Czy kasę fiskalną on-line można wyłączać?

Przeczytaj także: Montaż paneli podłogowych z kasą fiskalną on-line

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca prowadzi firmę remontowo-budowlaną, jest płatnikiem VAT. Sprzedaż ewidencjonuje za pomocą kasy fiskalnej on-line z kartą internetową GPRS. Z uwagi na zakres wykonywanych robót, paragony dokumentujące sprzedaż wystawiane są dwa, może trzy w miesiącu a nawet rzadziej. Wnioskodawca obecnie włącza kasę codziennie, która po pewnym czasie z uwagi na brak aktywności sama się wyłącza. Wnioskodawca zadał pytanie, czy przy wystawianiu kilku paragonów fiskalnych w miesiącu kasa musi być włączona cały czas? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. pixabay.com

Kasa fiskalna nie musi być cały czas włączona

Co do zasady kasa fiskalna powinna być połączona z siecią przez cały czas pracy firmy. Jeżeli jednak sprzedaż jest naprawdę sporadyczna, przykładowo przy świadczonych usługach budowlanych, które kończą się po dłuższych okresach czasu, kasa może być włączana tylko na czas ewidencjonowania tej sprzedaży.

Z dniem 1 maja 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw oraz ustawy - Prawo o miarach (Dz. U. poz. 675). Ustawa ta wprowadza do ustawy o podatku od towarów i usług zmiany w zakresie kas rejestrujących. Ustawa ta zakłada m.in. możliwość, a dla podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie wrażliwych branżach - obowiązek stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących (kas on-line) w celu prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Kasy on-line wyposażone są w nowe funkcjonalności umożliwiające, oprócz zapisu w pamięci fiskalnej i chronionej kasy, również przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych rejestrowanych przy ich użyciu z prowadzonej ewidencji oraz danych o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.

W myśl art. 111a ust. 3 ustawy, kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:
1. przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;
2. przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
a. związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
b. obejmujących określenie:
• sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
• sposobu pracy kasy rejestrującej,
c. zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

Artykuł 111 ust. 6a ustawy określa wymagania i zasady działania, którym powinny odpowiadać kasy on-line. W myśl przywołanego przepisu, kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas określonych w art. 111a ust. 3 (…).

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 (art. 111 ust. 3a pkt 12 ustawy).

W myśl art. 111 ust. 3ab ustawy, w przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia, o którym mowa w art. 111a ust. 3:
1. czasowo - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn;
2. trwale - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.

Zatem jak wynika z ww. przepisów podstawowym obowiązkiem Wnioskodawcy jest zapewnienie połączenia kasy umożliwiającego przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas. Kasa on-line powinna zapewniać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas w czasie prowadzenia sprzedaży wymagającej zaewidencjonowania na kasie rejestrującej, przez co należy rozumieć także gotowość podatnika do dokonania takiej sprzedaży.(…)

Jak wynika z ww. przepisów podstawowym obowiązkiem Wnioskodawcy jest zapewnienie połączenia kasy umożliwiającego przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas. W rozpatrywanej sprawie w sytuacji gdy Wnioskodawca przebywa w miejscach wykonywania czynności zawodowych w związku z remontem lokali mieszkaniowych ( lub na urlopie), to z przyczyn obiektywnych kasa nie pozostanie włączona. Jak wskazał Wnioskodawca w związku z brakiem aktywności kasa wyłącza się samoistnie. W przypadku kiedy ze względu na charakter prowadzonej działalności sprzedaż będzie prowadzona wyłącznie po zakończeniu wykonywania usługi remontowej, która jak wskazał Wnioskodawca może trwać parę tygodni kasa nie musi być włączana codziennie tj. w dniach, w których w związku z wyjazdami /urlopami lub przebywaniem w miejscach wykonywania czynności zawodowych (remonty lokali mieszkaniowych), Wnioskodawca nie dokonuje sprzedaży opisanych we wniosku usług.

Kasa on-line powinna zapewniać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas w czasie prowadzenia sprzedaży wymagającej zaewidencjonowania na kasie rejestrującej, przez co należy rozumieć także gotowość podatnika do dokonania takiej sprzedaży.

Zatem co do zasady kasa powinna być połączona z Internetem w czasie godzin pracy czyli otwarcia punktu usługowego lub firmy, a nie tylko wtedy gdy dochodzi do transakcji sprzedaży. W przedstawionych okolicznościach, skoro praca Wnioskodawcy polega na świadczeniu usługi w miejscu wykonywania remontu czy innej usługi budowlanej to nie mamy do czynienia z taką sytuacją.

Podsumowując, ze względu na charakter prowadzonej działalności, tj. w sytuacji gdy sprzedaż będzie prowadzona wyłącznie po zakończeniu wykonywania usługi remontowej, która jak wskazał Wnioskodawca może trwać parę tygodni kasa on-line nie musi być włączona przez cały czas. (…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów