Ewidencjonowanie usług najmu/dzierżawy na kasie fiskalnej

Przeczytaj także: Prywatny najem a kasa fiskalna

1. Limit sprzedaży

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym (nie dłużej jednak jak do 31.12.2018 r. – miejmy nadzieję, że w przyszłym roku obowiązywać będzie nowe rozporządzenie z podobnymi zwolnieniami) podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł. Prawo do tego zwolnienia traci się po upływie 2 miesięcy liczonych od końca okresu, w którym limit ten został przekroczony. W przypadku podatników rozpoczynających świadczenie usług na rzecz osób fizycznych kwotę obrotu uwzględnia się w proporcji do okresu wykonywania tych czynności.

Mówiąc innymi słowy i w pewnym uproszczeniu przedsiębiorca, którego sprzedaż dla osób prywatnych nie przekracza w roku wskazanego limitu, nie ma obowiązku jej ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej (o ile obowiązek taki nie wystąpił już wcześniej).

2. Sprzedaż z fakturą

Przytoczone rozporządzenie wskazuje, że do końca grudnia 2018 r. ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży korzystają czynności wymienione w załączniku nr 1 do tego rozporządzenia.

W załączniku tym, pod pozycją 26, wymieniono natomiast wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli ich świadczenie w całości zostało udokumentowane fakturą (PKWiU 68.20.1).

Z powyższego zwolnienia mogą przy tym skorzystać zarówno ci, którzy kasy fiskalnej jeszcze nie posiadają jak i już ewidencjonujący na niej obrót dla konsumentów.

3. Zapłata za pośrednictwem poczty, banku, SKOK-u

Pozycja 26 załącznika zawiera jeszcze jedno zwolnienie. Otóż usługi najmu/dzierżawy nie muszą być ewidencjonowane na kasie fiskalnej, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Aby skorzystać z tego zwolnienia należy zadbać o to, aby najemca dokonujący przelewu dokładnie go opisał. Przytoczona regulacja mówi bowiem, że z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności ona dotyczyła.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 04.05.2017 r. nr 3063-ILPP2-2.4512.56.2017.1.MR wyjaśnił:

„(…) Odnosząc się do powyższego, wskazać należy, iż z uwagi na fakt, że świadczone przez Wnioskodawcę usługi wynajmu mieszczą się w grupowaniu PKWiU ex 68.20.1, a ich wykonanie w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę Wnioskodawca otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła, to do dnia 31 grudnia 2017 r. Wnioskodawca może korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 w związku z poz. 26 załącznika do tego rozporządzenia.

Podkreślić należy, że dokumentowanie usług najmu fakturami lub wpłatą bezgotówkową jest niezbędne dla skorzystania z prawa do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania tych usług przy zastosowaniu kasy rejestrującej, na podstawie ww. przepisów.

Zatem, świadczone przez Gminę usługi wynajmu, które w całości dokumentowane są fakturami lub za które Wnioskodawca w całości otrzymuje zapłatę na rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie będzie wynikać, jakiej konkretnie czynności wynajmu wpłata dotyczyła, po dniu centralizacji rozliczeń w podatku VAT ze swoimi jednostkami organizacyjnymi, Gmina będzie mogła korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania ich sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej na podstawie przepisu § 2 ust. 1 w powiązaniu z poz. 26 załącznika do rozporządzenia.(…)”

Najlepiej, aby wpłata taka wskazywała jakiego okresu dotyczy, jakiej nieruchomości (np. adresu) oraz kogo.