Ewidencja VAT na potrzeby JPK_VAT w 2018 r.

Przeczytaj także: Faktura VAT nie do każdego paragonu z kasy fiskalnej

Ujmowanie sprzedaży w rejestrze VAT na rzecz podmiotów gospodarczych

Z początkiem stycznia 2017 r. ustawodawca dokonał zmian w zakresie informacji, jakie winny znaleźć się w ewidencji VAT. Otóż należy w niej ujmować wszystkie faktury dokumentujące transakcje zawierane z podmiotami gospodarczymi prowadzącymi działalność zarówno w kraju jak i za granicą. Obowiązek ten obejmuje również te faktury, które zostały już ujęte na kasie fiskalnej i potwierdzone paragonami. Podatnik może bowiem na tym urządzeniu ewidencjonować również sprzedaż dla firm, chociaż nie ma takiego obowiązku (przepisy nie wyłączają takiego uprawnienia).

Niestety powyższa sprzedaż, mimo jej zaewidencjonowania na kasie fiskalnej, nie może obecnie trafiać do rejestru VAT jedną - zbiorczą pozycją na podstawie raportu okresowego z kasy. Każda faktura wystawiona dla innego podmiotu gospodarczego musi zostać ujęta w rejestrze VAT osobno. Jedynie wówczas bowiem jest spełniony warunek mówiący, że ewidencja ma zawierać numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Sprzedaż dla osób prywatnych

Zgoła inaczej jest w przypadku sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej, czyli tzw. osób prywatnych. Ta bowiem co do zasady musi być ujmowana na kasie fiskalnej. Oczywiście ona także jest wykazywana w ewidencji VAT, a ostatecznie trafia do JPK_VAT (który jest cyfrowym odzwierciedleniem danych zawartych w ewidencji). Tutaj jednak ujęciu podlega nie każdy paragon z osobna, a zbiorczy raport z kasy fiskalnej.

Wątpliwości mogą jednak powstać w przypadku, gdy sprzedaż paragonowa - dla osób prywatnych, dodatkowo zostanie potwierdzona także poprzez wystawienie faktury VAT. Czy również i taką fakturę należy odrębnie nanieść do rejestru sprzedaży?

W związku z tym faktur wystawionych dla osób prywatnych nie trzeba ujmować w rejestrze sprzedaży VAT. Czy można? Wydaje się że nie jest to zabronione, aczkolwiek praktyka organów podatkowych może być zgoła inna. Te bowiem mogą dążyć do uzyskania odpowiedniej czystości zapisów w JPK_VAT czyli stanu, w którym to znajdą się w nim jedynie faktury wystawione na rzecz innych podmiotów prowadzących a nie osób prywatnych.

Raport fiskalny a nazwa nabywcy

Jak zostało to już wyżej wyjaśnione, paragony fiskalne winny być ujmowane w strukturze JPK_VAT zbiorczo, na podstawie okresowych raportów fiskalnych. Co jednak z danymi nabywcy w takim przypadku?

W części 3 odpowiedzi na pytania dotyczące JPK_VAT resort finansów wyjaśnił;
Co do zasady JPK_VAT w odniesieniu do sprzedaży wymaga ewidencjonowania dowodu sprzedaży, jakim jest faktura lub w przypadku obrotu paragonowego dowody zbiorcze. Zgodnie z art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości zbiorcze dowody księgowe służą do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych (np. faktur, rachunków, dokumentów KP), które to muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Data sprzedaży jest polem opcjonalnym, zatem nie musi być wypełniona jeżeli nie różni się od daty wystawienia. W przypadku wystawienia dowodu zbiorczego, zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, w JPK Spółka poda numer dowodu zbiorczego i nie wypełni pól „NazwaNabywcy” i „AdresNabywcy”

W przypadku ujmowania raportu z kasy fiskalnej zatem wskazane wyżej dane zostaną pominięte. Nadto warto też dodać, że podatnik rejestrujący sprzedaż na kilku kasach fiskalnych może ujmować w JPK_VAT odrębnie raporty okresowe z poszczególnych kas bądź dokonać jednego zbiorczego zapisu.

Jeden plik JPK_VAT

Na potrzeby własne przedsiębiorcy mogą (i często z tego korzystają) tworzyć kilka rejestrów VAT (np. klika rejestrów sprzedaży bądź zakupów z podziałem na poszczególne oddziały). Tak też - a więc w częściach - rejestry te mogły być na początku przesyłane w ramach JPK_VAT. Niestety obecnie (a mówiąc dokładniej - od początku 2017 r.) w związku z automatyzacją weryfikacji przekazywanych danych, informacja o prowadzonej ewidencji JPK_VAT powinna być przygotowana i przesłana w jednym pliku.

Deklaracja kwartalna nie uprawnia do wysyłania zerowych JPK-VAT

Kolejna trudność spotyka podatników korzystających z kwartalnego rozliczenia VAT. Zanim bowiem objął ich obowiązek wysyłania JPK_VAT, mogli oni sporządzać rejestry VAT raz na kwartał. Po objęciu ich obowiązkiem raportowania w postaci JPK powstało zatem pytanie, czy za dwa pierwsze miesiące kwartału JPK_VAT może być zerowy?

Resort finansów uznał że nie - JPK_VAT – uwzględniający zapisy z ewidencji VAT z danego miesiąca – należy przesyłać co miesiąc, do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.