Objaśnienia podatkowe MF: wykorzystywanie samochodu osobowego w firmie

Przeczytaj także: Umowa leasingu operacyjnego: zmiany zasad ubezpieczenia

4.2. Wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej.
Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków eksploatacyjnych dotyczy tylko sytuacji, w której samochód osobowy wykorzystywany jest wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej. Podatnik, co do zasady, obowiązany jest prowadzić na tę okoliczność ewidencję potwierdzającą wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do celów związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Ustawodawca odniósł się w tym zakresie do ewidencji stosowanej dla celów podatku od towarów i usług, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT. Poprzez odwołanie się do już funkcjonujących rozwiązań, ustawa nowelizująca nie wprowadziła żadnych nowych obowiązków sprawozdawczych dla podatników podatków dochodowych. Zgodnie z wprowadzonymi rozwiązaniami podatnicy będą zatem wykorzystywać ewidencję przebiegu pojazdu prowadzoną dla celów podatku od towarów i usług (w przypadkach określonych w ustawie o VAT) również dla celów rozliczeń dokonywanych w podatku dochodowym.


4.3. Rodzaje wydatków objętych limitowaniem w związku z wykorzystywaniem samochodu osobowego do celów mieszanych.
Do wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego (wydatków eksploatacyjnych) zalicza się np. wydatki ponoszone na:

• nabycie paliw silnikowych,
• serwis samochodu,
• wymianę opon,
• myjnię,
• naprawy i części zamienne,
• wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy,
• opłaty za przejazd autostradą,
• badania diagnostyczne,
• abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie,
• czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu,
• remont powypadkowy samochodu.

Zgodnie z art. 23 ust. 5a ustawy o PIT (art. 16 ust. 5a ustawy o CIT) poniesione wydatki z tytułu używania samochodu osobowego obejmują także podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w jakiej zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.

Przykład 15
Podatnik wykorzystujący samochód osobowy do użytku mieszanego kupił paliwo za 1000 zł plus 230 zł VAT. Podatnik odlicza połowę VAT z tytułu nabycia paliwa, czyli 115 zł. Od dnia 1 stycznia 2019 r., wydatek netto na paliwo, jak i nieodliczony od niego VAT są kosztem uzyskania przychodów na gruncie ustawy o PIT i ustawy o CIT w 75 %. Podatnik może więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów łącznie kwotę 836,25 zł (1115 zł x 75 %).

4.4. Koszty uzyskania przychodów z tytułu używania samochodu osobowego stanowiącego prywatną własność podatnika (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT).
W podatku dochodowym od osób fizycznych uproszczono sposób zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego będącego własnością podatnika. Zmiany te dotyczą prywatnego samochodu osobowego, który nie stanowi w prowadzonej działalności gospodarczej składnika majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, a jest wykorzystywany w tej działalności.

Od dnia 1 stycznia 2019 r., zamiast wykorzystywanej dotychczas ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki, wprowadzono uproszczony sposób kwalifikowania do kosztów podatkowych wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego stanowiącego prywatną własność podatnika. Podatnik, który dla potrzeb działalności gospodarczej wykorzystuje prywatny samochód osobowy stanowiący jego własność, do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć 20% poniesionych wydatków (80% poniesionych wydatków wyłączono z kosztów podatkowych).

W celu ustalenia limitu wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych podatnik uwzględnia wszystkie wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego, w tym również składki na ubezpieczenie takiego samochodu.

Wydatkami związanymi z używaniem samochodu osobowego są wszelkie wydatki związane z wykorzystywaniem samochodu. Są to zatem wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne i inne koszty wynikające z używania samochodu takie jak np.: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, koszty napraw i części zamiennych.

Wydatki z tego tytułu są zaliczane do kosztów podatkowych, pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Do zaliczenia do kosztów podatkowych 20% poniesionych wydatków związanych z używaniem i ubezpieczeniem prywatnego samochodu osobowego nie wystarcza sam fakt, że podatnik jest jego właścicielem. W przypadku, gdy samochód osobowy nie jest wykorzystywany również dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, to podatnikowi nie przysługuje prawo do zaliczania wydatków związanych z jego używaniem i ubezpieczeniem do kosztów uzyskania przychodów.

Przepisy ustawy o PIT nie wskazują sposobu wykazania przez podatnika faktu, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Zastosowanie znajdą zatem przepisy Ordynacji podatkowej w części dotyczącej dowodów i ogólna zasada, zgodnie z którą, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

W ramach limitu w wysokości 20% poniesionych wydatków uwzględnia się również podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w jakiej zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług (art. 23 ust. 5a ustawy o PIT).

Przykład 16
Podatnik korzystający ze zwolnienia od podatku od towarów i usług używa do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą prywatny samochód osobowy. Samochód nie został wpisany do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W lutym 2019 r. podatnik poniósł wydatki związane z używaniem samochodu z tytułu zakupu paliwa i wymiany żarówek w kwocie 800 zł. Do kosztów uzyskania przychodów podatnik zalicza kwotę 160 zł (20% x 800 zł).

¹ Dz. U. poz. 2159
² Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 z późn. zm.
³ Dz. U. z 2019 r. poz. 865 z późn. zm.
⁴ Dz. U. z 2019 r. poz. 900, z późn. zm.
⁵ Zgodnie z tą zasadą „od chwili wejścia w życie nowych norm prawnych należy je stosować do stosunków prawnych (zdarzeń, stanów rzeczy) danego rodzaju niezależnie od tego, czy dopiero powstaną, czy też powstały wcześniej przed wejściem w życie nowego prawa, lecz trwają nadal w czasie dokonywania zmiany prawa” por. wyrok TK z 2 marca 1993 r., sygn. akt K 9/92.
⁶ Dz. U. z 2019 r. poz. 1145, z późn. zm.
⁷ Zob. art. 7091 KC red. Osajda 2019, wyd. 21/A. Nowacki
⁸ Dz. U. z 2018 r. poz. 317, z późn. zm.
⁹ Pismo Komisji Europejskiej, DG Competition, z dnia 18.12.2018 r., sprawa SA49981 (2018/PN).
¹⁰ Z kwoty odpowiadającej równowartości 20 000 euro (30 000 euro w odniesieniu do samochodów elektrycznych) do kwoty 150 000 zł (225 000 zł w odniesieniu do samochodów elektrycznych).
¹¹ Założenie: nabycie samochodu nastąpiło po dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej; podatnik CIT ma rok podatkowy równy kalendarzowemu.
¹² Założenie: nabycie samochodu nastąpiło po dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej; podatnik CIT ma rok podatkowy równy kalendarzowemu.
¹³ Założenie: nabycie samochodu nastąpiło po dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej; podatnik CIT ma rok podatkowy równy kalendarzowemu.
¹⁴ Założenie: nabycie samochodu nastąpiło po dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej; podatnik CIT ma rok podatkowy równy kalendarzowemu.
¹⁵ W przykładzie dla celów uproszczenia nie wyodrębniano z kwoty rat leasingowych wartości przewyższającej spłatę wartości samochodu osobowego. Przyjęto założenie, że całkowita wartość rat leasingowych w wysokości 250 920 zł brutto stanowi wyłącznie spłatę wartości samochodu osobowego.
¹⁶ Art. 16g ust. 3 ustawy o CIT (art. 22g ust. 3 ustawy o PIT): Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.
¹⁷ Dz. U. z 2020 r. poz. 106.