Wydatki a koszty spółki: ważne skąd pochodzą pieniądze na zakup

Przeczytaj także: Zakupy w Black Friday a koszty firmowe

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka kupiła samochody w USA. Z uwagi na brak konta w kantorze internetowym, w transakcji pośredniczyła firma X - pośrednik. Prezes spółki przekazał pośrednikowi w gotówce swoje prywatne pieniądze na ten zakup, a ten następnie już przelewem zapłacił za zakupione samochody sprzedawcy. Na fakturach, którymi dysponuje wnioskodawca, sprzedawcą jest fina zagraniczna, odbiorcą spółka (wnioskodawca), zaś płatnikiem pośrednik. Faktury zostały wystawione 3, każda na jeden samochód. Wartość jednego z aut nie przekracza 15.000 zł, a dwóch pozostałych tak.

Zakup samochodów nie nastąpił na podstawie umowy, sprzedawca i spółka nie byli związani żadną umową.

Spółka zadała pytanie, czy zakup ten może zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1888 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
W myśl tego przepisu, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. everythingpossible - Fotolia.com

Przy rozliczaniu kosztów ważne jest kto płaci za zakupy

Dla fiskusa nie jest ważna tylko faktura zakupu czy inny dokument potwierdzający ten wydatek, ale także to, skąd pochodziły pieniądze. Jeżeli zatem zakup sfinansował prezes spółki ze swoich pieniędzy prywatnych, ta nie rozpozna kosztów podatkowych z tego tytułu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby zatem wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów należy oceniać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów – w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości.

Należy jednak mieć na uwadze zamknięty katalog wydatków zawarty w art. 16 ust. 1 updop, które nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, pomimo, że pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością i zostały przez niego poniesione w celu uzyskania przychodu.

Ustawą z dnia 13 kwietnia 2016 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2016 r., poz. 780) znowelizowano ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych poprzez dodanie art. 15d ust. 1, zgodnie z którym podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1829 ze zm.) została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r., stanowi, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów updop, jeżeli podatnicy dokonali transakcji z naruszeniem przepisu art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, to do kosztów uzyskania przychodów nie mogą zaliczyć kosztu w tej części, w jakiej płatność została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

W przypadku, gdy jednak zaliczyli do kosztów uzyskania przychodów wartość takiej transakcji lub jej część, zobowiązani są w miesiącu, w którym została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego do:
• zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów albo
• w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększenia przychodów.

Zestawienie tych dwóch przepisów prowadzi zatem do wniosku, że w przypadku każdej transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł istnieje obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, przy czym naruszenie tego obowiązku, a więc dokonanie płatności w całości lub w części z pominięciem takiego rachunku oznacza brak możliwości zaliczenia kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca tej transakcji została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego. Przepisy nie wyłączają zatem z kosztów jedynie nadwyżki płatności ponad wartość 15.000 zł, lecz każdą płatność (bez względu na jej wartość – kwotę) dokonaną z pominięciem rachunku bankowego, jeżeli jest dokonywana w ramach transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł.(...)

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy zauważyć należy, że jedną z przesłanek zaliczenia określonego wydatku do kosztów podatkowych jest poniesienie go przez podatnika – musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych tego konkretnego podmiotu. W sytuacji zatem, gdy podatnik nie poniesie kosztu, ponieważ środki finansowe wypłacane są przez inny podmiot, określonego wydatku nie będzie można zaliczyć do kosztów podatkowych – nie można bowiem stwierdzić, że został on definitywnie poniesiony z majątku podatnika.

Odnosząc się do powyższego stwierdzić należy, że skoro, jak jednoznacznie wynika z wniosku, Pośrednikowi zostały przekazane prywatne środki Prezesa Zarządu Spółki (co jednoznacznie wskazuje, że wydatek nie został pokryty z zasobów majątkowych Wnioskodawcy), to ww. wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów podatkowych Spółki. (...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów