Zakup towarów handlowych na przełomie roku w księdze podatkowej

Przeczytaj także: Księga podatkowa co miesiąc mimo kwartalnego podatku dochodowego

Załóżmy, że Pan Piotr zamówił towary handlowe do swojej firmy w grudniu 2020 r. od dwóch kontrahentów. Pierwszy z nich wystawił fakturę jeszcze w grudniu, ale towar dotarł do Pana Piotra dopiero w styczniu 2021 r. Drugi kontrahent towar wydał od razu, jeszcze w grudniu, ale fakturę wystawił z początkiem stycznia 2021 r. w którym momencie powyższe zakupy należy ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? Dodajmy, że towary te zostaną sprzedane dopiero w 2021 roku.

Na wstępie dodajmy, że wystawienie faktury w styczniu do sprzedaży wykonanej w grudniu jest jak najbardziej postępowaniem prawidłowym. Przepisy ustawy o VAT dają bowiem podatnikom prawo do wystawienia faktury do 15 dnia miesiąca następującego po tym w którym miała miejsce dostawa towaru (zasada obowiązująca w tym przypadku). Oczywiście sprzedawca będzie musiał powyższą sprzedaż przyporządkować do prawidłowego okresu, którym zarówno w przypadku podatku dochodowego jak i VAT będzie grudzień 2020 r. A jak powinien zachować się nabywca?

Przepisy art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ust. 6b) wskazują, że dniem poniesienia kosztu, w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (kasowo) jest dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Regulacja ta wskazuje zatem, że dla ustalenia daty wykazania kosztu podatkowego podstawowe znaczenie ma potwierdzenie poniesienia tego kosztu odpowiednim dowodem księgowym, nie zaś sam fakt zrealizowania transakcji. W zdecydowanej większości przypadków to zatem data wystawienia takich dokumentów księgowych będzie determinować moment ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.

Zasadę tą (pomijając wyjątki wynikające wprost z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) należ jednak skorelować z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. To zaś w § 16 ust. 1 wskazuje, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi, z zastrzeżeniem § 27 (który odnosi się do prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe i wymaga wprowadzania zapisów do księgi chronologicznie do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

W związku z powyższym Pan Piotr w przypadku faktury otrzymanej w grudniu jeszcze przed fizycznym otrzymaniem towaru, winien wykazać ją w księdze przychodów i rozchodów za miesiąc grudzień. Przypomnijmy że zakup towarów i materiałów ujmuje się w kolumnie 10 księgi „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Księgowania należy dokonać pod datą wystawienia faktury.

Podobnie Pan Piotr ujmie w kosztach podatkowych zakup w grudniu 2020 r. towaru, który został potwierdzony fakturą wystawioną w styczniu – również ten wydatek należny rozpoznać w kosztach roku 2020. Brak faktury nie stanowi tutaj przeszkody do jego zaewidencjonowania. Zgodnie bowiem z § 15 ust. 2 rozporządzenia, jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia – jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego, podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis taki jest potwierdzany datą i podpisem osoby, która przyjęła towar oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury.

W obydwu przypadkach zatem Pan Piotr powinien ująć koszty zakupu towarów handlowych w podatkowej księdze w miesiącu grudniu 2020 r. Dodajmy też w tym miejscu, że z uwagi na to, że towary te zostaną sprzedane dopiero w roku 2021, należy je wykazać w spisie z natury sporządzonym na dzień kończący rok 2020.