Przychód pracownika paliwo w ryczałcie samochodowym

Przeczytaj także: Koniec sporów: w ryczałcie samochodowym są wydatki na paliwo

Stan prawny od 2015 r.

Przed wejściem w życie obecnie obowiązujących przepisów ustawy podatkowe nie zawierały szczegółowych rozwiązań, w oparciu o które pracodawca mógłby określić przychód pracownikowi, gdy ten otrzymał do celów prywatnych samochód firmowy. Należało zastosować ogólne zasady i wycenić tego rodzaju świadczenie w oparciu o ceny rynkowe.

Dla większej przejrzystości i w celu uproszczenia wyliczeń wprowadzona została z dniem 1 stycznia 2015 r. możliwość określenia wartości tego świadczenia w formie zryczałtowanej. Tak więc wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia, jaką należy przypisać pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

• 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600cm3
• 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600cm3.

Opisana regulacja dodatkowo wskazuje sposób ustalenia ryczałtu, gdy pracownik wykorzystuje samochód przez część miesiąca – wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 ww. kwot.

Natomiast jeśli zdarzy się taki przypadek, w którym pracownik będzie w jakiejś części zwracał pracodawcy koszty związane z wykorzystywaniem firmowego auta, przychodem pracownika będzie różnica pomiędzy wartością ryczałtu (250 zł lub 400 zł) a odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Paliwo źródłem sporów

Nowe zasady ustalania przychodu okazały się dalekie od prostych. Trudności związane były z ustaleniem, jakie koszty użytkowania samochodu obejmuje ryczałt.

Paliwo zatem stało się przyczyną wielu sporów, które swój finał znalazły na wokandzie. Linia orzecznicza sądów administracyjnych (już ugruntowana) stanęła po stronie podatników, co doprowadziło do tego, że Minister Finansów wydał interpretację ogólną nr DD3.8201.1.2020 z dnia 11.09.2020 r. w sprawie zryczałtowanego przychodu pracownika związanego z wykorzystaniem samochodu służbowego do celów prywatnych.

Argumenty powoływane przez sądy

Pojęcie „wykorzystanie samochodu służbowego” nie zostało w ustawie zdefiniowane. W orzecznictwie zwrócono uwagę na konieczność powołania się na rozumienie tego pojęcia w języku potocznym (np. wyrok NSA z dnia 19 lipca 2019 r. sygn. akt II FSK 2050/17), a zatem chodzi o ustalenie, czemu ma służyć wykorzystywanie samochodu służbowego przez pracownika. Odpowiedź jest stosunkowo prosta – chodzi o umożliwienie mu przemieszczania się i aby taki cel został osiągnięty samochód służbowy musi być do tego odpowiednio przygotowany. Samochód powinien mieć aktualne ubezpieczenie, odpowiednie ogumienie, choćby płyn do spryskiwaczy, a co najważniejsze powinien zostać zatankowany.

Te wszystkie wydatki związane z normalną eksploatacją samochodu służbowego powinny obciążać pracodawcę, gdyż to on udostępnia samochód służbowy pracownikowi. Ustawa nie zawiera w swej treści żadnego wyłączenia, żadnych ograniczeń dotyczących sposobu korzystania z samochodu, liczby przejechanych kilometrów, używania do jazd lokalnych czy też pozamiejscowych. Można zatem dojść do wniosku, że przepisy wskazują na czynność „wykorzystania” samochodu służbowego, a nie na „prawo do wykorzystania”.

Sądy wyraźnie wskazują, że: „Pracodawca przekazując samochód służbowy, oddaje poszczególnym pracownikom do użytku pojazd gotowy do jazdy zarówno z zapewnionym paliwem, jak i materiałami eksploatacyjnymi. Korzystanie z samochodu służbowego nie jest przecież możliwe bez paliwa.” - wyrok NSA z dnia 10 lipca 2018 r. sygn. akt II FSK 1185/16). Materiały eksploatacyjne, jakie powinny zostać sfinansowane i zapewnione przez pracodawcę, to m.in. paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy.

Koszty pozaeksploatacyjne

Koszty związane z wykorzystywaniem samochodu służbowego, objęte opisanym ryczałtem, nie obejmują wydatków, które nie warunkują samego korzystania z samochodu. Świadczenia te, jeśli zostaną sfinansowanie przez pracodawcę, nie mogą zostać objęte kwotą ryczałtu. Mowa w tym zakresie o kosztach takich jak np. opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradą.

Podsumowanie

Koszty paliwa, które zostały sfinansowane przez pracodawcę, a związane bezpośrednio z samochodem służbowym, który został pracownikowi udostępniony, mieszczą się w zryczałtowanym przychodzie, o jakim mowa w ustawie. Tylko taka interpretacja jest zgodna z założeniami, jakie istniały w momencie uchwalania tych przepisów, a miało to ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej poprzez uproszczenie rozliczeń podatkowych w zakresie określenia wartości przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnego wykorzystywania przez niego samochodu służbowego do celów prywatnych.

Opracowano na podstawie interpretacji ogólnej Ministra Finansów z dnia 11 września 2020 r. nr DD3.8201.1.2020.
Stan prawny: 2020.10.08