Koszty uzyskania przychodu w PIT za 2019 r.

Przeczytaj także: Koszty uzyskania przychodu w rocznym PIT 2018

Umowa o pracę: koszty ryczałtowe lub rzeczywiste przejazdy

Umowa o pracę, a więc łączący strony stosunek na podstawie umowy zawartej zgodnie z kodeksem pracy, to najpopularniejsza forma zatrudnienia i zarabiania. Pensja z etatu to zatem główne źródło utrzymania większości pracowników zatrudnionych u zewnętrznych pracodawców. Przychody z pracy, stanowiące na potrzeby podatku dochodowego odrębne źródło przychodów, z którego trzeba się rozliczyć z fiskusem (na ogół na zeznaniu PIT-37).

Przychody takie są opodatkowane skalą podatkową. Podstawę obliczenia podatku stanowi zaś dochód pomniejszony o przysługujące odliczenia. W rachunku podatkowym uwzględniane są zatem m.in. koszty uzyskania przychodu.

Etatowcy nie mogą jednak uwzględniać kosztów faktycznie ponoszonych w związku z zatrudnieniem. Ustawodawca przewidział dla nich dwa rozwiązania. Najpowszechniejszym są koszty w z góry określonej kwotowej zryczałtowanej wysokości.

Na koszty ryczałtowe nie wpływa w związku z tym wartość uzyskanego wynagrodzenia jak też ewentualne faktyczne wydatki, które pracownik musi ponieść aby dane wynagrodzenie uzyskać (np. wynajem dodatkowego lokum w przypadku miejsca pracy położonego w znacznej odległości od miejsca zamieszkania, koszty dojazdu samochodem). Większego znaczenia nie ma także wymiar etatu pracownika jak i liczba przepracowanych w danym miesiącu dni czy godzin.

Ich pewne zróżnicowanie wprawdzie występuje, ale uzależnione jest ono jedynie od liczby nawiązanych stosunków pracy oraz tego, czy pracownik mieszka w tej samej czy innej miejscowości, aniżeli znajduje się zakład pracy.

Miesięczne kwoty ryczałtowych kosztów są stosowane do każdego etatu (na etapie liczenia zaliczki na podatek przez płatnika - zakład pracy). W PIT rocznym jednakże suma wartości miesięcznych kosztów nie może przekroczyć limitów rocznych, o których mowa wyżej. Limitów tych nie pilnują jednakże płatnicy na etapie ustalania zaliczek na podatek – każdy z nich stosuje koszty w zryczałtowanej wysokości. Dopiero w rocznym PIT sam zainteresowany dokonuje stosownego ograniczenia. Efekt na ogół jest taki, że przy braku ulg podatkowych podatnik mający kilka etatów musi po prostu dopłacić podatek należny fiskusowi.

Warto wiedzieć
Zdaniem organów podatkowych koszty uzyskania przychodu przysługują pracownikom za miesiące przepracowane, a nie miesiące, w których wynagrodzenie jest wypłacane.

Koszty „rzeczywiste”, czyli bilety za przejazdy komunikacją publiczną

Ustawodawca przewidział możliwość uwzględnienia w rocznym PIT zamiast kosztów ryczałtowych te rzeczywiste. Niestety katalog kosztów rzeczywistych jest istotnie ograniczony, podobnie jak i sposób ich dokumentowania. Jako koszty faktyczne ustawodawca nakazuje przyjąć tutaj wyłącznie koszty dojazdu do miejsca pracy i powrotu do miejsca zamieszkania. Koszty te nie są wprawdzie limitowane, co jednak nie oznacza, że nie są one ograniczone w inny sposób.

Jeżeli roczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

W kosztach podatkowych nie można tutaj natomiast uwzględniać wydatków na paliwo wlewane do własnego samochodu, którym zainteresowany dojeżdża codziennie do pracy, wydatków na taksówkę, czy też przejazdu busami należącymi do prywatnych przewoźników i to nawet wówczas, gdy skorzystanie z tzw. „komunikacji publicznej” nie będzie możliwe. Nie można tutaj odliczyć także innych kosztów (np. wynajmu mieszkania czy podnoszenia kwalifikacji zawodowych niezbędnych w pracy, które pracownik pokrył z własnej kieszeni itd.).

Menedżer oraz członek zarządu mają ryczałtowe koszty kwotowe

Koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł (a od sierpnia 2019 r. 250 zł) miesięcznie i nie więcej niż 2 626,54 zł rocznie (jeżeli przychody takie uzyskiwane są z więcej niż jednego stosunku prawnego) należy stosować również w stosunku do niektórych przychodów zaliczanych do tzw. działalności wykonywanej osobiście. Chodzi tutaj o:

• przychody otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek
• przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych
• przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej

Inna działalność wykonywana osobiście, czyli umowa o dzieło czy zlecenie – to koszty procentowe

Zatrudnieni na umowach cywilnoprawnych czyli umowach zlecenie i o dzieło (potocznie nazywanych śmieciowymi) również mają prawo do kosztów zryczałtowanych, ale określanych procentowo od uzyskanego przychodu

Tutaj również ustawodawca dopuszcza zastosowanie kosztów rzeczywiście poniesionych (gdy są one wyższe od ryczałtowych). W odróżnieniu od etatowców nie są to tylko przejazdy. W faktycznie poniesionych wydatkach ustawodawca pozwala uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem danego zlecenia bądź dzieła (obowiązuje ogólna zasada zaliczania wydatków za koszty - tak jak dla firm), a nie tylko samych przejazdów.

Inne źródła z kosztami jak przy zleceniu

Procentowe koszty uzyskania przychodu (w wysokości 20% uzyskanego przychodu) stosuje się także do przychodów z innych źródeł, ale uzyskanych wyłącznie na podstawie umowy, do której stosuje się przepisy prawa cywilnego dotyczące umowy zlecenia lub o dzieło.

50%, czyli wysokie koszty z limitem przy prawach autorskich

Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy, z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami - koszty uzyskania przychodu stosuje się w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Nadto koszty w tej wysokości stosuje się (art. 22 ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy):

• z tytułu zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego
• z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną

Niestety 50% koszty podatkowe są ograniczone odgórnym limitem. Nie mogą one przekroczyć kwoty 85 528 zł.

Co po przekroczeniu limitu?
Zdaniem organów podatkowych, po przekroczeniu wskazanego limitu (dla 50% kosztów uzyskania przychodu) podatnik nie ma prawa do innych kosztów określonych w sposób ryczałtowy. Może wówczas stosować jedynie koszty faktycznie poniesione. W efekcie przy części honorariów opodatkowany będzie nie dochód, a uzyskany przychód.

Działalność gospodarcza – dochody rzeczywiste

Przedsiębiorcy płacący podatek od dochodu w swoich rozliczeniach uwzględniają koszty faktycznie poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ustalane na podstawie posiadanych dowodów księgowych oraz prowadzonych ksiąg, mając na uwadze z jednej strony przepisy o momencie rozpoznania kosztu, z drugiej zaś katalog wyłączeń z kosztów podatkowych. W bardzo podobny sposób koszty rozliczają rozliczający przychody z prywatnego najmu (tutaj inny jest jednak moment rozpoznania zarówno kosztów jak i przychodów podatkowych).

Oczywiście korzystający z form zryczałtowanych kosztów takich nie rozliczają w ogóle.