Nocleg i wyżywienie podczas spotkania w kosztach podatkowych spółki

Przeczytaj także: Spotkanie biznesowe: obiad w koszty uzyskania przychodu

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka z o.o. pełni funkcję centrum zakupowego - jej działalność polega na negocjowaniu kontraktów sprzedaży z „dużymi dostawcami”, uzyskując, dzięki zastosowaniu efektu skali, upusty handlowe i bonusy oraz odroczenie terminów płatności nieosiągalne dla poszczególnych odbiorców w drodze zakupów indywidualnych. Kupuje ona towary we własnym imieniu i na własny rachunek, które następnie odsprzedaje współpracującym hurtowniom (które lub których właściciele są wspólnikami wnioskodawcy). Negocjuje także warunki umów zawieranych przez dostawców bezpośrednio ze współpracującymi hurtowniami.

Taka organizacja działania spółki wymaga częstych spotkań przedstawili kontrahentów, których przedmiotem jest omówienie strategii działalności, planowanych działań zwiększających sprzedaż do odbiorców ostatecznych, tendencji rynkowych i działań konkurencji, jak też kwestie związane z bieżącą współpracą itp. W spotkaniach tych uczestniczą osoby fizyczne reprezentujące kontrahentów, a zarazem wspólników wnioskodawcy. Z uwagi na zakres działania spółki (cały kraj), spotkania są organizowane w różnych lokalizacjach. To z kolei wiąże się z zapewnieniem noclegu dla niektórych z osób uczestniczących w spotkaniach. Spółka zapewnia również posiłek, przekąski i napoje. Spotkania mają wyłącznie walor biznesowy i są konieczne dla uzyskania przez spółkę przychodu.

Zadano pytanie, czy wydatki związane z organizacją spotkań biznesowych, takich jak noclegi, posiłki, drobny poczęstunek, napoje, materiały biurowe, spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 1036 z póź. zm., dalej: „updop”).

Kliknij, aby powiekszyć

fot. Hetizia - Fotolia.com

Poczęstuknek podczas spotkań biznesowych

Gdy tylko dany wydatek służy uzyskiwaniu przychodów i nie został wprost wyłączony z kosztów, co do zasady może zostać zaliczony do kosztów podatkowych spółki. Tyczy się to także wydatków na spotkania z kontrahentami, którzy jednocześnie są wspólnikami spółki, o ile spotkania te mają charakter biznesowy.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 updop, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

Jak wynika z opisu sprawy, nie można mówić o jednostronnym świadczeniu na rzecz wspólnika w momencie, gdy świadczenie przekazywane jest na rzecz ogółu kontrahentów, a nie określonej jednostki. Zapewnienie posiłku na spotkaniu biznesowym nie jest jednostronnym świadczeniem na rzecz wspólnika, bowiem celem poczęstunku jest zapewnienie komfortu negocjacji. Nocleg zapewniany jest, aby dana osoba mogła zjawić się na spotkaniu, natomiast uczestnictwo w nim wiąże się z uzyskiwaniem przychodu przez Spółkę. W zamian kontrahent angażuje się w sprawy finansowe Spółki, stąd nie można mówić o jednostronności takich wydatków. Nie są to świadczenia, którymi wspólnicy mogliby dowolnie rozporządzać, ani nie korzystają z nich w czasie wolnym. Również wspólnicy nie uczestniczą w tym spotkaniu jako udziałowcy Spółki, ale jako partnerzy biznesowi. Należy zwrócić uwagę, że nie jest to zgromadzenie wspólników, poprzez które wspólnicy mogą podejmować niektóre decyzje dotyczące prowadzenia spraw Spółki, natomiast reprezentacja i prowadzenie spraw Spółki powierzone zostały Zarządowi, stąd na spotkaniu żaden ze wspólników nie podejmuje decyzji w imieniu Spółki tylko we własnym imieniu. Wskazać należy, że ww. wydatki nie będą stanowiły wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 38 updop, przede wszystkim z uwagi na fakt, że w okolicznościach niniejszej sprawy świadczenie takie nie ma charakteru jednostronnego. Należy przyjąć, iż świadczeniem jednostronnym jest świadczenie, w którym tylko jedna strona jest uprawniona.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, nie definiuje przy tym terminu „reprezentacja”, ani też nie odsyła w celu jego wyjaśnienia do innych przepisów prawa. Poszukując znaczenia tego pojęcia, należy zatem w pierwszej kolejności odnieść się do języka powszechnego, w którym „reprezentacja” oznacza:
• „grupę osób, instytucję występującą w czyimś imieniu, reprezentującą czyjeś interesy, przedstawicielstwo”;
• „reprezentowanie kogoś lub czegoś”;
• „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycja społeczną”
(por. Uniwersalny Słownik Języka Polskie pod red. St. Dubisza, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007; http://sjp.pwn.pl; Słownik języka polskiego. Tom III., pod red. M. Szymczaka, Państwowe Wydawnictwo Naukowe, Warszawa 1981 r.). Pomocną może być również etymologia tego słowa – „repraesentatio” (łac.) oznacza „wizerunek”.

Próbę zdefiniowania pojęcia terminu reprezentacja podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że ,,reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Stanowisko zaprezentowane przez Sąd zostało potwierdzone w interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów w dniu 25 listopada 2013 r. Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 updop (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. Należy wskazać, że wymienienie w przepisach podatkowych, jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację, wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 16 ust. 1 updop, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie pozostają zatem w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki na usługi rozrywkowe. (…)

W związku z powyższym, Spółka powzięła wątpliwości co do poprawności zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych wydatków związanych z organizacją spotkań biznesowych, takich jak noclegi, posiłki, drobny poczęstunek, napoje, materiały biurowe.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu sprawy należy stwierdzić, że wydatki dotyczące udziału kontrahentów Spółki w spotkaniach biznesowych (tj. noclegi, posiłki, drobny poczęstunek, napoje, materiały biurowe), nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie żadnego z przepisów art. 16 updop.

W konsekwencji należy więc stwierdzić, że wydatki te jako spełniające przesłanki wynikające art. 15 ust. 1 updop, czyli poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Przedmiotowe spotkania, jak twierdzi Wnioskodawca, nie mają charakteru oficjalnych zgromadzeń wspólników, lecz wyłącznie walor biznesowy i są konieczne dla uzyskania przez Spółkę przychodu. (…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów