Ulga IP BOX: ewidencję księgową trzeba prowadzić na bieżąco

Przeczytaj także: Nie prowadziłeś ewidencji, nie skorzystasz z ulgi IP BOX

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca w ramach prowadzonej firmy tworzy programy komputerowe na rzecz podmiotów zlecających usługi informatyczne. W ramach zawartych umów wnioskodawca jest zaangażowany w tworzenie programów pozwalających na zaawansowaną analizę danych posiadanych przez zleceniodawców. W programach tych używane są zaawansowane metody przetwarzania danych, takie jak: cyfrowe przetwarzanie sygnałów (…), uczenie maszynowe (…), w tym sieci neuronowe, a także automatyzacja procesu uczenia wymienionych algorytmów. Oprogramowanie pozwala zleceniodawcy ograniczyć czas potrzebny na analizę danych klientów, która jak dotąd odbywała się w sposób konwencjonalny i wymagała dużego nakładu pracy. Nowoczesne technologie przetwarzania danych pozwalają na usprawnienie tego procesu, znaczną automatyzację i zwiększenie dokładności prognoz. Wyniki analiz przeprowadzonych przy użyciu ww. programów stanowią produkt sprzedawany dalej przez zleceniodawcę.


Do zadań wnioskodawcy należy:
• tworzenie programów komputerowych na potrzeby zarządzania dużymi danymi spółki,
• analizowanie danych i budowanie modeli matematycznych w celu optymalizacji i rozwoju produktów, technik telemarketingowych i strategii biznesowych,
• ocenianie skuteczności i dokładności nowych źródeł danych i technik ich gromadzenia,
• wykorzystanie modelowania predykcyjnego w celu zwiększenia i zoptymalizowania pozytywnego doświadczenia klientów, generowania przychodów, identyfikowania reklam i innych wyników biznesowych,
• przeprowadzanie analiz „ad hoc” oraz przedstawianie ich wyników w klarowny sposób,
• gwarantowanie bezpieczeństwa opracowanego oprogramowania komputerowego,
• gwarantowanie bezpieczeństwa przechowywania wszelkich danych poufnych,
• administrowanie i pisanie programów komputerowych na potrzeby baz danych oraz systemów zarządzania.

Oprogramowanie wytworzone przez wnioskodawcę podlega ochronie prawnej na podstawie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zawarta umowa przewiduje, że wnioskodawca przenosi na zamawiającego wszelkie prawa autorskie do stworzonych w wykonaniu umowy utworów.

Oprogramowanie to jest wytwarzane w ramach prowadzonej działalności rozwojowej wnioskodawcy. Prowadzone prace bazują na indywidualnych, autorskich pomysłach, czasami uwzględniając jedynie ogólne wytyczne, co do zastosowania, czy też funkcjonalności projektowanego oprogramowania przekazane przez zleceniodawcę. Wytworzone programy komputerowe korzystają z algorytmów zaprojektowanych w całości od podstaw lub są stworzone na podstawie już znanych rozwiązań, które zostały ulepszone i połączone w niekonwencjonalny, niespotykany wcześniej sposób. Oprogramowanie stworzone w ten sposób jest wielostopniowym strumieniem przetwarzania danych.

Wnioskodawca na potrzeby rozliczeń podatku dochodowego prowadzi księgę przychodów i rozchodów. Będzie też prowadzić odrębną ewidencję na potrzeby ulgi IP-BOX. W 2019 r. wnioskodawca nabył dysk sieciowy w celu przechowywania danych potrzebnych do zbudowania modeli statystycznych dla zleceniodawcy, gotowych modeli oraz okresowego tworzenia kopii zapasowych środowiska programistycznego. Zainteresowany zadał pytanie, czy będzie mógł uznać zakup dysku sieciowego jako kosztu na rzecz prowadzonej działalności, bezpośrednio związanej z kwalifikowanym IP (współczynnik a we wskaźniku nexus), przy spełnieniu warunków formalnych dotyczących prowadzenia ewidencji księgowej, zgodnie z art. 30cb UPDOF? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Przedsiębiorcy osiągający dochody generowane przez prawa własności intelektualnej od dnia 1 stycznia 2019 r. mogą korzystać z preferencyjnej stawki w podatku dochodowym. Na podstawie art. 1 pkt 25 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193, z późn. zm.), w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych dodano art. 30ca i art. 30cb. Ustawa ta wprowadziła do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych korzystne rozwiązanie podatkowe dla przedsiębiorców, którzy uzyskują dochody z komercjalizacji wytworzonych lub rozwiniętych przez nich praw własności intelektualnej (tzw. IP BOX).

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1387, z późn. zm.), jednym ze źródeł przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

W myśl art. 5a pkt 6 tejże ustawy, ilekroć w ustawie jest mowa o działalności gospodarczej albo pozarolniczej działalności gospodarczej oznacza to działalność zarobkową:
a. wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową,
b. polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż,
c. polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych
– prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9.

Stosownie natomiast do treści art. 5b ust. 1 ww. ustawy, za pozarolniczą działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
1. odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności,
2. są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności,
3. wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Zgodnie z art. 30ca ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatek od osiągniętego przez podatnika w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej wynosi 5% podstawy opodatkowania.

