Faktura korygująca - dopuszczalne formy potwierdzenia

Przeczytaj także: Faktury korygujące: rozliczanie od grudnia 2008 r.

Pytanie: Jaka jest wymagana forma potwierdzenia faktury korygującej: czy wystarczy podpis klienta, czy też może być w innej formie np. faks, e-mail, potwierdzenie pocztowe? Czy wymagana jest data odbioru takiej faktury? Słyszałem, że księgując fakturę korygującą zgodnie z datą odbioru przez klienta, zachowana jest zgodność w rozliczeniu VAT w tym samym miesiącu.

Odpowiedź: Najlepszym sposobem potwierdzenia faktury korygującej jest uzyskanie adnotacji na kopii korekty.

Dopuszczalne jest również potwierdzenie w formie:

• zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki zawierającej fakturę korygującą, wysłanej pocztą w formie listu poleconego,
• pisemnego odrębnego potwierdzenia faktu otrzymania faktury korygującej,
• faksu podpisanej faktury korygującej.

Data odbioru
Przepisy nie przewidują bezwzględnego obowiązku określenia daty odbioru na potwierdzeniu odbioru faktury korygującej. Istotnym natomiast momentem z punktu widzenia rozliczeń podatkowych jest dzień otrzymania potwierdzenia przez podatnika, który nie zawsze będzie tym samym dniem co dzień wystawienia potwierdzenia odbioru.

Oczywiście w sytuacji, gdy na potwierdzeniu znajduje się data, podatnik będzie miał dodatkowy argument na fakt takiego, a nie innego rozliczenia faktury korygującej. Będzie mógł bowiem powoływać się na to, że nie mógł otrzymać potwierdzenia wcześniej, niż zostało one wydane.

Zawsze jednak wskazane jest umieszczanie na takich potwierdzeniach dodatkowej adnotacji wskazującej na dzień otrzymania potwierdzenia przez samego podatnika.

Przykład
Podatnik 26 czerwca wysłał do kontrahenta listem poleconym za potwierdzeniem odbioru fakturę korygującą. Kontrahent otrzymał przesyłkę 30 czerwca. Podpisał potwierdzenie odbioru, umieścił na nim datę 30 czerwca, po czym potwierdzenie to zostało odesłane pocztą do podatnika. Podatnik otrzymał potwierdzenie 4 lipca.

Pomimo tego, że na potwierdzeniu widnieje data otrzymania faktury 30 czerwca, prawidłowym postępowaniem będzie, gdy podatnik ujmie fakturę korygującą w miesiącu, w którym faktycznie otrzymał potwierdzenie, czyli w lipcu.