Oddelegowanie a podróż służbowa w podatku dochodowym

Przeczytaj także: Podróż służbowa i oddelegowanie pracownika w podatku dochodowym

Z podróżą służbową mamy do czynienia, gdy pracownik wykonuje zadanie na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy. Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie.

W przypadku kierowców, stałe wyjazdy stanowią integralny element wykonywania przez nich pracy, zatem de facto nie odbywają oni podroży służbowych. Dotyczy to takich zawodów jak kierowcy zawodowi czy przedstawiciele handlowi. Bo przecież profesja kierowcy niejako z góry zakłada przebywanie poza siedzibą firmy. Z kolei praca handlowców polega na świadczeniu usług dla kontrahentów pracodawcy lub na utrzymywaniu kontaktów z kontrahentami i pozyskiwaniu nowych klientów.

Nie popełnić błędu

Wypłacanie diet oraz innych należności z tytułu odbywania podróży służbowych jest korzystne podatkowo – są one bowiem zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym oraz nie stanowią podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne . Podstawowy warunek stanowi odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Dlatego tak istotne jest, aby wiedzieć, kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową, a kiedy z oddelegowaniem pracownika. Błędne zidentyfikowanie oddelegowania jako podróży służbowej powoduje ryzyko powstania zaległości w zapłacie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od części należności wypłaconej za podróż służbową. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku składek na ubezpieczenie społeczne.

Należy również zwrócić uwagę, że wysokość zwolnienia dla świadczeń z tytułu podróży służbowej jest limitowana . Nadwyżka diety wypłaconej pracownikowi ponad wskazany limit podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Wyżywienie zamiast diety

Pracodawca może dowolnie podnieść wysokość diet wypłacanych pracownikom. Nie budzi wątpliwości, że cała kwota diety wypłaconej pracownikowi – w tym ponad limit określony w przepisach - będzie dla firmy kosztem uzyskania przychodu. Jednak kwota nadwyżki ponad obowiązujący limit stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. W konsekwencji, na przedsiębiorcy ciąży z tego tytułu obowiązek płatnika. Będzie on zobowiązany obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy. Zatem wypłata diety ponad ustalony limit nie daje firmie korzyści podatkowych, gdyż zasady jej opodatkowania nie różnią się od zasad opodatkowania wynagrodzenia.

Moim zdaniem inaczej powinniśmy podejść do sytuacji, gdy zamiast wypłaty diety pracodawca zapewnia pracownikowi całodzienne wyżywienie – nawet ponad obowiązujące limity. Gdy delegowany udokumentuje je fakturami wystawionymi na przedsiębiorcę (nawet, jeśli przekroczy wysokość diety), nie może zostać to potraktowane jako przychód zatrudnionego . Takie rozwiązanie może być więc bardziej korzystne z podatkowego punktu widzenia.

Podstawa prawna: art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2017 r.
poz. 962).

Tomasz Strzałkowski, doradca podatkowy w Kancelarii Chałas i Wspólnicy