Jak powinno wyglądać potwierdzenie odbioru elektronicznej faktury korygującej?

Przeczytaj także: Jak ujmować faktury korygujące in plus po stronie sprzedawcy od 1 stycznia 2021 r.?

Obniżenia takiego dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą. Uzyskanie potwierdzania późniejszym terminie uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

W niektórych sytuacjach podatnik może nie posiadać potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru/usługobiorcę. Są to jednak przypadki dość rzadkie, którym na ogół muszą towarzyszyć inne okoliczności

Forma potwierdzenia odbioru faktury korygującej

Przepisy ustawy o VAT nie udzielają żadnej wskazówki, jak powinno wyglądać takie potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Co do zasady mamy tutaj zatem pewną dowolność. I tak dla przykładu fiskus aprobuje potwierdzenie przez adresata przyjęcia przesyłki poleconej za zwrotnym poświadczeniem odbioru, czy pisemne odrębne potwierdzenie odbioru faktury. Jest nim też przesłana zwrotnie podpisana kopia faktury korygującej, fax potwierdzający jej odbiór, czy potwierdzenie przesłane drogą elektroniczną.

Czy potwierdzeniem takim jednakże jest również otrzymany przez podatnika automatyczny komunikat zwrotny (tzw. autoresponder) informujący o dotarciu do kontrahenta wiadomości w formie elektronicznej (e-mail), zawierającej fakturę korygującą (skan) oraz ewentualny brak otrzymania komunikatu zwrotnego o dostarczeniu wiadomości przy równoczesnym braku otrzymania komunikatu o błędzie w procesie dostarczania wiadomości (e-mail)?

Taki sposób potwierdzenia odbioru korekty faktury był przedmiotem rozstrzygnięć NSA w wyroku z dnia 5 lutego 2019 r., sygn. akt I FSK 230/17. Nie ma wprawdzie jeszcze pisemnego uzasadnienia wyroku, niemniej utrzymał on w mocy wyrok WSA z dnia 27.10.2016 r., syng. akt I SA/Kr 1022/16. Tutaj fiskus uznał, że żadna z opisanych wyżej okoliczności nie pozwala stwierdzić, iż nabywca otrzymał fakturę korygującą.

Co na to sąd?

WSA w Krakowie wyjaśnił, że z literalnego brzmienia art. 29a ust. 13 ustawy o VAT nie wynika obowiązek wykazania przez podatnika, aby adresat faktury korygującej zapoznał się z jej treścią. Przywołany przepis wymaga jedynie potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru (w jakiejkolwiek formie).

Mało tego, WSA podkreślił, że w zasadzie żaden z powszechnie stosowanych sposobów dostarczania faktur nie będzie potwierdzał, że odbiorca zapoznał się z treścią faktury korygującej. Przykładowo dostarczenie faktury korygującej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (tzw. żółta zwrotka) będzie świadczyło li tylko o tym, że faktura została doręczona, jednakże w żadnym razie nie można założyć, że ten sposób doręczenia jest równoznaczny z tym, iż odbiorca faktury zapoznał się z jej treścią (czego zresztą wskazany przepis, co już podkreślono powyżej, nie wymaga).

WSA w związku z tym uznał, że zaproponowany przez podatnika sposób doręczania faktury drogą elektroniczną poprzez otrzymanie wygenerowanej przez system (serwer pocztowy) informacji zwrotnej, że wiadomość e-mail z informacją o wystawieniu faktury korygującej wraz z załączonym skanem tej faktury dotarła na skrzynkę odbiorczą kontrahenta, posiada walor wiarygodnego potwierdzenia, pozwalającego na uznanie, że dotarła ona do kontrahenta w myśl przepisów ustawy o VAT.

Sąd wyjaśnił też, jak należy się zachować, gdy pomimo wysłania wiadomości drogą elektroniczną wraz z fakturą korygującą, podatnik w okresie 7 dni od dnia jej wysłania nie otrzyma zwrotnego otwierdzenia odbioru wiadomości (autorespondera), jak również nie otrzyma komunikatu o błędzie w procesie dostarczania wiadomości e-mail i przyjmie, że do skutecznego doręczenia faktury do kontrahenta doszło z upływem ww. 7-dniowego terminu (sposób ten był zaakceptowany przez kontrahentów w podpisywanej umowie). Podatnik dysponował wówczas dowodami potwierdzającymi rzeczywistą wartość transakcji znaną nabywcy (m.in. wyciągiem bankowym, z którego wynikało, że w przypadku faktur in minus kontrahentom zwracana była kwota wynikająca z wystawionej faktury korygującej)

Zdaniem sądu ten sposób postępowania świadczy o podjęciu przez nią próby doręczenia faktury oraz o tym, że próba ta była udokumentowana, a posiadana dokumentacja wskazuje, że nabywca towaru wiedział, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.