Fiskus wyjaśnia: potwierdzenie odbioru faktury korygującej w podatku VAT

Przeczytaj także: Jak powinno wyglądać potwierdzenie odbioru elektronicznej faktury korygującej?

W art. 29a ust. 13 ustawy o VAT prawodawca wskazał, że w przypadku wystawienia faktur korygujących in minus, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Od zasady tej występuje kilka wyjątków. Te dotyczą jednakże albo faktur, na których nie był wykazany podatek VAT (np. WDT, świadczenie usług opodatkowanych poza terytorium kraju) albo sytuacji, w której pomimo udokumentowanych prób doręczenia korekty sprzedawca nie wszedł w posiadanie jej odbioru przez nabywcę.

Ustawodawca nie sprecyzował przy tym, jaką formę takie potwierdzenie odbioru korekty winno przyjąć. Organy podatkowe wskazują zaś, że może to być m.in. zwrotne potwierdzenie odbioru, odrębne pisemne potwierdzenie tego faktu (także w formie elektronicznej) itp. Urzędnicy podkreślają, że istotne jest tutaj to, aby sprzedawca/usługodawca posiadał informację, z której jednoznacznie wynika, że nabywca korektę otrzymał. Poniżej prezentujemy wybrane stanowiska organów podatkowych w sprawach nietypowych.

Dane z systemu księgowego/bankowego

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 07 maja 2020 r. nr 0114-KDIP4-2.4012.75.2020.1.WH uznał, że jeżeli podatnik „(…) w przypadku braku uzyskania dokumentu potwierdzającego otrzymanie faktury korygującej przez kontrahenta będzie w posiadaniu danych z systemu księgowego dotyczących operacji pieniężnych i rozliczeń z danym kontrahentem i będzie możliwe przypisanie rozliczenia danej należności do transakcji udokumentowanych poszczególnymi fakturami oraz fakturami korygującymi, i z kwot, na które będą opiewać te operacje lub z innych danych referencyjnych, wynikać będzie, że kontrahent posiada wiedzę o tym, że transakcja została zrealizowana na warunkach określonych w owej fakturze korygującej, spełniony zostanie wymóg określony art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy dotyczący posiadania dokumentacji, z której wynika, że nabywca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w powyższej fakturze korygującej.

W konsekwencji, Wnioskodawca w sytuacji, gdy faktury korygujące będą wysyłane do kontrahentów listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru i nadanie tych listów dokumentowane będzie w pocztowej książce nadawczej, a Spółka nie uzyska potwierdzenia otrzymania przez kontrahenta listu z korektą faktury, ale będzie w posiadaniu danych z systemu księgowego na podstawie których będzie w stanie w przypadku rozliczeń z każdym klientem dokładnie określić, która faktura została w jaki sposób rozliczona a także zweryfikować datę rozliczenia danej faktury, z których wynikać będzie że nabywcy towaru wiedzą, iż transakcje zostały zrealizowane zgodnie z warunkami określonymi w fakturach korygujących to w świetle art. 29a ust. 13 i ust. 15 pkt 4 ustawy, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego wynikających z dokonanych korekt. (…)”

Z kolei Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 25 czerwca 2020 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.310.2020.1.AM, że potwierdzeniem otrzymania faktury korygującej może być list lub e-mail z potwierdzeniem otrzymania faktury korygującej, dokument kompensaty przesłany przez kontrahenta, w którym wskazuje on na kwotę wynikającą z korekty czy nawet wyciąg bankowy dotyczący płatności lub kwota płatności z opisem, że klient dokonuje zapłaty z uwzględnieniem określonej faktury korygującej.

W interpretacji tej czytamy: „(…) otrzymanie przez Wnioskodawcę dokumentu w postaci zwrotnego potwierdzenia odbioru z poczty lub wydruku ze strony internetowej, wskazującego na datę doręczenia przesyłki o określonym numerze, stanowią akceptowalną formę dostarczenia przesyłki dostarczanej za pomocą tradycyjnej poczty, tak jak zwrotne potwierdzenie dostarczenia wiadomości przesyłane przez program pocztowy dla faktur doręczanych elektronicznie.

