Zakup towarów za gotówkę w kosztach firmy: brak umowy handlowej

Przeczytaj także: Transakcje gotówkowe: Umowy ramowe a koszty uzyskania przychodu

Przepisy zostały przy tym tak skonstruowane, aby nie dało się ich zbyt łatwo ominąć. I tak należy je stosować za każdym razem, gdy po obu stronach transakcji mamy przedsiębiorców (zatem zakupy od rolników czy osób prywatnych nie są objęte nowymi regulacjami). Limitu nie da się przy tym obejść poprzez rozbicie należności na kilka wpłat (poniżej 15 000 zł) czy nawet kilka faktur. Ustawodawca mówi tutaj bowiem o jego odnoszeniu do transakcji a nie pojedynczej wpłaty.

Art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej mówi natomiast, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Przepisy mówią tutaj zatem o odnoszeniu limitu 15 000 zł do jednorazowej wartości transakcji. Organy podatkowe natomiast jako transakcję z reguły nakazują traktować zawartą umowę. Umowa jednak umowie nierówna. Może ona bowiem określać dokładnie ilość czy wartość zamawianego towaru bądź usług, może to też być tzw. umowa ramowa, wskazująca jedynie na chęć współpracy bez bliższych zobowiązań co do ilości czy wartości towarów i usług. Wreszcie przedsiębiorca może od jednej firmy kupować towar bez często, ale bez zawierania jakiejkolwiek umowy. Jak w takich sytuacjach się zachować?

Lepsza umowa to brak umowy?

W pierwszym z opisanych przypadków, czyli gdy dokładnie wiemy jaka jest wartość umowy, fiskus nakazuje sumować do limitu transakcji wszystkie dostawy dokonane w jej ramach. Jeżeli zatem dla przykładu umówiliśmy się na zakup partii towaru w okresie kilku miesięcy i wartości kilkudziesięciu czy kilkuset tysięcy zł, ale z tygodniowymi dostawami (i płatnościami) na kilka tysięcy złotych, to już faktura dokumentująca pierwszą taką dostawę będzie musiała być zapłacona za pośrednictwem rachunku płatniczego. Liczy się tutaj bowiem wartość całego zamówienia, a nie pojedynczej faktury wystawionej w jego ramach.

W ten sposób organy podatkowe nakazują rozliczać także umowy leasingu - nie pojedyncza faktura a wartość całej umowy jest tutaj brana pod uwagę przy określaniu, czy zapłata musi nastąpić za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Jeżeli natomiast wiąże nas jedynie umowa ramowa, nie określająca często ilości, wartości a nawet rodzaju nabywanego asortymentu, organy podatkowe uznają, że każde zamówienie należy rozpatrywać osobno. Jeżeli jego wartość nie przekracza 15 000 zł brutto, zapłata może nastąpić gotówką, zaś wartość zakupu trafi do podatkowych kosztów uzyskania przychodu.

Podobnie organy podatkowe uznają w przypadku umów bezterminowych przykładowo najmu czy innych usług (księgowych, prawnych), których ostateczna wartość nie jest znana. Wówczas to limit 15 000 zł należy odnosić do okresu rozliczeniowego przyjętego przez strony umowy.

Jak natomiast zachować się w sytuacji, gdy kupujący ze sprzedawcą nie zawarli żadnej umowy?
W takim przypadku także dochodzi do zawarcia umowy, przy czym każdy zakup to nowa umowa/transakcja. W efekcie jeżeli jednorazowa wartość takiej transakcji nie przekroczy 15 000 zł, może być uregulowana gotówką i nie pozbawi nabywcy kosztów podatkowych.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12.06.2017 r. nr 0111-KDIB2-1.4010.7.2017.2.AT wyjaśnił, że jeżeli podatnik nie zawarł z kontrahentem umowy, to każdy dokonywany zakup należy traktować jako odrębną umowę. W związku z powyższym wartość poszczególnych zakupów nie podlega sumowaniu, a w konsekwencji jednorazową wartość transakcji stanowi wartość wynikająca odrębnie z każdego składanego odrębnie zamówienia czy też dokonywanego odrębnie zakupu.