Jak wdrożyć w małej firmie kasę fiskalną online

Przeczytaj także: Kasy fiskalne on-line w działalności gastronomicznej

Kto i kiedy będzie miał obowiązek korzystania z kas rejestrujących (fiskalnych) zostało szerzej omówione w punkcie 5 poniżej. Dobra wiadomość jest taka, że kasy online nie musisz kupować – możesz jej używać na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

1. Geneza nowelizacji

Na przedsiębiorcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego za pomocą kas rejestrujących, jeżeli sprzedaż dokonywana jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Obowiązek ten wynika z konieczności zapewnienia prawidłowości rozliczeń w podatku VAT, co jest kluczowe dla bezpieczeństwa państwa oraz polityki społecznej i gospodarczej. Ze względu na nieustanny rozwój nowych technologii oraz chęć przeciwdziałania tzw. „szarej strefie”, nasz ustawodawca postanowił zmodernizować i dostosować w tym zakresie regulacje polskie do standardów europejskich, aby stosować urządzenia mobilne połączone online z Centralnym Repozytorium Kas.

2. Czym jest kasa rejestrująca (fiskalna) online?

Kasa rejestrująca (fiskalna) stanowi szczególną formę rejestracji sprzedaży, dokumentacji i ewidencji na potrzeby rozliczenia podatku VAT. Natomiast kasa rejestrująca (fiskalna) online to nic innego jak kasa rejestrująca, która w sposób ciągły i automatyczny przesyła dane do centralnego systemu teleinformatycznego – „Centralnego Repozytorium Kas”, prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

3. Fiskalizacja

Zgodnie z § 2 ust. 4 pkt a Rozporządzenia, w przypadku kas online przez fiskalizację rozumieć należy jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji. Stosownie do § 13 ust. 1 Rozporządzenia, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas online podatnik, przy pomocy serwisanta (warunek konieczny), dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej określonej w Ordynacji podatkowej.

3.1. Wdrożenie kasy fiskalnej online

W przypadku kas online, z uwagi na automatyzację i cyfryzację, nastąpiło znaczne uproszczenie procesu instalacyjnego, np. zniesiono obowiązek zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Informacja o fiskalizacji znajdzie się automatycznie w Centralnym Repozytorium Kas, zatem przedsiębiorca od razu może przejść do fiskalizacji. Szerzej na ten temat przeczytasz poniżej.


Skorzystanie z nich będzie nieuniknione z uwagi na brzmienie § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 816) (dalej jako „Rozporządzenie”), zgodnie z którym przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas online podatnik, przy pomocy serwisanta (warunek konieczny), dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej określonej w Ordynacji podatkowej.

Zatem nie musisz martwić się procesem fiskalizacji, gdyż z uwagi na obowiązek korzystania z usług serwisanta, na wszelkie pytania szczegółowe z tym związane odpowie Ci profesjonalista.

3.2. Pamięć chroniona

Pamięć chroniona to urządzenie trwale zawarte w kasie online, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych wystawianych przy użyciu tej kasy i innych danych związanych z używaniem kasy pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w sposób uniemożliwiający ich zmianę bez wykrycia tego zdarzenia podczas sprawdzenia zapisów z zawartością pamięci fiskalnej.

Możemy zatem stwierdzić, że pamięć chroniona jest nośnikiem materialnym z technologią za pomocą której będą zapisywane i archiwizowane wszystkie dokumenty wytworzone przez kasę. Dane te będą zapisywane w tej pamięci tylko w formie cyfrowej.


Zgodnie z § 13 ust. 3 Rozporządzenia, fiskalizacja obejmuje:

• przesłanie klucza publicznego kasy;
• zgłoszenie żądania fiskalizacji;
• odebranie numeru ewidencyjnego;
• nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej faktu, daty i czasu fiskalizacji;
• inicjalizację pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz jednoznaczne nieodwracalne powiązanie tych pamięci;
• zerowanie wszystkich liczników kasy;
• niepowtarzalny i nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz zapis w pamięci fiskalnej numeru ewidencyjnego;
• zapis w pamięci chronionej numeru ewidencyjnego;
• zapis w pamięci fiskalnej kategorii kasy, jeżeli program pracy kasy umożliwia w kasie łączenie różnych kategorii kas, tj. kas ogólnych i kas o zastosowaniu specjalnym wymienionych w § 7 ust. 1 Rozporządzenia.
• wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji;
• zgłoszenie fiskalizacji przez przesłanie raportu fiskalnego fiskalizacji do Centralnego Repozytorium Kas;
• pobranie i zapis w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

Zatem kasa online będzie fiskalizowana od chwili jej pierwszego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas. Od tego momentu kasa online będzie wysyłać z określoną częstotliwością informacje o dokonanych transakcjach.


W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia w sposób o którym mowa wyżej, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych. Wzór takiego wniosku stanowi załącznik do Rozporządzenia.

4. Obowiązki przedsiębiorcy
4.1. Wymiana pamięci

Zgodnie z § 14 Rozporządzenia, w przypadku konieczności wymiany pamięci chronionej podatnik używający kas online jest obowiązany dokonać zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, chyba że pamięć ta uległa uszkodzeniu.

Zgodnie z § 15 Rozporządzenia, w przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w kasach online wskutek jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie czynności takich samych, jak związanych z zakończeniem działalności gospodarczej sprecyzowanych w Rozporządzeniu oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej. W przypadku zakończenia używania kas online podatnik zapewnia odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych. W przypadku gdy podatnik stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej, przesyła niezwłocznie kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny w celu dokonania odczytu zawartości pamięci fiskalnej.

Zgodnie z § 16 Rozporządzenia, w przypadku ponownej fiskalizacji, po wymianie pamięci fiskalnej, przepisy § 13 ust. 3 pkt 2 i pkt 4-12 Rozporządzenia stosuje się odpowiednio (patrz wyżej), z tym że wraz ze zgłoszeniem żądania fiskalizacji, o którym mowa w § 13 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia, podatnik jest obowiązany do przesłania numeru ewidencyjnego. W przypadku przerwania fiskalizacji albo ponownej fiskalizacji z powodu braku połączenia z Centralnym Repozytorium Kas, podatnik zapewnia dokonanie, przy pomocy serwisanta, ponownego uruchomienia procesu fiskalizacji.

4.2. Pozostałe obowiązki przedsiębiorcy

Podatnik, po uruchomieniu trybu fiskalnego, jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych. Automatycznemu przesyłaniu danych z kasy online do Centralnego Repozytorium Kas podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy zapisane w pamięci chronionej od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych. Innymi słowy, podatnik jest obowiązany do zapewnienia dostępu do Internetu, ponieważ połączenie z Centralnym Repozytorium Kas następuje poprzez sieć telekomunikacyjną.

W przypadku zmiany miejsca używania kasy online podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy online, wystawiają:

• paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,
• faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,
• raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej,
• raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,
• raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,
• raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,
• łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,
• łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,
• raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej,
• dokumenty niefiskalne w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej

zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas online o zastosowaniu specjalnym, paragon fiskalny zawiera dane właściwe dla specyfiki danego rodzaju sprzedaży lub specyfiki prowadzonej ewidencji, określone i umieszczone we właściwej kolejności, zgodnie z przepisami o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

W przypadku dokonywania rozliczania przy użyciu kasy online wyłącznie opakowań zwrotnych, podatnik dokonuje tych rozliczeń przy użyciu kasy poprzez wystawienie dokumentu niefiskalnego, który zawiera blok danych określających rozliczenie opakowań zwrotnych i dane dotyczące płatności za sprzedaż ujętą jak na paragonie fiskalnym, zawierające odpowiednio co najmniej oznaczenie „DO ZAPŁATY” lub „DO ZWROTU” lub „CENA” wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych.

Nowelizacja nakłada również na podatnika prowadzącego ewidencję sprzedaży za pomocą kas rejestrujących obowiązek poddania kas przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis w terminach określonych w przepisach wykonawczych. Uchybienie temu obowiązkowi może skutkować nałożeniem kary pieniężnej w wysokości 300 zł z tytułu braku obowiązkowego przeglądu technicznego.