Biała lista podatników VAT: wyjaśniamy wątpliwości

Przeczytaj także: Rachunek rozliczeniowy firmy: podpowiadamy jak stosować przepisy

Gdzie znaleźć wykaz?

- Na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów .
- Na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) (Wykaz podatników VAT).

Co zrobić w przypadku, gdy w wykazie nie ma kontrahenta?

Może się zdarzyć, że szukanego podmiotu nie znajdziemy na liście udostępnionej przez fiskusa. Powodów takiego stanu rzeczy może być kilka. Firma może faktycznie nie istnieć, ale może też być w trakcie weryfikacji bądź może być zwolniona podmiotowo z VAT (z uwagi na obroty), w związku z czym nie miała obowiązku dokonania zgłoszenia, czy korzystać ze zwolnienia przedmiotowego. Dlatego w pierwszej kolejności należałoby tutaj zweryfikować, czy kontrahent nie jest zwolniony z VAT. Na stronie resortu finansów wskazano nadto, że negatywna weryfikacja podmiotu w wykazie podatników VAT powinna być zachowana w celach dowodowych. Należałoby też wystąpić o potwierdzenie do naczelnika urzędu skarbowego, że podmiot jest podatnikiem VAT czynnym lub zwolnionym lub przedstawić zawiadomienie o zleceniu płatności na rachunek nieujawniony w wykazie na dzień dokonywania zlecenia.

Czy korzystanie z wykazu podatników VAT jest obowiązkowe?

Nie ma takiego obowiązku. Niemniej z wykazu warto korzystać, gdyż brak stosownej weryfikacji może powodować negatywne konsekwencje:

• niedochowanie należytej staranności,
• brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów lub podważenie takiego zaliczenia (od 1 stycznia 2020 r.),
• ryzyko poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT, który wynika z tej niezweryfikowanej płatności (od 1 stycznia 2020 r.).

Dwa ostatnie będą mieć zastosowanie w przypadku niedokonania płatności za transakcję na rachunek bankowy znany fiskusowi.

Jakie będą konsekwencje podatkowe, jeżeli nabywca dokona przelewu na inny rachunek niż ujawniony w wykazie?

Od 1 stycznia 2020 r. zaczną obowiązywać przepisy nakładające na podatników nowe sankcje, które będą odnosić się do transakcji przekraczających 15.000 zł.
I tak w zakresie VAT nabywca będzie musiał liczyć się z odpowiedzialnością solidarną za zaległości podatkowe kontrahenta, jeżeli płatność w kwocie przekraczającej 15.000 zł zostanie dokonana na rachunek, który nie został ujęty w wykazie. Odpowiedzialność ta będzie obowiązywać tylko do wysokości kwoty podatku związanego z daną dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Drugą konsekwencją negatywną będzie brak prawa zaliczania takich transakcji w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Przed powyższymi będzie się można uchronić pod warunkiem, że podatnik złoży zawiadomienie o zapłacie należności na inny rachunek niż wykazany w wykazie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie 3 dni od dnia zlecenia przelewu.

Co się stanie, gdy zawiadomienie o płatności za transakcję na inny rachunek niż wskazany w wykazie, zostanie przekazany do niewłaściwego naczelnika urzędu skarbowego?

Aby zwolnić się z negatywnych konsekwencji opisanych wyżej w postaci braku rozpoznania kosztów podatkowych czy odpowiedzialności solidarnej przy zapłacie na rachunek bankowy niezgłoszony fiskusowi, w terminie 3 dni od zapłaty nabywca powinien o tym fakcie powiadomić naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.

Gdy zawiadomienie takie zostanie przekazane do innego naczelnika urzędu skarbowego, ten po prostu przekaże je do właściwego organu. W takim przypadku podatnik zachowa ochronę.

Czy konsekwencje finansowe obejmą sytuację, gdy płatność za transakcję zostanie zlecona na rachunek niewskazany w wykazie, a kontrahent zapłaci VAT?

W takim przypadku nabywca nie będzie ponosił odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta w części VAT. Niestety poniesionego wydatku nie zaliczki do kosztów uzyskania przychodów.

Co zrobić w przypadku problemów technicznych z dostępem do wykazu?

Resort finansów na swojej stronie internetowej poinformował, że „(…) W przypadku technicznych problemów związanych z dostępem do wykazu zapisz komunikat o niedostępności (np. zrób zrzut ekranu). Jednocześnie pamiętaj, że aby uchronić się przed skutkami zapłaty na rachunek, który nie występuje w wykazie, możesz skorzystać z możliwości zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego – właściwego dla wystawcy faktury – o zleceniu przelewu na rachunek, którego nie ma na wykazie. Termin na złożenie zawiadomienia to 3 dni od dnia zlecenia przelewu.(…)”

Co zrobić w sytuacji, gdy w wyniku kontroli okaże się, że dane podatnika są nieaktualne?

Dane w wykazie aktualizowane są automatycznie raz na dobę, w każdy dzień roboczy. W przypadku stwierdzenia, że dane podatnika zawarte w wykazie są nieaktualne, ten może złożyć do Szefa KAS wniosek o usunięcie lub sprostowanie tych danych (innych niż osobowych) wraz z uzasadnieniem. Szef KAS ma prawo odmówić realizacji takiego wniosku, jeśli spowodowałoby to niezgodność ze stanem rzeczywistym. Danymi takimi mogą być niezgodna ze stanem faktycznym data rejestracji podatnika VAT lub data wykreślenia.

Jak udowodnić, że weryfikacja kontrahenta została przeprowadzona lub że transakcja została dokonana na rachunek zgodny z wykazem?

W celach dowodowych dokonanej weryfikacji kontrahenta należy wygenerować plik pdf zawierający informację o sprawdzaniu wykazu w konkretnym dniu na wybrany dzień i zachować go w formie elektronicznej (np. zrobić zrzut ekranu, zapisać plik pdf) lub wydrukować.