W myśl art. 30ca ust. 2 ww. ustawy, kwalifikowanymi prawami własności intelektualnej są:
1. patent,
2. prawo ochronne na wzór użytkowy,
3. prawo z rejestracji wzoru przemysłowego,
4. prawo z rejestracji topografii układu scalonego,
5. dodatkowe prawo ochronne dla patentu na produkt leczniczy lub produkt ochrony roślin,
6. prawo z rejestracji produktu leczniczego i produktu leczniczego weterynaryjnego dopuszczonych do obrotu,
7. wyłączne prawo, o którym mowa w ustawie z dnia 26 czerwca 2003 r. o ochronie prawnej odmian roślin (Dz. U. z 2018 r., poz. 432),
8. autorskie prawo do programu komputerowego
– podlegające ochronie prawnej na podstawie przepisów odrębnych ustaw lub ratyfikowanych umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, oraz innych umów międzynarodowych, których stroną jest Unia Europejska, których przedmiot ochrony został wytworzony, rozwinięty lub ulepszony przez podatnika w ramach prowadzonej przez niego działalności badawczo-rozwojowej.

Podstawę opodatkowania stanowi suma kwalifikowanych dochodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej osiągniętych w roku podatkowym (art. 30ca ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Stosownie natomiast do treści art. 30ca ust. 7 powołanej ustawy, dochodem (stratą) z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej jest obliczony zgodnie z art. 9 ust. 2 dochód (strata) z pozarolniczej działalności gospodarczej w zakresie, w jakim został osiągnięty:
1. z opłat lub należności wynikających z umowy licencyjnej, która dotyczy kwalifikowanego prawa własności intelektualnej;
2. ze sprzedaży kwalifikowanego prawa własności intelektualnej;
3. z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej uwzględnionego w cenie sprzedaży produktu lub usługi;
4. z odszkodowania za naruszenie praw wynikających z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej, jeżeli zostało uzyskane w postępowaniu spornym, w tym postępowaniu sądowym albo arbitrażu.

Na podstawie art. 30cb ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnicy podlegający opodatkowaniu na podstawie art. 30ca są obowiązani:
1. wyodrębnić każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w prowadzonych księgach rachunkowych;
2. prowadzić księgi rachunkowe w sposób zapewniający ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty), przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej;
3. wyodrębnić koszty, o których mowa w art. 30ca ust. 4, przypadające na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;
4. dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie łącznego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2 i 3;
5. dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi albo do tych produktów lub tych usług – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze albo w produktach lub usługach, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2-4.

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów wykazują informacje, o których mowa w ust. 1, w odrębnej ewidencji (art. 30cb ust. 2 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 30cb ust. 3 powołanej ustawy, w przypadku, gdy na podstawie ksiąg rachunkowych lub ewidencji, o której mowa w ust. 2, nie jest możliwe ustalenie dochodu (straty) z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, podatnik jest obowiązany do zapłaty podatku zgodnie z art. 27 lub art. 30c.

Jak wynika z powyższych regulacji podatnicy, którzy opodatkowują dochody z kwalifikowanych IP stawką 5%, mają obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji dla wszystkich operacji finansowych związanych z uzyskiwaniem tych dochodów. Przepisy o IP Box nie narzucają podatnikom konkretnej formy ewidencjonowania zdarzeń na cele stosowania preferencji IP Box. Jednak dla celów obliczenia dochodu z kwalifikowanego IP istotne jest, by ewidencja ta była prowadzona w sposób należyty tak, aby móc w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać łączną sumę przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5% oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu.

Podkreślić należy, że obowiązek bieżącego i prawidłowego wyodrębniania przychodów i kosztów dotyczących kwalifikowanego IP dotyczy również podatników prowadzących rozliczenia w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Najprostszym dostępnym rozwiązaniem jest wówczas stworzenie arkusza kalkulacyjnego zawierającego comiesięczne zestawienie dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące projektu kwalifikowanego IP na koniec danego miesiąca. Zestawienie takie obejmuje wydatki od początku realizacji działalności badawczo-rozwojowej, która zmierza do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego IP do końca danego miesiąca kalendarzowego. Zestawienie to sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków w odniesieniu do poszczególnych zadań. Należy je sporządzać w oparciu o zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.

W opisie stanu faktycznego Wnioskodawca wskazał, że prowadzi księgę przychodów i rozchodów. W przypadku rozliczania podatku dochodowego, zgodnie z art. 30ca UPDOF Wnioskodawca będzie prowadzić odrębną ewidencję, zgodnie z wymogiem art. 30cb ust. 7 UPDOF.

Odnosząc się do powyższego należy stwierdzić, że fakt sporządzenia (przedstawienia czy posiadania) odrębnej ewidencji dopiero na potrzeby skorzystania z IP Box, tj. po zakończeniu roku podatkowego, nie wypełnia przesłanki z art. 30cb ust. 1 i 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Rzetelne dokumentowanie, monitorowanie wszystkich operacji finansowych dotyczących IP BOX nie może bowiem polegać na zaewidencjonowaniu i wyodrębnieniu ich na koniec okresu rozliczeniowego. Stworzenie w przyszłości odrębnej ewidencji tylko po to, aby wypełnić obowiązek wynikający z powołanego przepisu, nawet w sytuacji kiedy na jej podstawie możliwe będzie prawidłowe określenie podstawy opodatkowania stawką 5%, uniemożliwia zastosowanie preferencyjnej stawki opodatkowania uzyskiwanych dochodów. Ponieważ w przedstawionym stanie faktycznym nie istnieje możliwość skorzystania z preferencyjnej stawki opodatkowania uzyskiwanych dochodów, wydatek poniesiony na zakup dysku sieciowego nie może być uznany za koszt bezpośrednio związany z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej. (…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów