Kiedy karty prepaid na posiłki profilaktyczne zwolnione z PIT?

Przeczytaj także: Przejazd taksówką z biznesowego spotkania bez podatku dochodowego

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako: ustawy o PDOF), wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Niniejsze zwolnienie odwołuje się do obowiązku zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych, o których mowa w przepisach prawa pracy. Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określono w przepisach szczególnych.

Jeszcze do 8 lipca 2019 r. posiłki profilaktyczne winny były być wydawane w miejscu pracy. Jeżeli pracodawca nie miał takiej możliwości ze względu na rodzaj wykonywanej pracy bądź względy organizacyjne, powinien zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych albo przyrządzenie ich przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.

Z dniem 9 lipca 2019 r. miała miejsce nowelizacja przepisów regulujących sposoby zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych - bezpłatnych posiłków profilaktycznych. Zmiany w przepisach rozszerzyły katalog sposobów zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych o możliwość zastosowania przez pracodawców bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku (dalej jako: karty prepaid). Warto przy tym zaznaczyć, że powyższa nowelizacja w żaden sposób nie zwalnia pracodawców z zachowania nadzoru nad właściwą realizacją kart prepaid przez pracowników. Przedmiotowe posiłki profilaktyczne muszą bowiem spełniać odpowiednie normy dotyczące składu i kaloryczności.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej jako: DKIS) wskazał, że w sytuacji gdy pracodawca nie ma kontroli nad tym jakie posiłki lub produkty spożywcze są kupowane przez pracownika i czy produkty te istotnie mają służyć przygotowaniu właściwego posiłku profilaktycznego (według norm określonych w rozporządzeniu) – brak jest możliwości zastosowania zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PDOF (zob. interpretacja indywidualna z 30.09.2019 r., znak 0113-KDIPT2-3.4011.474.2019.1.RR).

Ponadto DKIS uznał, że: „(...) samo zastrzeżenie, że za kupony żywieniowe nie można kupić takich produktów jak np. artykuły przemysłowe i budowlane, alkohol, paliwo, papierosy, odzież, obuwie, itp. – nie uprawnia do zastosowania zwolnienia. Omawiane zwolnienie nie odnosi się bowiem do jakichkolwiek posiłków, artykułów spożywczych i napojów bezalkoholowych, lecz do posiłków profilaktycznych, które muszą mieć odpowiedni skład i kaloryczność – co wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, do których odwołuje się analizowany przepis art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PDOF.”

W powyższej interpretacji jednocześnie podkreślono, jak istotne dla możliwości zastosowania zwolnienia na podstawie ustawy o PDOF jest spełnienie wymagań co do składu oraz kaloryczności posiłków profilaktycznych. Jak wskazano: „(...) jedynie posiłki, które wymagania te spełniają mogą oddziaływać profilaktycznie, a tym samym służyć realizacji zakładanego celu regulacji.” Co więcej, odniesiono się również do wspomnianej wyżej nowelizacji rozporządzenia, wskazując, że dotyczy ona jedynie sposobu realizacji obowiązku przez pracodawcę: „(...) stwierdzić należy, że nowelizacja przepisu § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia nie odnosi się do przesłanek uzasadniających zapewnianie posiłków profilaktycznych, ani wymogów dotyczących wartości odżywczych i energetycznych tych posiłków, zmianie jedynie uległ sposób realizacji obowiązku zapewniania pracownikom posiłków profilaktycznych przez pracodawcę.”

Warto wskazać, iż DKIS stoi na stanowisku, zgodnie z którym karty prepaid wydawane pracownikom mogą być uznane za „inny dowód” w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PDOF, uprawniający do uzyskania na jego podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych (zob. interpretacja indywidualna z 10.10.2018 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.445.2018.1.RR oraz z 22.03.2018 r., sygn. 0113-KDIPT 2-3.4011.68.2018.1.DS).

Mając na uwadze powyższe, w przypadku gdy brak jest możliwości ustalenia, jakie posiłki nabywa pracownik - nie można mówić o zapewnieniu pracownikom wymaganych posiłków profilaktycznych.

W konsekwencji, wartość kart prepaid z uwagi na brak możliwości zastosowania zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PDOF, stanowi dla pracowników przychód ze stosunku pracy. W następstwie, w związku z przyznawanymi świadczeniami, na pracodawcy - jako płatniku, ciąży obowiązek uwzględnienia wartości kart prepaid przy poborze zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.