Szczególne przypadki i terminy odliczenia podatku VAT

Przeczytaj także: Transakcja z podmiotem nieaktywnym a odliczenie VAT

Ważna data otrzymania faktury

Pierwszy - niezwykle ważny aspekt, który należy brać pod uwagę przy odliczaniu podatku z faktury zakupu, to data jej fizycznego otrzymania. Przepisy ustawy o VAT wprost bowiem wskazują, że odliczenie takie może nastąpić nie wcześniej, niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik wszedł w posiadanie takiego dokumentu.

Jeżeli zatem dla przykładu faktura dotyczy miesiąca stycznia, ale podatnik otrzymał ją dopiero na początku lutego, najwcześniej VAT odliczy z niej w deklaracji za luty (przy rozliczeniu miesięcznym).
Będzie tak nawet wówczas, gdy sam zakup towaru jak i jego otrzymanie miało miejsce już w styczniu.

Ważna data powstania obowiązku podatkowego

Drugą istotną przesłanką jest powstanie obowiązku podatkowego z tytułu dokonanej dostawy towaru czy wykonania usługi przez sprzedawcę. Ustawa o VAT mówi bowiem, że nabywca nie może odliczyć VAT wcześniej, aniżeli sprzedawca powinien go wykazać (rozliczyć VAT należny). Ustawodawca wskazuje zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Dlatego też nabywca nie może skupić się tutaj wyłącznie na przepisach regulujących prawo do odliczenia podatku VAT, ale także na tych, które określają moment powstania obowiązku podatkowego - musi bowiem wiedzieć, czy wystąpił on już w stosunku do posiadanych faktur zakupu. A ten nie zawsze pokrywa się z datą wystawienia faktury. Ustawodawca dopuszcza wręcz sytuacje, w których faktura może zostać wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego a nawet w innym (wcześniejszym) miesiącu.

Data powstania obowiązku podatkowego a data wystawienia faktury
Obowiązek podatkowy w VAT powstaje co do zasady z chwilą zakończenia dostawy towaru bądź wykonania usługi. Faktury dokumentujące takie czynności mogą natomiast być wystawione na ogół nawet na 30 dni przed powstaniem obowiązku podatkowego i do 15 dnia miesiąca następującego po powstaniu takiego obowiązku podatkowego.

W przypadku wpłaty zaliczki obowiązek podatkowy co do zasady powstaje w dacie otrzymania zapłaty, a fakturę należy wystawić do 15-tego dnia następnego miesiąca (i nawet na 30 dni przed otrzymaniem zaliczki). Jednakże i tutaj przewidziano wyłączenia.

Nawet już posiadając fakturę należy zatem na ogół zwrócić uwagę, czy data wykonania usługi, dostawy towaru bądź otrzymania zaliczki ma miejsce w tym samym miesiącu (bądź wystąpiła już wcześniej). Jeżeli bowiem obowiązek podatkowy wystąpi dopiero w przyszłości, to z odliczeniem VATu należy się wstrzymać do tego momentu.

Wyjątki od reguły

Nie zawsze wykonanie usługi, otrzymanie zapłaty czy dostawa towaru skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego. I tutaj bowiem przewidziano szereg wyjątków, przy czym poniżej przedstawimy jedynie te najczęściej występujące.

1. Faktury za media, usługi budowlane itp.
Usługi budowlane lub budowlano montażowe, dostawa książek drukowanych czy samo drukowanie książek, szeroko rozumiane media, najem, dzierżawa, leasing, ochrona osób, stała obsługa prawna i biurowa - to czynności, w których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (o ile ta zostanie wystawiona terminowo). Jeżeli zatem sprzedawca fakturę na powyższe wystawi - automatycznie powstanie z tego tytułu obowiązek podatkowy - nawet jeżeli zastrzeże, że termin płatności czy samo wykonanie czynności nastąpi w późniejszym okresie. Dysponując taką fakturą zatem nabywca ma prawo do odliczenia VAT. Ma bowiem pewność, że obowiązek podatkowy już wystąpił.