Ponadto list lub mail z potwierdzeniem otrzymania faktury korygującej też należy uznać za potwierdzenie otrzymania przez kontrahenta faktury korygującej oraz zapoznanie się przez niego z treścią tego dokumentu.

Również wskazany przez Wnioskodawcę wyciąg bankowy dotyczący płatności lub kwota płatności z opisem, iż klient płaci kwotę wynikającą z faktury o określonym numerze ale pomniejszając płatność o zmniejszenie wynikające z faktury korygującej o określonym numerze, stanowi dokument, który również należy traktować jako potwierdzenie otrzymania przez kontrahenta Wnioskodawcy faktury korygującej. Podobnie dokument kompensaty przesłany przez klienta, w którym kontrahent wskazuje na kwotę uwzględniającą kwotę wynikającą z korekty należy uznać za potwierdzenie otrzymania przez kontrahenta Wnioskodawcy faktury korygującej.

Na podstawie tych dokumentów wynika, iż kontrahent Wnioskodawcy zapoznał się z treścią faktury korygującej i posiadał stosowne informacje do dokonania właściwego rozliczenia transakcji.

Zatem wskazane powyżej formy można uznać za potwierdzenie odbioru faktury korygującej uprawniające Wnioskodawcę – na podstawie art. 29a ust. 13 i 14 ustawy – do obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwot podatku należnego.

Za potwierdzenie odbioru faktury korygującej nie można natomiast uznać odesłanego przez kontrahenta (adresata) oryginału faktury korygującej z adnotacją, z której wynika, że dokument był otrzymany przez adresata. Uregulowania zawarte w ustawie dotyczące potwierdzenia odbioru faktury korygującej mają na celu uniknięcie sytuacji, w której zmniejszenie podstawy opodatkowania i tym samym kwoty podatku należnego u sprzedawcy nie znajduje odzwierciedlenia w zmniejszeniu kwoty podatku naliczonego u nabywcy towarów i usług. Posiadanie przez podatnika potwierdzenia odbioru faktury ma na celu wykazanie, że nabywca jest w posiadaniu korekty faktury i że się z nią zapoznał, a transakcja została w rzeczywistości zrealizowana na warunkach określonych w owej korekcie faktury. Natomiast kontrahent odsyłając oryginał faktury korygującej nie jest w jej posiadaniu i nie można domniemywać, iż zapoznał się z odesłaną fakturą korygującą i się do niej zastosował.(…)”

Elektroniczna faktura korygująca

Dokumenty elektroniczne wypierają stopniowo dokumenty papierowe. Tak samo jest w przypadku faktur – te coraz częściej przyjmują formę elektroniczną. W taki sposób można wystawiać również faktury korygujące. Jak tutaj udowodnić potwierdzenie dostarczenia takiej faktury do nabywcy?

Dyrektora KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 31 marca 2020 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.722.2019.1.WN uznał, że „(…) wiadomość zwrotna wygenerowana automatycznie przez serwer pocztowy, jest potwierdzeniem otrzymania faktury korygującej przez nabywcę usługi i spełnia/będzie spełniała warunek posiadania przez Wnioskodawcę potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Wskazać należy, że w ten sposób przedmiotowa faktura staje się w jakikolwiek sposób dla niego dostępna, w rezultacie czego, uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią. Zatem, uzyskanie przez Wnioskodawcę wiedzy na temat tej okoliczności (w jakiejkolwiek formie) uznać należy za posiadanie przez niego potwierdzenia, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy.

W konsekwencji, w sytuacji przekazania Klientowi faktury korygującej za pośrednictwem poczty elektronicznej (wiadomość e-mail), za potwierdzenie jej odbioru uprawniające Wnioskodawcę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego, Spółka może uznać wiadomość zwrotną wygenerowaną automatycznie przez serwer pocztowy, potwierdzającą przekazanie wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą korygującą na serwer poczty przychodzącej Klienta.(…)”

Organ podkreślił jednak, że w wiadomości mailowej, w wierszu określającym temat tej wiadomości, winna pojawić się precyzyjna informacja, jaka faktura korygująca jest przesyłana i jakiej faktury dotyczy.