Dokumentacja podatkowa: cyfryzacja firm nieunikniona

Przeczytaj także: Jak prawidłowo wypełnić JPK_VAT w 2018 roku

Zdecydowana większość polskich firm prowadzi swój biznes w skali mikro. Od 1 lipca to właśnie m.in. mikroprzedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, mają obowiązek wygenerowania na żądanie fiskusa elektronicznych wersji ksiąg i dowodów podatkowych w formacie jednolitych plików kontrolnych (JPK). Mogą one dotyczyć faktur, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów, ksiąg rachunkowych, wyciągów bankowych i danych magazynowych.

Do częstszego obcowania z technologią mikrofirmy zostały zmuszone już z początkiem tego roku, po wprowadzeniu obowiązku comiesięcznego składania JPK_VAT, czyli rejestrów VAT w jednorodnym dla wszystkich schemacie i układzie, zapisywanych w formacie XML. Wygląda na to, że niemal wszyscy wywiązali się z tego obowiązku już za pierwszym razem, ponieważ według Ministerstwa Finansów, w pierwszym miesiącu JPK_VAT nie złożyło tylko 5,5% z 1,6 mln płatników VAT.

Przyzwyczajenie analogowe

Plik można było stworzyć i przesłać przy pomocy programów księgowych lub bezpłatnej aplikacji do generowania i przesyłania JPK udostępnionej przez resort. Z tej drugiej opcji skorzystało tylko 50 tys. przedsiębiorców. W 86% JPK_VAT był podpisany podpisem kwalifikowanym, tylko w 8% danymi autoryzacyjnymi, a w 6% profilem zaufanym. Ponieważ podpisem kwalifikowanym posługują się głównie duże firmy i biura rachunkowe, jego przewaga może świadczyć o tym, że to głównie księgowi wypełniają nowy obowiązek za najdrobniejszych przedsiębiorców. Według Tax Care, mimo wprowadzanej digitalizacji obiegu dokumentów księgowych spora część firm w Polsce korzysta z rozwiązań analogowych.

– Na rynku jest nadal wielu przedsiębiorców, którzy wolą pozostać analogowi, mimo że cyfrowe wykluczenie nie służy ani im, ani ich firmom – mówi Anna Moskwiak-Karaszewska, dyrektor działu IT Tax Care. Przypomina, że jeszcze pod koniec zeszłego roku zaledwie jedna trzecia faktur w Polsce była wystawiana elektronicznie.

Ponad połowa polskich firm niedojrzała cyfrowo

Pod koniec lutego br. wystartowała Chmura Faktur – pierwsza platforma do bezpłatnego wystawiania, przechowywania i przesyłania dokumentów księgowych. Po trzech miesiącach działania korzysta z niej 21 tys. przedsiębiorców, którzy wystawili za jej pośrednictwem ponad 70 tys. faktur.

– To dobry wynik. Spodziewam się, że wśród pierwszych użytkowników platformy większość stanowią tzw. early adopters, czyli gotowi na nowe technologie przedsiębiorcy – ocenia Magdalena Borowik, ekspert ds. technologii transakcyjnych i doradca fintech w Ministerstwie Cyfryzacji – Ministerstwo Finansów ustanowiło standard, jakim jest JPK. Ten standard pozwolił sektorowi komercyjnemu stworzyć model biznesowy, jakim jest platforma agregująca faktury. To godna uwagi współpraca na linii biznes-regulator. Cyfryzacja to budowa nowych fundamentów państwa, przebudowa relacji z obywatelem i biznesem oraz tworzenie nowych, cyfrowych rynków. Rolą państwa jest tworzenie infrastruktury, w tym standardów, które przekładają się na budowę nowych rynków, usług i produktów, i ta rola przypada biznesowi. Dzięki standaryzacji możliwe jest tworzenie otwartych platform, dostępnych dla wszystkich. Również tych najmniejszych – dodaje Magdalena Borowik.

Z ubiegłorocznego raportu PwC „Digital IQ. Cyfrowy wyścig firm” wynika, że jedynie 44% polskich respondentów uważa swoją firmę za dojrzałą cyfrowo, a 69% dostrzega rosnącą lukę kompetencyjną i brak odpowiednio wykwalifikowanych zespołów. Wydatki na digital nie przekraczają 5% rocznych budżetów analizowanych firm. Zdaniem autorów, badanie ujawniło znaczący spadek wiary w cyfrowe możliwości polskich firm. O podobnym zjawisku mówią też wnioski z raportu PwC i Instytutu Biznesu Rodzinnego „O biznesie rodzinnym głosem sukcesorów, opublikowanego w tym roku. Różne ścieżki, te same priorytety”. Badacze ustalili, że jedynie 7% sukcesorów rodzinnych firm uważa, że ich przedsiębiorstwa posiadają strategię biznesową dopasowaną do obecnych czasów, a 36% odczuwa frustrację w związku z tym, że ich rodzice nie w pełni rozumieją szanse i zagrożenia, jakie niosą za sobą nowe technologie.

Można przypuszczać, że skoro w ponad połowie dużych firm digital jeszcze nie króluje, to w tych mniejszych jest jeszcze gorzej. Eksperci nie mają jednak wątpliwości, że kierunek zmian jest tylko jeden. Od cyfryzacji firm nie ma odwrotu i to bez względu na ich wielkość.