Do wspomnianych czynności należy stosować opisaną wyżej zasadę odnoszącą się do powstania obowiązku podatkowego od otrzymanej zaliczki (z wyjątkiem mediów, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony czy stałej obsługi prawnej, gdzie fakt wcześniejszego przyjęcia zaliczki - jeżeli nie będzie jej towarzyszyć wystawienie faktury, nie wpływa na powstanie tego obowiązku).

2. Faktury z obowiązkiem samonaliczenia VAT
Odwrotne obciążenie to sposób rozliczeń, w którym na nabywcy a nie sprzedawcy ciąży obowiązek rozliczenia podatku należnego. Mechanizm ten stosuje się przede wszystkim w transakcjach zagranicznych, których to miejscem opodatkowania jest terytorium RP. Objętych jest nim jednakże również szereg transakcji krajowych, jak chociażby usługi budowlane, handel złomem, niektórą elektroniką itp.

Kiedy nabywca powinien rozpoznać obowiązek podatkowy od takich zakupów? Ustawodawca nie przewidział tutaj odrębnych regulacji. Należy zatem stosować te same przepisy, co w przypadku „zwykłych” (a więc opodatkowanych po stronie sprzedawcy) transakcji.
Ma to niezwykle ważne znaczenie podczas odliczenia podatku z odwróconym VAT. Prawo do odliczenia powstaje tutaj bowiem pod warunkiem, że podatnik (nabywca) uwzględni kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za właściwy okres, nie później niż w terminie 3 miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy.

Jeżeli zatem dla przykładu zakup złomu rozliczany w ramach odwrotnego obciążenia, miał miejsce w styczniu, to w tym miesiącu nabywca musi wykazać z tego tytułu VAT należny. Nie ma tutaj znaczenia to, że faktura od sprzedawcy zostanie wystawiona np. w lutym bądź dopiero w tym miesiącu dotrze do kupującego. Jednocześnie podatek należny przekształca się w podatek naliczony już w miesiącu styczniu. Gdyby jednak podatnik spóźnił się z rozliczeniem i przekroczył wyżej wskazany termin 3 miesięcy, VAT należny będzie on musiał rozliczyć w styczniu, zaś VAT naliczony będzie uprawniony odliczyć w deklaracji za okres, którego termin rozliczenia jeszcze nie upłynął.

Odliczenie VAT z duplikatu faktury

Duplikat faktury nie dokumentuje nowej czynności, a jedynie potwierdza dane zawarte na dokumencie pierwotnym. Jest on wystawiany przez sprzedawcę na wniosek nabywcy w przypadku, gdy oryginał faktury ulegnie zniszczeniu czy zaginie. Duplika faktury ma moc prawną równą fakturze pierwotnej, stanowiąc na równi z tą fakturą podstawę do odliczenia podatku VAT.

Aby jednak ustalić, w jakim terminie podatnik może odliczyć VAT naliczony w związku z otrzymaniem duplikatu, istotne jest to, kiedy dokument pierwotny zaginął bądź uległ zniszczeniu.

I tak jeżeli oryginał faktury został zniszczony bądź zaginął przed jego dostarczeniem do podatnika, a w związku z tym nabywca nie dokonał jeszcze odliczenia zawartego na nim VAT, duplikat uprawni do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym go otrzymano (lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych). Gdyby natomiast nabywca fakturę otrzymał i VAT z niej odliczył, po czym uległaby ona zniszczeniu (zagubieniu), wystawiony duplikat nie daje ponownego prawa do odliczenia. Potwierdza jedynie prawidłowość wcześniejszego rozliczenia podatku naliczonego. W takim przypadku zatem terminy odliczenia VAT są liczone dla dokumentu pierwotnego a nie duplikatu.