Wydatki na samochód używany w firmie należy księgować z umiarem

Przeczytaj także: Paliwo do samochodu w kosztach firmy - ważne faktyczne zużycie

Aby wydatki ponoszone na prywatny samochód osobowy wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, dla takiego auta musi być zaprowadzona ewidencja przebiegu pojazdu i liczona kilometrówka, określająca górny limit wydatków uznawanych za koszty.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu daje fiskusowi wgląd w to, ile faktycznie kilometrów samochód pokonał w celach biznesowych. Wiedza ta może być jego argumentem przy „wyrzucaniu” z kosztów wydatków na paliwo. W jaki sposób? -gdy się okaże, iż pojazd spalił „służbowo” więcej paliwa, aniżeli był w stanie.

Organ podatkowy może bowiem na podstawie takich informacji oraz tzw. normy spalania policzyć, ile paliwa samochód powinien zużyć na potrzeby działalności gospodarczej i porównać to z zaksięgowanymi kosztami na ten cel.

O takim sposobie postępowania przekonała się jedna z podatniczek, która w prowadzonej firmie wykorzystywała samochód prywatny rozliczany na zasadach tzw. kilometrówki. Większość wydatków zaliczanych z tego tytułu do kosztów stanowiło właśnie paliwo, a ponieważ ich wartość nigdy nie przekroczyła limitu kilometrówki, podatniczka nie widziała przeciwwskazań, aby zużytego paliwa do kosztów nie zaliczyć mimo, że jego ilość znacznie przekraczała paliwo, które samochód mógł spalić w wyjazdach służbowych.

Co zrobili urzędnicy, którzy przyszli na kontrolę? Spytali się kontrolowanej jakie jest spalanie jej samochodu i na podstawie jej oświadczenia w tym zakresie oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów wynikającej z ewidencji ustalili, w jakiej wartości wydatki na paliwo faktycznie służyły prowadzonej działalności gospodarczej. A ponieważ ilość „zaksięgowanego” paliwa wskazywała, że auto pali prawie dwukrotnie więcej niż podała sama zainterwsowana (ponad 13 litrów zamiast 7 na setkę), powstałą w ten sposób różnicę „wyrzucili z kosztów” (mimo, że wartość wydatków na eksploatację samochodu nigdy nie przekroczyła limitu ustalonego kilometrówką).

Postępowanie organu podatkowego za zasadne uznały także sądy administracyjne (wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z dnia 12.09.2012 r. sygn. akt I SA/Go 515/12 i NSA z dnia 13.03.2015 r., sygn. akt II FSK 142/13). Skoro bowiem jedynie część zaksięgowanego paliwa faktycznie służyła działalności gospodarczej, tylko ta część mogła zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów z tego źródła.