Podróż służbowa samochodem prywatnym przedsiębiorcy w podatku VAT

Przeczytaj także: Logo firmy na samochodzie osobowym: odliczenie podatku VAT

Ogólna zasad zawarta w ustawie o VAT mówi, że podatek ten może zostać odliczony od zakupu towarów i usług w takim zakresie, w jakim zakupy te służą wykonywaniu działalności opodatkowanej VAT-em (z pewnymi wyjątkami).

W przypadku samochodów podatkowo traktowanych jako osobowe ustawodawca przewidział tutaj pewne ograniczenia (art. 86a ustawy o VAT). W regulacjach tych nie mówi się jednak, czy obejmują one tylko pojazdy samochodowe należące do podatnika i stanowiące jego środki trwałe, wzięte w najem czy leasing (a więc – uogólniając – tylko do samochodów służbowych) czy też jego samochody prywatne.

Wydaje się zatem, że można je stosować także do prywatnych samochodów osobowych przedsiębiorcy, które są używane do celów firmowych.

A o jakich ograniczeniach tutaj mowa? Otóż od wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych podatnicy mogą co do zasady odliczać 50% kwoty VAT naliczonego. Chodzi tutaj m.in. o wydatki na: zakup/najem/dzierżawę pojazdu, nabycie paliw służących do jego napęd, usługi naprawy/konserwacji czy zakup innych towarów i usług związanych z ich eksploatacją lub używaniem (patrz art. 86a ust. 2 ustawy o VAT). Do wydatków takich zalicza się także opłaty za przejazdy autostradami czy parkingi (por. broszura informacyjna Ministerstwa Finansów, pt. "Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi").

W związku z tym, jeżeli podróż służbowa przedsiębiorcy odbyta jego prywatnym samochodem osobowym jest związana z wykonywaniem czynności opodatkowanych, wydaje się że nie ma przeszkód, aby odliczył on 50% kwoty podatku VAT zawartego w nabywanych towarach i usługach związanych z jego eksploatacją w trakcie tej podróży (czyli np. od zakupionego paliwa, opłat za przejazdy płatnymi odcinkami dróg czy parkingi).
Prawo do odliczenia VAT nie przysługuje mu natomiast od wydatków związanych z prywatnymi podróżami – te bowiem nie wykazują związku z czynnościami opodatkowanymi.

Czy pełne odliczenie VAT jest możliwe?

W niektórych przypadkach możliwe jest odliczenie 100% kwoty VAT od wydatków związanych z samochodami osobowymi. Ustawodawca powyższe dopuszcza pod warunkiem, że dany samochód jest wykorzystywany tylko na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, co zostanie potwierdzone prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu oraz warunkami korzystania z niego. Nadto pojazd taki należy zgłosić też fiskusowi.

W przypadku samochodów prywatnych warunki te na ogół nie są spełnione. Samochody takie służą bowiem na ogół w pierwszej kolejności celom prywatnym ich właściciela a nie służbowym. W związku z tym pełne odliczenie VAT będzie tutaj rzadko spotykane. Na ogół przy korzystaniu z prywatnego samochodu w celach firmowych przedsiębiorcy ograniczą odliczenie VAT do 50% jego wartości wynikającej z faktur zakupowych.

Jak dokumentować?

Podstawowym dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT od dokonanych zakupów jest faktura wystawiona zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Ustawodawca nie wymaga tutaj zamieszania numeru rejestracyjnego pojazdu, którego zakup dotyczy. Numer ten warto jednak podawać aby nie było wątpliwości, dla jakiego pojazdu dokonano zakupu (podatnik w tym zakresie może samodzielnie dokonać adnotacji na fakturze).

Przejazdy autostradami mogą być dokumentowane paragonami wystawianymi na bramkach, które również uprawniają do odliczenia VAT.