Czynsz najmu mieszkania jest kosztem podatkowym firmy

Przeczytaj także: Wynajęcie mieszkania w kosztach uzyskania przychodu firmy

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca http://www.podatki.egospodarka.pl/144064,Skladka-ZUS-gdy-otwarcie-firmy-w-trakcie-miesiaca,1,69,1.html otworzył firmę> z początkiem listopada 2017 r. Na potrzeby podatku dochodowego wybrał opodatkowanie podatkiem liniowym i zaprowadził podatkową księgę przychodów i rozchodów. Siedziba firmy znajduje się w miejscu zamieszkania i zameldowania wnioskodawcy, które jest jednocześnie głównym miejscem wykonywania działalności.

Dnia 19 października 2017 r. (czyli jeszcze przed formalnym otwarciem firmy ale już po nadaniu NIP i REGON) wnioskodawca podpisał z firmą X umową o współpracy partnerskiej (na czas określony od 2 listopada 2017 r. do 2 listopada 2018 r.), w ramach której będzie świadczył usługi na rzecz klienta docelowego tej firmy.

Z umowy wynika, że miejscem świadczenia usług przez wnioskodawcę jest siedziba klienta docelowego, czego wymaga realizacja założonego projektu w ramach utworzonego zespołu programistycznego.

Ponieważ miejsce zamieszkania wnioskodawcy oraz miejsce wykonywania usług są oddalone od siebie o około 300 kilometrów, nie jest możliwe, racjonalne ani ekonomiczne dojeżdżanie do klienta każdego dnia. Również wynajem hotelu jest rozwiązaniem drogim. Dlatego wnioskodawca postanowił podpisać umowę najmu mieszkania w miejscowości siedziby klienta na czas trwania umowy. Zainteresowany zadał pytanie, czy wydatki związane z tym mieszkaniem, a więc czynsz najmu oraz opłaty z nim związane, może zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 2032), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:
• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.

Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Podkreślenia wymaga, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.(...)

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, iż do wydatków na wynajem mieszkania dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej znajdują zastosowanie postanowienia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro zatem wydatki z tego tytułu spełniają kryterium celowości, o którym mowa w tym przepisie to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Należy jednak zwrócić uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Zaznaczyć bowiem należy, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela przedmiotowego mieszkania, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez niego wydatków z tytułu wynajmu tego mieszkania.

Niezbędnym jest bowiem posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której Wnioskodawca wynajął mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Reasumując stwierdzić należy, że jeżeli poniesione wydatki będą spełniać wszystkie wymienione powyżej warunki, to będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Przy tym, obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów) obciąża Wnioskodawcę.(...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów