Przekazanie pracownikom PIT-11 w formie elektronicznej

Przeczytaj także: PIT-11 można wysłać na e-mail pracownika

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca – spółka osobowa, zatrudnia ponad 200 pracowników na umowę o pracę. Jego pracownicy mają dostęp do zabezpieczonej platformy internetowej, tzw. XYZnetu, który realizowany jest przy użyciu indywidualnego loginu i hasła. Dostęp do niego ma każdy pracownik przez czas trwania zatrudnienia i do 10-go dnia miesiąca następnego po miesiącu ustania zatrudnienia.

Platforma pozwala sprawdzać informacje o zatrudnieniu, nieobecnościach, szkoleniach itp. W przyszłości zostanie w niej dodana opcja podglądu wynagrodzeń. Pracownicy mogą logować się do platformy za pomocą komputera, telefonu komórkowego czy tabletu.

Spółka zamierza udostępnić pracownikom na powyższej platformie również imienne informacje o uzyskanych u niej przychodach/dochodach PIT-11. W ten sposób otrzymają je ci, którzy na dzień wysyłania informacji pozostają w stosunku pracy.

Wnioskodawca w tym celu przeprowadzi kampanię informacyjną wśród pracowników oraz wyda odpowiedni akt wewnętrzny regulujący nowy sposób dostarczania informacji PIT-11. Pracownicy zwolnieni informacje te otrzymają pocztą.

Wnioskodawca podkreślił, że po zakończeniu roku podatkowego informacje PIT-11 dla pracowników zostaną wygenerowane w formie nieedytowalnych plików w formacie PDF, podpisane za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku oraz umieszczone w XYZnecie.

Wnioskodawca będzie posiadał generowany przez system informatyczny raport potwierdzający dzień przekazania informacji PIT-11 dla pracowników na platformę internetową – jako potwierdzenie wywiązania się z obowiązku przekazania informacji PIT-11. Będzie też mógł wygenerować raport z logowania pracowników, zawierający datę i godzinę otwarcia i pobrania pliku PDF z informacją PIT-11.

Zadano następujące pytania:
1. Czy przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w sposób opisany powyżej stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
2. Czy pracownicy muszą wyrazić zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej za pośrednictwem XYZnetu?
3. Jeżeli uzyskanie zgody pracownika, o której mowa w punkcie 2, jest konieczne, to czy może ona zostać wyrażona w formie oświadczenia woli pracownika złożonego w XYZnecie poprzez zaznaczenie odpowiedzi „tak” lub „nie” na pytanie: „Czy wyraża Pan/Pani zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej?”
4. Czy wygenerowany przez system informatyczny raport z datą umieszczenia informacji PIT-11 na platformie internetowej będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 podatnikom?

W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1387, z późn. zm.) osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74 i 148. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.(…)

W kontekście ww. zagadnienia w pierwszej kolejności wskazać należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2020 r., poz. 19, z późn. zm.) płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Z powołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:
• obliczenie podatku;
• pobranie od podatnika podatku,
• wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
• sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi oraz organowi podatkowemu.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy stwierdzić, że nakłada on na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepis ten nie określa zasad przesłania/przekazania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie reguluje zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisie tym ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Przenosząc powyższe na grunt analizowanej sprawy zgodzić należy się z Wnioskodawcą, że przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez ich udostępnienie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, podpisanego za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej (XYZnecie) oraz przy jednocześnie przeprowadzonej kampanii informującej pracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 i wydania odpowiedniego aktu wewnętrznego regulującego nowy sposób jej dostarczania – stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro dostęp do ww. platformy – jak podaje Wnioskodawca – zostaje nadany w momencie zatrudnienia i realizowany jest przez przeglądarkę internetową (za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu) i aktywny jest do 10-go dnia miesiąca następnego po miesiącu ustania zatrudnienia oraz ww. platforma wykorzystywana jest przez pracowników w czasie zatrudnienia z uwzględnieniem sytuacji związanej z jego ustaniem (tj. za pomocą tej platformy pracownicy mogą sprawdzać informacje m.in. o swoim zatrudnieniu, nieobecnościach, szkoleniach, a w przyszłości również wyświetlać fiszki wynagrodzeń) – można zatem rzec, że korzystanie przez pracownika z platformy internetowej jest jego obowiązkiem (wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji). Oznacza to, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie.

Wobec powyższego udzielnie odpowiedzi na zawarte we wniosku pytanie nr 3 – stało się bezprzedmiotowe.

Z wniosku wynika również, że Wnioskodawca będzie posiadał generowany przez system informatyczny raport potwierdzający dzień przekazania informacji PIT-11 dla pracowników na platformę internetową oraz że Wnioskodawca będzie mógł wygenerować raport z logowania pracowników, zawierający datę i godzinę otwarcia i pobrania pliku PDF z informacją PIT-11. W tym miejscu zauważyć należy, że przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Jednakże w sytuacji, gdy z wygenerowanego przez system informatyczny raportu wynikać będzie data umieszczenia tej informacji na platformie internetowej, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez pracownika poprzez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu – to uznać należy, że raport ten potwierdzi realizację przez Wnioskodawcę obowiązku przekazania informacji pracownikom. (…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów