Własna odzież robocza pracownika: ekwiwalent zwolniony z PIT

Przeczytaj także: Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w podatku dochodowym

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako ustawa o PDOF), przychodami ze stosunku pracy są nie tylko wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz różnego rodzaju dodatki i nagrody, ale również inne przysporzenia majątkowe, takie jak świadczenia nieodpłatne lub świadczenia częściowo odpłatne.

Wypłacane pracownikom kwoty ekwiwalentu za używanie i pranie odzieży własnej zamiast roboczej, co do zasady, stanowić będą zatem dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w powyższym przepisie.

Podkreślenia wymaga jednak, że obowiązek zapewnienia pracownikom przez pracodawcę specjalistycznej odzieży roboczej wynika z przepisów zawartych w Kodeksie pracy, w Dziale X - „Bezpieczeństwo i higiena pracy”.

Jak stanowi art. 2377 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne, bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto, pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie (art. 2379 § 2 Kodeksu pracy). Jeżeli jednak pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 2379 § 3 Kodeksu pracy).

W myśl natomiast art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Mają na uwadze powyższe regulacje należy stwierdzić, że ekwiwalent za używanie i pranie odzieży roboczej może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19.12.2018 r., znak: 0113-KDIPT2-3.4011.572.2018.ID).

Końcowo należy wskazać, że w przypadku wypłaty ekwiwalentu za pranie własnej odzieży roboczej, skorzystanie ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF nie jest uzależnione od każdorazowego dokumentowania ponoszonych przez pracownika kosztów. Ekwiwalent może bowiem stanowić kwota stała, której wysokość musi jednak uwzględniać rzeczywiście poniesione koszty (zob. wyrok SN z 19.04.2017 r., sygn. akt: II UK 198/16).