eGospodarka.pl › Podatki › Aktualności podatkowe › Podróż służbowa samochodem pracownika: kilometrówka to nie tylko paliwo

Podróż służbowa samochodem pracownika: kilometrówka to nie tylko paliwo

2017-07-24 13:51

Prywatnym samochodem w podróż służbową © insanet_fotolia - Fotolia.com

Pracownicy odbywający podróże służbowe, nierzadko korzystają z prywatnych samochodów, ponosząc przy tym koszty wynikające z opłat za przejazdy drogami płatnymi oraz opłat parkingowych. Zwrot tych kosztów będzie stanowił dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów, jednak tylko do wysokości kwoty tzw. kilometrówki.

Przeczytaj także: Podróż służbowa samochodem pracownika: opłata za autostradę

Oceniając czy zwrot poniesionych przez pracownika wydatków, dotyczących podróży służbowej, stanowi dla pracodawcy koszt podatkowy, należy mieć na uwadze art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako ustawa o PDOP). Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w tym przepisie podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródeł, z wyjątkiem kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP).

Istotą podróży służbowych jest wykonywanie przez pracownika czynności związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Można zatem uznać, że co do zasady wydatki ponoszone na ten cel mają związek z osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem albo zachowaniem ich źródeł.

Niemniej jednak, dla oceny dopuszczalności kwalifikacji powyższych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, należy zwrócić szczególną uwagę na treść art. 16. ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o PDOP.

Na gruncie przywołanej regulacji, za koszt uzyskania przychodów nie uważa się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe), w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. insanet_fotolia - Fotolia.com

Prywatnym samochodem w podróż służbową

Pracodawca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na autostrady czy parkingi ponoszone podczas podróży służbowych pracowników ich samochodami prywatnymi. Wydatki te nie mogą jednak przekroczyć limitu kilometrówki. Konieczna jest też ewidencja przebiegu pojazdu.

Obecnie uznaje się, że do wydatków stanowiących koszt używania samochodu można zakwalifikować wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne i koszty używania pojazdu, w tym między innymi wydatki na opłaty za autostrady bądź parkingi.

Powyższe oznacza, że wydatki na opłaty za przejazd płatną autostradą, innymi płatnymi drogami, koszty poniesione w związku z postojem w strefie płatnego parkowania oraz opłaty parkingowe jakie pracodawca zwraca swoim pracownikom będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Stanowisko to wyrażone zostało m.in. w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27.1.2017 r. (znak 1462-IPPB6.4510.609.2016.1.AG) oraz z 25.4.2016 r. (znak IPPB6/4510-53/16-4/AG), a także interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29.6.2017 r. (znak 0111-KDIB2-1.4010.88.2017.1.ZK).

Co więcej, aby wskazane wydatki mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów podatnik zobowiązany jest posiadać ewidencję przebiegu pojazdu w sposób spełniający wymagania określone w ustawie o PDOP.

Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP, przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Przeczytaj także: