Zasady prowadzenia PKPiR w 2018 r.

Przeczytaj także: Zmiany w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Metody ujmowania kosztów

Zasady prowadzenia księgi podatkowej określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728). Dla pełni obrazu, w celu prawidłowego odzwierciedlania kosztów, trzeba jednakże znać przepisy również ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ta dopuszcza dwie metody ewidencjonowania kosztów podatkowych, dopuszczalne dla podatników. Są to:

• metoda uproszczona, która polega na potrącaniu kosztu w dacie jego poniesienia, tj. dacie wystawienia dowodu będącego podstawą ujęcia kosztu w księdze,
• metoda memoriałowa, która przejmuje rozwiązania przewidziane dla ksiąg rachunkowych; koszty bezpośrednio związane z przychodami są tutaj potrącalne co do zasady w roku podatkowym osiągnięcia przychodów odpowiadających tym kosztom, zaś koszty pośrednio związane z przychodami są potrącane w dacie ich poniesienia (a więc ujęcia kosztu w księdze), chyba że dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku - wówczas to koszty te rozlicza się proporcjonalnie do długości okresu (roku), którego dotyczą.

To podatnik decyduje, którą metodę ewidencjonowania kosztów będzie stosował. Musi jednakże korzystać z niej przez cały rok. Nadto w przypadku metody memoriałowej podatnik musi w każdym roku jej stosowania prowadzić księgi w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów podatkowych odnoszących się tylko do danego roku podatkowego.

Dokonywanie zapisów w księdze przychodów i rozchodów

Przychody ze sprzedaży (wyrobów, towarów i usług) winny być zapisywane w księdze jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. W określonych przypadkach od zasady tej można odstąpić i dokonywać zapisów przychodów na koniec miesiąca. Jest tak m.in. w przypadku prowadzenia odrębnej ewidencji sprzedaży czy jej ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

Również koszty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (prowadzonej we własnym zakresie) winny co do zasady być ujmowane na bieżąco, czyli każdego dnia.

Prowadzenie księgi raz w miesiącu

Prowadzenie księgi na bieżąco nie zawsze jest konieczne. Otóż w przypadku powierzenia prowadzenia ksiąg biuru rachunkowemu (czy przez podatników prowadzących przedsiębiorstwa wielozakładowe), zapisów w księdze można dokonywać w porządku chronologicznym, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Eletroniczna księga podatkowa w 2018 r.

Nie ma przeszkód, aby podatkowa księga przychodów i rozchodów przyjęła formę elektroniczną. To, czy księga ta będzie prowadzona papierowo czy przy użyciu programu komputerowego, zależy od podatnika.

Elektroniczna księga z JPK

Podatnicy prowadzący księgi przy pomocy programów komputerowych muszą też liczyć się z nowym obowiązkiem raportowania do fiskusa. Otóż zgodnie z art. 193a Ordynacji podatkowej, w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych organ podatkowy może żądać od podatnika przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej JPK.