Podatnik zwolniony z VAT ograniczy koszty używania samochodu osobowego

Przeczytaj także: Umowa leasingu operacyjnego: zmiany zasad ubezpieczenia

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarcza i korzysta ze zwolnienia z podatku VAT. Podatek dochodowy rozlicza wg skali podatkowej. W prowadzonej firmie wnioskodawca wykorzystuje samochód osobowy zaliczony do środków trwałych działalności. Samochód ten jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarcza. Po czasie pandemii natomiast samochód ma służyć wyłącznie działalności gospodarczej. Wnioskodawca, z uwagi na to, że korzysta ze zwolnienia z VAT, nie będzie prowadził ewidencji przebiegu pojazdu.

Zainteresowany zadał pytanie, czy w kosztach firmy może rozliczać pełne wydatki eksploatacyjne na opisany samochód osobowy? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1387, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowoskutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. tostphoto - Fotolia.com

Ograniczenie kosztów eksploatacji samochodu osobowego

Przedsiębiorca zwolniony z VAT, nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego, aby w pełni rozliczyć wydatki eksploatacyjne w kosztach podatkowych. Musi jednakże taki pojazd wykorzystywać jedynie na potrzeby działalności gospodarczej. Jeżeli zaś służy on także celom prywatnym, koszty eksploatacyjne trzeba ograniczyć do 75% ponoszonych wydatków.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione następujące warunki:
• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 wskazanej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Ustawa z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2159; dalej: „ustawa zmieniająca”) wprowadziła z dniem 1 stycznia 2019 r. zmiany dotyczące m.in. zasad ujmowania w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym, wykorzystywanym także do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Do normy wskazanej w treści art. 23 ust. 1 dodano pkt 46a, zgodnie z którym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Mając zatem na względzie podniesioną przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku problematykę, należy podkreślić, że z uzasadnienia do wskazanej wyżej ustawy zmieniającej wynika, że wszelkie wydatki związane z korzystaniem z samochodu osobowego służącego podatnikowi także do innych celów niż działalność gospodarcza podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 75% tych wydatków. Możliwość zaliczenia do kosztów 100% takich wydatków dotyczy tylko wykorzystywania samochodu osobowego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym podatnik musi prowadzić ewidencję potwierdzającą wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (wykorzystana może być w tym zakresie ewidencja stosowana dla celów podatku VAT).

Przytoczyć w tym miejscu należy, że zgodnie z dyspozycją art. 23 ust. 5f ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Stosownie natomiast do art. 23 ust. 5g cytowanej ustawy, przepisu ust. 5f nie stosuje się, jeżeli podatnik na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie jest obowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem przypadku, gdy brak tego obowiązku wynika z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a) ustawy o podatku od towarów i usług.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. b) tej ustawy, warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych, w odniesieniu do których podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Z całokształtu przytoczonych wyżej regulacji wynika zatem, że wykorzystywanie samochodu osobowego również do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą powoduje, że z kosztów podatkowych należy wyłączyć 25% poniesionych przez podatnika wydatków z tytułu używania takiego samochodu. Okoliczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie ma w tym zakresie prawnopodatkowego znaczenia. Przypadki oddziaływania przywołanej ewidencji na – możliwą do uwzględniania w kosztach podatkowych – wysokość ponoszonych wydatków rozpatrywać można tylko w sytuacji, gdy samochód osobowy wykorzystywany jest wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. W takim przypadku, gdy ewidencja przebiegu pojazdu nie jest prowadzona zastosowanie znajduje dyspozycja art. 23 ust. 5g ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, która – wolą ustawodawcy – poszerza krąg osób uprawnionych do uwzględniania w kosztach podatkowych 100% wartości ponoszonych wydatków z tytułu eksploatacji (takich) samochodów osobowych.

We wniosku podano, że przedstawiona w nim sytuacja odnosi się do zaistniałego stanu faktycznego. Wnioskodawca wskazał, że przy prowadzeniu działalności gospodarczej wykorzystuje samochód osobowy. Samochód stanowi środek trwały w prowadzonej działalności gospodarczej. Wnioskodawca nie jest podatnikiem podatku VAT i nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Podano również, że samochód nie jest wykorzystywany wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Jednakże w związku z epidemią koronawirusa – Wnioskodawca (tym pojazdem) nie wykonuje służbowych czynności terenowych, do których pojazd został zakupiony, a jedynie dojeżdża do pracy z … do … i używa go w calach prywatnych. Natomiast docelowo, tj. po ustaniu stanu epidemii, samochód będzie garażowany w … i będzie używany tylko i wyłącznie do celów służbowych.

W związku z tak przedstawionym opisem stanu faktycznego, stwierdzić należy, że jeżeli Wnioskodawca używał opisany samochód również dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, ma prawo do uwzględniania w kosztach podatkowych wydatków z tytułu ich eksploatacji tylko 75% ponoszonych kosztów.

Innymi słowy, koszty uzyskania przychodu związane z użytkowaniem samochodów osobowych w prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej – z uwagi na treść art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – mogą być rozliczane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w wysokości 75% ponoszonych wydatków eksploatacyjnych. (…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów