Faktury korygujące wysyłane z systemu CMR

Przeczytaj także: Program CRM ułatwi dostarczanie faktur korygujących

Sama procedura bywa niekiedy bardzo czasochłonna. Wymaga bowiem oczekiwania na odpowiedź nabywcy, a następnie weryfikacji otrzymanej dokumentacji. Stosunkowo często tego typu działania wykonywane są ręcznie, a następnie wprowadzane do posiadanych programów księgowych lub CRM.

Większość przedsiębiorców chciałaby jednak zautomatyzować dostarczanie dokumentów sprzedaży i skrócić czas potrzebny do modyfikacji wysokości podatku od towarów i usług. Tutaj jednak na przeszkodzie stoi niepewność, czy dokumentacja online i brak tradycyjnego podpisu klienta wystarczy do pomniejszenia podatku od towarów i usług. Jeżeli zebrana dokumentacja nie spełni oczekiwań fiskusa, przedsiębiorca musi liczyć się z sankcją.

W tym zakresie pocieszające są interpretacje organów skarbowych, które bardzo przychylnie podchodzą do firm stawiających na nowoczesne rozwiązania IT. CRM już teraz może ułatwić przedsiębiorstwom przekazywanie faktur korygujących.

CRM a faktura korygująca in minus

Jedna ze spółek działających w branży usług finansowych wystąpiła w powyższej sprawie z prośbą o interpretację indywidualną do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Celem firmy była maksymalna automatyzacja procesu dostarczania faktur, w tym także tych korygujących. Przedsiębiorstwo postawiło zatem na elektroniczny system ułatwiający komunikację z klientem za pośrednictwem indywidualnych kont użytkowników. Spółka planowała umieszczać na powyższych kontach nie tylko faktury potwierdzające sprzedaż, ale również korygujące.

Powstały jednak wątpliwości, czy zastosowanie powyższych rozwiązań jest wystarczające z punktu widzenia obowiązków opisanych w art. 29a ust. 13 ustawy VAT.

Wystarczy dowód z programu CRM

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził (interpretacja indywidualna z dnia 17.04.2020 roku, numer 0114-KDIP1-3.4012.107.2020.1.JG), że przedsiębiorca może posiadać potwierdzenie dostarczenia faktury korygującej w dowolnej formie, również elektronicznej. Musi ono jednak jednoznacznie wskazywać, że dotarła ona do adresata, a ten mógł się z nią zapoznać. Klient, który pobiera faktury ze swojego konta w systemie elektronicznym, jest także w stanie pozyskać za jego pośrednictwem dokument korygujący.

Oznacza to, że umieszczenie faktury korygującej w tym samym programie, w którym znajdował się dokument korygowany, jest wystarczające i spełnienia ustawowe wymagania. W takiej sytuacji terminem dostarczenia faktury korygującej in minus jest dzień umieszczenia jej na koncie w systemie elektronicznym, co umożliwia natychmiastowe rozliczenie i obniżenie podstawy do obliczenia podatku VAT.

CRM usprawnia pracę

Powyższa interpretacja jest bardzo dobrym krokiem w stronę automatyzacji i ułatwieniem dla firm korzystających z programów CRM. Okazuje się bowiem, że fiskus przychylnie podchodzi do wykorzystywania przez przedsiębiorców rozwiązań IT.

W rezultacie podatnicy mogą stworzyć własne procedury wewnętrzne, które ułatwią im dostarczanie i rozliczanie faktur korygujących in minus. Dane z systemu CRM stanowić będą potwierdzenie wypełnienia obowiązków w tym zakresie, stąd muszą one umożliwiać weryfikację daty przekazania faktury. To właśnie ta informacja będzie wskazywała dzień, w którym możliwe będzie obniżenie podstawy do obliczenia podatku VAT.

SLIM VAT a faktura korygująca

Kwestia pozyskania potwierdzenia faktury korygującej jest problematyczna dla większości przedsiębiorców. Problem ten dostrzegło także Ministerstwo Finansów, wskazując ten aspekt jako jeden z elementów zmian prawnych w ramach tzw. SLIM VAT. Regulacje prawne, które planowo mają wejść w życie w 2021 roku, zniosą formalny warunek uzyskiwania potwierdzeń otrzymania faktur korygujących przez nabywców towarów lub usług.

W efekcie w przypadku faktur korygujących in minus obniżenia podstawy opodatkowania oraz VAT należnego będzie można dokonać już w okresie wystawienia faktury korygującej. Podatnik musi jednak posiadać dokumenty poświadczające, że firma porozumiała się w sprawie warunków transakcji z nabywcą. W takiej sytuacji również kupujący będzie zobowiązany do odpowiedniej korekty podatku naliczonego w zgodzie z uzgodnieniem pomiędzy podatnikami.

CRM już teraz ułatwi rozliczenie faktur korygujących in minus

Planowane zmiany prawne mają na celu ułatwienie przekazywania faktur korygujących za pomocą systemów teleinformatycznych i usprawnienie pracy. Jednak wskazana powyżej interpretacja indywidualna stanowi bardzo ważny krok w stronę bardziej efektywnych rozwiązań, które wiele firm może stosować już teraz. Proces dostarczania dokumentów potwierdzających sprzedaż może być zautomatyzowany i przede wszystkim skrócony do minimum. Co więcej korzystanie z programu CRM na każdym etapie korygowania in minus nie tylko ułatwia pracę, ale także minimalizuje ryzyko błędu.

Ewa Szychowska, specjalista ds. finansów i księgowa w FSG Podatki ()