostarczania potrzebnych informacji i dokumentów podmiotom obowiązanym, dzięki którym możliwe będzie dokonanie wpisu do CRBR. Jeśli nie dopełnią tego obowiązku, grozi im kara pieniężna.

Poza tym:

• Od 31 października 2021 roku biuro rachunkowe musi uwzględniać w swojej procedurze AML zasady odnotowywania rozbieżności między CRBR a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta, co do których posiada informacje.
• Biura są zobowiązane również do dokumentowania utrudnień przy weryfikacji tożsamości Beneficjenta, a także zasady i tryb aktualizacji wyżej wymienionych tożsamości.

Poza tym dokładniej opisano obowiązki związane z przeciwdziałaniem brudnych pieniędzy. Wedle nowelizacji, instytucja obowiązana ma obowiązek odnotowywania i zgłaszania nietypowych lub nienaturalnie złożonych transakcji. Konieczne jest więc wdrożenie przewidzianych ustawą procedur, ewentualnie dostosowanie tych, które obecnie są stosowane. W celu jak najlepszego zrealizowania tego obowiązku, pracownicy instytucji muszą przejść szkolenie z zakresu AML (uwzględniające też ochronę danych osobowych).
Inne zmiany to m.in.:

• Zmiana definicji osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne;
• Podwyższenie kwoty poniżej której nie trzeba podejmować środków bezpieczeństwa, czyli identyfikacji klienta, z 50 do 150 euro;
• Wprowadzenie wzmożonych środków należytej staranności wobec klienta w transakcjach z udziałem podmiotów, które są związane z krajami wysokiego ryzyka zgodnie z ustawą AML.

Jak zmiany w AML wpływają na biura rachunkowe?

Czas na prowadzenie zmian jest krótki, gdyż nowelizacja weszła w życie już 31 lipca 2021 roku. Dotychczas ustawa AML dotyczyła tylko tych biur rachunkowych, które prowadziły księgi rachunkowe (według ustaw o rachunkowości). Jednak wraz z wprowadzeniem zmian w ustawie, modyfikacji uległa definicja podmiotu obowiązanego. Rozszerzono ją na wszystkie biura rachunkowe, w myśl zasady, że świadczą usługi w zakresie doradztwa podatkowego i prowadzenia ksiąg podatkowych. Tak jak banki i pozostałe instytucje, wszystkie biura rachunkowe (również te nieprowadzące pełnej księgowości) musiały wprowadzić do 31 lipca procedury w celu przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Każda procedura ma uwzględniać specyfikację konkretnego biura.

Wszystkie szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w art. 50 ustawy o AML. Oto niektóre z nich:

• Obowiązek wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za procedury prania brudnych pieniędzy
  Nowelizacja wprowadza obowiązek wyznaczenia osoby, które będzie pełnić funkcję kierowniczą i odpowiadać za wykonanie zobowiązań wynikających z ustawy AML. Należy też wyznaczyć pracownika nadzorującego zgodność działalności biura z przepisami. Jeśli biuro działa w formie osoby prawnej, to trzeba wyznaczyć osobę z organu działającego w imieniu tej osoby prawnej, np. członka zarządu.
• Wewnętrzna kontrola procedur AML
  Minimalne spełnienie wymagań w tym zakresie obejmuje określenie zasad, częstotliwości i trybu sprawowania kontroli wewnętrznej nad prawidłowym wykonywaniem obowiązków zawartych w ustawie AML.
• Obowiązek przestrzegania bezpieczeństwa finansowego
  Każde biuro rachunkowe ma obowiązek stosować się przewidzianych w dyrektywie środków bezpieczeństwa finansowego. Są zobowiązane także do przestrzegania ich zasad. Będą to zwłaszcza sposoby pozyskania danych od klientów, dokumentowanie procesu dotyczącego ustalania beneficjenta rzeczywistego. Takie dokumenty biuro musi przechowywać przez minimalnie 5 lat. Przekazywaniem informacji o podejrzanych transakcjach i okolicznościach zajmie się wyznaczony w biurze koordynator. Musi zgłaszać takie przypadki do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Zgłaszanie tych sytuacji jest konieczne zgodnie z art. 50 ust 2 pkt 6 ustawy o AML.
• Obowiązek identyfikacji i oceny ryzyka
  Biura mają również sporządzać identyfikację i ocenę ryzyka nie rzadziej niż raz na dwa lata. Obowiązek identyfikacji i oceny ryzyka należy wypełnić również przed nawiązaniem stosunków gospodarczych z klientem zgodnie z kryteriami ujętymi w ustawie AML.
• Obowiązek przeprowadzania szkoleń
  Nowelizacja zawiera też informację o obowiązku szkolenia pracowników biura rachunkowego w zakresie wiedzy w kwestii przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Co istotne, taki zapis funkcjonował już przed nowelizacją, jednak w art. 46 ust 1 V Dyrektywy AML wskazano wprost, że programy szkoleniowe mają dotyczyć także zagadnień związanych z ochroną danych osobowych. Pracownicy muszą mieć również możliwość anonimowego zgłaszania realnych lub potencjalnych naruszeń w zakresie AML do odpowiednich, wyznaczonych osób w biurze.

Wnioski

Nie ma wątpliwości, że ustawa o AML wprowadzona w 2018 roku miała ogromny wpływ na rynek finansowy w ostatnich latach. Nowelizacja rozszerza obowiązki na biura rachunkowe nieprowadzące ksiąg rachunkowych, w tym na te, które prowadzą księgowość uproszczoną. 31 lipca 2021 roku nałożono na wszystkie biura określone zobowiązania, które muszą zostać uwzględnione w procedurach AML tych biur. Nie ma odgórnych wymogów odnośnie formy procedury, jednak wskazane jest zachowanie pisemnej formy dokumentowej.

Dlaczego nowelizacja jest tak istotnym tematem w ostatnich miesiącach? Przede wszystkim za nieprzestrzeganie obowiązków może zostać nałożona kara pieniężna przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Już przed rozszerzeniem zakresu podmiotów obowiązanych, kary za nieprzestrzeganie AML były nakładane m.in. za nieodpowiednio zaprojektowaną procedurę czy brak oceny analizy ryzyka. Ostatnia z nich, która została opublikowana na stronie Ministerstwa Finansów, wyniosła 18 500 zł (dotyczyła jednoosobowej działalności świadczącej usługi doradztwa podatkowego). Kara może być oczywiście o wiele wyższa, w zależności od czasu trwania i skali naruszenia, a także od sytuacji finansowej konkretnej instytucji obowiązanej.

Jak uniknąć kary? Sporządzając zindywidualizowaną procedurę. Biura rachunkowe mają trzy miesiąca od momentu publikacji ustawy, dlatego warto jak najszybciej podjąć czynności implementujące ustawę AML.

Marcin Staniszewski