Zasady rozliczania VAT z duplikatu faktury

Przeczytaj także: Duplikat faktury uprawnia do odliczenia VAT

Zasady wystawiania duplikatów faktur reguluje art. 106l ustawy o VAT. Zgodnie z nim w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1. podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
   a) na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
   b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
2. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
   a) na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
   b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
3. podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
   a) na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
   b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.

Odliczenie VAT z duplikatu faktury

Co do zasady podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres (miesiąc/kwartał), w którym do danej czynności powstał obowiązek podatkowy, o ile wówczas dysponował już fakturą potwierdzającą zakup (czyli ją otrzymał). Z prawa tego może skorzystać również przez kolejne trzy miesiące bądź dwa kwartały (przy rozliczeniu kwartalnym). Jeśli tego nie zrobi, VAT będzie mógł odliczyć poprzez złożenie korekty deklaracji za ten okres, w którym powstało prawo do odliczenia – ale w ograniczonym czasie, czyli w ciągu 5 lat liczonych od początku roku, w którym prawo do odliczenia powstało.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku duplikatów faktur. Tutaj wszystko zależy od tego, czy oryginał faktury wcześniej dotarł do nabywcy, po czym zaginął bądź uległ zniszczeniu, czy też w ogóle do nabywcy nie trafił.

Jeżeli oryginał faktury w ogóle nie dotarł do nabywcy, otrzymany jej duplikat jest podstawą do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym nabywca go otrzymał, bądź w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń miesięcznych) bądź dwóch następnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń kwartalnych).
Gdyby natomiast nabywca otrzymał fakturę pierwotną, po czym faktura ta zaginęła lub uległa zniszczeniu, prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał on tą fakturę pierwotną bądź jednym z kolejnych okresów rozliczeniowych (opisanych wyżej). Otrzymanie duplikatu faktury nie odnawia tutaj prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Usunięcie faktury pierwotnej z rejestru VAT

A jak zachować się w sytuacji, gdy faktura pierwotna trafiła do nabywcy, ale została usunięta z rejestru zakupu VAT i zaginęła/uległa zniszczeniu, w związku z czym wystąpiono o jej duplikat?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 31.12.2019 r. nr 0113-KDIPT1-2.4012.527.2019.8.IR wyjaśnił co następuje:

„(…) fakt usunięcia przez Wnioskodawcę z rejestru VAT uprzednio zaewidencjonowanej faktury nr F…. z dnia 8 maja 2013 r. nie daje podstaw do uznania, że Wnioskodawca nie otrzymał i nie dysponował ww. fakturą „pierwotną”. Wnioskodawca bowiem otrzymał ją, dokonał analizy treści w niej zawartej, zaksięgował w ewidencji prowadzonej dla celów podatku VAT, a następnie nie zgadzając się z poprawnością wykonanych robót udokumentowanych przedmiotową fakturą usunął ją z ww. ewidencji i odesłał do wystawcy.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że Wnioskodawca nie może dokonać odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury nr F…… z dnia 8 maja 2013 r. po uzyskaniu jej duplikatu w rozliczeniu podatku od towarów i usług za miesiąc otrzymania duplikatu ww. faktury, z uwagi na fakt otrzymania faktury „pierwotnej” w 2013 r.

Wnioskodawca nie może dokonać również odliczenia podatku naliczonego wynikającego z duplikatu faktury w rozliczeniu za miesiąc otrzymania faktury „pierwotnej” tj. maj 2013 r., poprzez dokonanie korekty deklaracji za ten miesiąc, bowiem zarówno termin do dokonania korekty deklaracji oraz zobowiązanie podatkowe za ten okres uległo przedawnieniu. (…)”