Odroczenie zapłaty składek ZUS pracownika a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Nagrody dla pracowników z zysku netto w koszty uzyskania przychodu?

Załóżmy że firma wypłaca wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc do 10-tego dnia miesiąca następnego. Składki ZUS są płacone do 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania wypłaty. Z uwagi na stan pandemii spowodowanej COVID-19 termin zapłaty składek ZUS za styczeń 2021 r. został firmie odroczony do końca kwietnia 2021 r. Jak w takim przypadku firma powinna rozliczyć te składki w kosztach podatkowych?

Składki ZUS potrącane z pensji pracownika

Na wstępie dodajmy, że zasady zaliczania do kosztów podatkowych zarówno wynagrodzeń jak i składek ZUS od tych wynagrodzeń, obie ustawy o podatku dochodowym mają takie same. I tak należności m.in. ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, należności te zalicza się do kosztów podatkowych kasowo, tj. w dacie ich faktycznej wypłaty/postawienia do dyspozycji pracownika.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 17 lutego 2021 r. nr 0114-KDIP2-1.4010.457.2020.1.KS wskazał przy tym, że powyższe zasady zaliczania do kosztów podatkowych stosuje się również do składek ZUS od wynagrodzeń pracowników, w części przez nich finansowanej. Ustawy podatkowa nie określają bowiem odrębnie daty ujmowania w kosztach podatkowych takich składek.


Dyrektor KIS w przywołanej interpretacji wyjaśnił jeszcze jedną istotną kwestię. Mianowicie podkreślił on, że przepisy wprowadzane w ramach tarcz antykryzysowych nie zmodyfikowały zasad zaliczania do kosztów podatkowych należności z tytułu wynagrodzeń pracowniczych jak i składek ZUS od tych wynagrodzeń. Co za tym idzie, nawet w przypadku odroczenia terminu płatności składek ZUS z uwagi na COVID-19, w części finansowanej przez pracownika, należy stosować wyżej opisane zasady rozliczania ich w kosztach.

„(…) Zatem, odnosząc się do opisu sprawy odnośnie ustalenia momentu zaliczenia do kosztów podatkowych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części finansowanej przez pracownika w przypadku, kiedy termin ich płatności zostanie przesunięty w związku z covid-19, składki ZUS w części finansowanej przez pracownika Wnioskodawca winien rozliczyć w kosztach podatkowych tak jak wynagrodzenia. Wynagrodzenia za marzec 2020 r., wypłacone terminowo, tj. zgodnej z regulaminem wynagrodzeń (lub innym wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony), podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych w miesiącu, za który wynagrodzenia te były należne, czyli w marcu 2020 r.(…)” - czytamy w interpretacji.

Składki ZUS płacone przez pracodawcę

Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w przypadku składek ZUS od wynagrodzeń pracowniczych, ale w części finansowanej ze środków pracodawcy. Otóż te składki, jak też składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

1. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
2. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom, składki zalicza się do kosztów uzyskania przychodów kasowo (czyli w momencie ich zapłaty).

Tutaj zatem odroczenie terminu płatności składek ZUS spowoduje, że trafią one do kosztów podatkowych dopiero, gdy zakład pracy je przekaże do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (czyli w naszym przypadku prawdopodobnie dopiero w kwietniu 2021 r.).