Odliczenie VAT ze skanu faktury

Przeczytaj także: Elektroniczne archiwum dokumentacji podatkowej dopuszczalne

Zasady odliczania podatku VAT reguluje przede wszystkim art. 86 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy mogą odliczać ten podatek od nabytych towarów i usług w takim zakresie, w jakim dokonane zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca wskazuje też, kiedy konkretnie VAT można odliczyć.

I tak ogólna zasada mówi tutaj, iż prawo do odliczenia VAT przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale pod warunkiem, że podatnik już wtedy dysponował fakturą. (por. art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ustawy o VAT).

Faktura wystawiona pierwotnie w formie papierowej, a następnie zeskanowana i przesłana do nabywcy mailem – w świetle przytoczonej definicji nie jest fakturą elektroniczną. Nie oznacza to jednak, że VAT na podstawie takiego dokumentu nie można odliczyć.

Autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktury

W art. 106m ustawy o VAT ustawodawca wskazał, że podatnik jest obowiązany określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Obowiązek ten dotyczy zarówno faktur papierowych jak i elektronicznych.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 16.07.2019 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.279.2019.1.AP wyjaśnił, że „(…) pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika. (…)”

Tutaj spółka z uwagi na dużą ilość dokumentów faktury po ich otrzymaniu skanuje i przechowuje w wersji elektronicznej zgodnie z przyjętymi procedurami zachowującymi ich autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność, po czym dokumenty papierowe zamierza niszczyć. Organ podatkowy uznał, że posiadanie w takim przypadku jedynie formy elektronicznej faktur nie pozbawia jej prawa do odliczenia VAT.

Odliczenie VAT

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 03.07.2018 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.102.2018.3.PK wyjaśnił, że podatnik ma prawo do odliczenia VAT nie tylko z faktur otrzymanych w wersji papierowej, które następnie zeskanuje i przechowuje w formie elektronicznej, gdy jest w stanie zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność tych dokumentów, ale także wówczas gdy takie dokumenty elektroniczne otrzymuje (z zachowaniem wskazanych wymogów).

Jako datę otrzymania faktury należy tutaj przyjąć dzień jej wpływu na adres poczty elektronicznej (por. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 04.03.2019 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.59.2019.1.MJ).