Koszty podatkowe: kiedy wykluczone transakcje gotówkowe?

Przeczytaj także: Jednorazowa wartość transakcji przy umowach na czas nieokreślony

Dnia 2 maja 2018 r. na stronie internetowej resortu rozwoju (www.biznes.gov.pl) pokazała się informacja, kiedy nie można pominąć rachunku płatniczego, aby rozpoznać koszty z tytułu dokonanego zakupu oraz jak stosować przepisy o ograniczeniu kosztów w praktyce. Artykuł zaktualizowana 12 lipca 2018 r. Poniżej prezentujemy najciekawsze tezy z niego wynikające:

Zapłata kurierowi

Na resortowej stronie znalazła się m.in. odpowiedź na pytanie, jak powinien zachować się kupujący, który przekazuje pieniądze sprzedawcy za pośrednictwem kuriera – płacąc przy odbiorze paczki. Niestety w takim przypadku, gdy wartość zawartej transakcji przekracza limit 15.000 zł, to kupujący nie może zapłacić kurierowi gotówką (aby zakup rozliczyć w kosztach), a musi skorzystać z form bezgotówkowych, np. karty płatniczej. Nie ma tutaj znaczenia, że firma kurierska przekaże pieniądze sprzedawcy na jego rachunek bankowy.

Mieszany sposób zapłaty

W artykule wyjaśniono też, że zastosowanie mieszanego sposobu zapłaty (czyli częściowo gotówką częściowo przelewem czy potrąceniem) za transakcję przekraczającą wspomniany limit pozwoli rozpoznać w kosztach tylko część poniesionego wydatku, tj. w tą, w której zapłata nastąpiła przelewem czy poprzez potrącenie.

Wpłata na rachunek bankowy, przekaz pocztowy

Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta albo wykonanie przelewu pocztowego nie jest płatnością bezgotówkową. - czytamy w wyjaśnieniu. Można się zatem spodziewać, że stosowanie takich form regulowania zobowiązań będzie piętnowane przez organy podatkowe, gdy wartość transakcji przekroczy 15.000 zł.

Jako przykład na resortowej stronie wskazano przypadek, kiedy to nabywca zapłacił przekazem pocztowym (czyli wpłatę w placówce Poczty Polskiej gotówki, którą następnie listonosz przyniesie sprzedawcy) za zakupione towary oraz przypadek, w którym to polski przedsiębiorca postanowił kupić samochód w Niemczech, a zapłaty dokonał w lokalnej placówce bankowej po odbytej jeździe próbnej na konto niemieckiego sprzedawcy. Zdaniem fiskusa postępowanie takie jest nieprawidłowe (a przez to rozliczenie powyższych transakcji w kosztach będzie kwestionowane).

Umowa na czas określony z ustalonym wynagrodzeniem minimalnym

W przypadku, gdy przy zawarciu umowy strony ustalą należne wynagrodzenie mnożąc liczbę okresów rozliczeniowych przez kwotę do zapłaty, a suma takich płatności z całej umowy przekroczy limit 15.000 zł, zapłatę za pośrednictwem rachunku płatniczego należy dokonywać już od samego początku, choćby ta jeszcze mieściła się w limicie, a jego przekroczenie nastąpi dopiero później a nawet na sam koniec umowy.

Przykład
Umowa z firmą X została zawarta na rok czasu z miesięcznym wynagrodzeniem w wysokości 1.500 zł, mimo, że limit 15.000 zł zostanie przekroczony dopiero przy płatności za 11 miesiąc, płatności bezgotówkowe należy stosować już przy zapłacie za pierwszy okres.

Umowa na czas określony bez ustalonego wynagrodzenia minimalnego

Z zawartej umowy nie zawsze musi wynikać wartość należnego wynagrodzenia. To może bowiem być określane na bieżąco. W takim przypadku obowiązek dokonywania płatności bezgotówkowych wystąpi dopiero z chwilą przekroczenia tego limitu.

Przykład
Umowa z firmą X została zawarta na rok czasu, bez wskazania w niej minimalnego wynagrodzenia. W pierwszym miesiącu wynagrodzenie wyniosło 5.000 zł, w drugim 3.000 zł, w trzecim 5.000 zł, w czwartym 1.000 zł, w piątym 4.000 zł.

Ponieważ dopiero przy płatności za piąty miesiąc jest możliwe ustalenie, że wartość transakcji przekracza limit 15.000 zł, od tej płatności wystąpi obowiązek jej regulowania bezgotówkowo.

Umowa na czas nieokreślony z ustalonym wynagrodzeniem okresowym

Do niedawna fiskus uważał, że w przypadku umów na czas nieokreślony limit jednorazowej wartości transakcji odnosi się do wynagrodzenia za poszczególne okresy rozliczeniowe, przyjęte przez strony umowy. Ostatnio jednak radykalnie zmienił zdanie.

I tak kwalifikacja sposobu płatności obecnie zależy od wysokości wynagrodzenia, okresu rozliczeniowego i okresu wypowiedzenia. W przypadku tego typu umów, gdy suma wynagrodzeń pewnych (które trzeba będzie uregulować zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit 15.000 zł, już od pierwszego okresu należy rozliczać się bezgotówkowo.

Przykład
Umowa została zawarta na czas nieokreślony, z miesięcznym wynagrodzeniem 5.000 zł oraz 4-miesięcznym okresem wynagrodzenia. W takim przypadku gdyby umowę wypowiedziano nawet w dniu jej zawarcia, do czasu jej zakończenia będą miały miejsce co najmniej 4 płatności po 5.000 zł każda, co daje sumę należności pewnych w wysokości 20.000 zł już na samym początku jej obowiązywania. Dlatego już pierwsza płatność winna zostać dokonana za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Przykład
Strony zawarły umowę na czas nieokreślony z miesięcznym wynagrodzeniem w wysokości 2.000 zł oraz dwumiesięcznym okresem wypowiedzenia liczonym od początku miesiąca następującego po tym, w którym złożono wypowiedzenie.

W takim przypadku przekroczenie limitu transakcji gotówkowych (dla wynagrodzenia pewnego) nastąpi w szóstym miesiącu współpracy. Łączny okres wynagrodzenia za 6 miesięcy współpracy wyniesie bowiem 12.000 zł. Dodatkowo okres wypowiedzenia wynosi 2 miesiące, co będzie skutkowało naliczeniem wynagrodzenia w wysokości 4.000 zł. Przy wypłacie wynagrodzenia za czerwiec będzie zatem już wiadomo, że wartość wynagrodzenia z tytułu tej umowy przekroczy 15.000 zł.

Zaprezentowane przez fiskusa zasady stosowania opisanych przepisów są bardzo niekorzystne dla podatników. Taka ich interpretacja zdaje się bowiem sprowadzać do wniosku, że mają one za główne zadanie jak największą część wydatków wyrzucać z kosztów podatkowych firm. A nie taki cel przyświecał ich wprowadzeniu, którym było przecież ograniczenie obrotu pustych faktur.

Tymczasem brak możliwości zapłacenia gotówką kurierowi za przesyłkę, dokonania przekazu pocztowego czy wpłacenia pieniędzy w banku na konto sprzedawcy oraz zmiana podejścia co do sposobu określania jednorazowej wartości transakcji w przypadku płatności odnoszących się do umów zawartych na czas nieokreślony niewątpliwie stwarza istotne bariery przedsiębiorczości, wzmacnia oraz chroni jedynie interes fiskalny państwa (a nie przedsiębiorców) i nijak nie wpisuje się w promowane przez rząd hasła ułatwiające prowadzenie biznesu w Polsce.