Ryczałt samochodowy za jazdy lokalne w podatku dochodowym

Przeczytaj także: Ryczałt na jazdy lokalne dla pracownika w koszty firmy

Zasady zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych

Zwrot pracownikom kosztów używania samochodów osobowych do celów służbowych w jazdach lokalnych reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Rozporządzenie to wskazuje, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w tym rozporządzeniu.

Zwrot kosztów stanowi comiesięczny ryczałt obliczany jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Czas na liczby

Wyżej mowa jest o stawce za 1 km przebiegu pojazdu czy limicie kilometrów. Skąd wziąć te wartości? Również z rozporządzenia.

I tak stawka za 1 km przebiegu pojazdu uzależniona jest od rodzaju wykorzystywanego służbowo pojazdu oraz pojemności skokowej jego silnika. Ta najczęściej stosowana - dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika przekraczającej 900 cm³ - wynosi 0,8358 zł za kilometr. W przypadku samochodów o mniejszym litrażu stawka ta wynosi 0,5214 zł za kilometr, przy motocyklach 0,2302 zł za kilometr, a w przypadku motorowerów 0,1382 zł za kilometr przebiegu.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala natomiast pracodawca. Ustawodawca wprowadził jednak górne wartości takich limitów, uzależnione od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. I tak limit nie może przekroczyć:

1. 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
2. 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3. 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Jeżeli zatem pracownik pracuje w miejscowości, w której mieszka ponad 500 tys. osób i wykorzystuje do jazd lokalnych w celach służbowych swój prywatny samochód z silnikiem o pojemności ponad 900 cm³, może liczyć na maksymalny limit ryczałtu w wysokości: 700 km x 0,8358 zł/km = 585,06 zł.

W ostatnim z przypadków miesięczny ryczałt może wynieść zatem nawet: 3 000 km x 0,8358 zł/km = 2 507,40 zł.

Nieobecność w pracy

Ustalony limit ryczałtu niekiedy ulega obniżeniu. Jego wartość zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Przykład
Załóżmy, że pracownik wykorzystuje samochód w celach służbowych w służbach ratowniczych. Pojemność skokowa silnika samochodu wynosi 1 600 cm³ a limit kilometrów został ustalony w wysokości 3 000.
Jego miesięczny ryczałt wynosi zatem: 3 000 km x 0,8358 zł/km = 2 507,40 zł.

W maju 2018 r. pracownik ten miał urlop w wysokości 8 dni roboczych. Ryczałt ten należy zatem pomniejszyć o kwotę: 2 507,40 zł x 8/22 = 911,78 zł

Jego majowy ryczałt w związku z tym wyniesie: 1 595,62 zł.

Kiedy podatek i w jakiej wysokości?

Ryczałt za jazdy lokalne stanowi dla pracownika przychód z pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - jako inne świadczenie otrzymane od pracodawcy. Oznacza to, że ryczałt taki co do zasady jest opodatkowany.

Niemniej w świetle art. 21 ust. 1 pkt 23b tejże ustawy, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

W pozostałych przypadkach trzeba liczyć się z zapłatą podatku w takiej samej wysokości, jak od wynagrodzenia za pracę. Pracodawca jest tutaj obowiązany - jako płatnik - pobrać zaliczkę na podatek.