Zakup towarów za gotówkę a koszty uzyskania przychodów

Przeczytaj także: Płatność na cudze konto bankowe w kosztach podatkowych

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka z o.o. prowadzi działalność handlową i usługową polegającą m.in. na zakupie i sprzedaży papierosów kupowanych w hurtowniach. Spółka z kontrahentami nie zawiera w tym zakresie umów. Co kilka dni dokonuje u nich zakupów papierosów. Kwoty na fakturach z reguły nie przekraczają tutaj 15.000 zł, ale w miesiącu wartość zakupów od poszczególnych kontrahentów limit ten przekracza.

Spółka zadała pytanie, jak w jej przypadku należy rozumieć jednorazową transakcję i zapłata gotówką za faktury zakupowe będzie je dyskwalifikować z kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1888 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

W myśl tego przepisu, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby zatem wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów należy oceniać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów – w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości.

Należy jednak mieć na uwadze zamknięty katalog wydatków zawarty w art. 16 ust. 1 updop, które nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, pomimo, że pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością i zostały przez niego poniesione w celu uzyskania przychodu.

Ustawą z dnia 13 kwietnia 2016 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2016 r., poz. 780) znowelizowano ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych poprzez dodanie art. 15d ust. 1, zgodnie z którym, podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2015 r., poz. 584, ze zm.), została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r., stanowi, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów updop, jeżeli podatnicy dokonali transakcji z naruszeniem przepisu art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, to do kosztów uzyskania przychodów nie mogą zaliczyć kosztu w tej części, w jakiej płatność została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

W przypadku, gdy jednak zaliczyli do kosztów uzyskania przychodu wartość takiej transakcji lub jej część zobowiązani są w miesiącu, w którym została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego do:
• zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów albo
• w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększenia przychodów.

Zestawienie tych dwóch przepisów prowadzi zatem do wniosku, że w przypadku każdej transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł istnieje obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, przy czym naruszenie tego obowiązku, a więc dokonanie płatności w całości lub w części z pominięciem takiego rachunku oznacza brak możliwości zaliczenia kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca tej transakcji została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego. Przepisy nie wyłączają zatem z kosztów jedynie nadwyżki płatności ponad wartość 15.000 zł, lecz każdą płatność (bez względu na jej wartość – kwotę) dokonaną z pominięciem rachunku bankowego, jeżeli jest dokonywana w ramach transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł.

W tym miejscu podkreślić należy, że pojęcie jednorazowej transakcji nie jest równoznaczne z terminem pojedynczej płatności. Wskazać bowiem należy, że regulacje ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wyraźnie odnoszą się do transakcji – bez względu na liczbę płatności w ramach tej transakcji.

W celu ustalenia znaczenia terminu „jednorazowa wartość transakcji” z uwagi na fakt, że adresatem normy prawnej jest przedsiębiorca dokonujący i przyjmujący płatności związane z działalnością gospodarczą, w pierwszej kolejności należałoby sięgnąć do definicji zawartych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej.

W rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej transakcją jest umowa, będąca źródłem stosunku zobowiązaniowego. Przez transakcję należy rozumieć umowę cywilnoprawną zawieraną w związku z wykonywaną przez strony działalnością gospodarczą. Zatem transakcja ma następujące cechy:
• występują w niej co najmniej dwie strony,
• jest to czynność prawna (wywołująca jakiś skutek określony w prawie - np. przeniesienie własności rzeczy),
• ma związek z wykonywaną działalnością gospodarczą (zakup jest dokonywany na potrzeby działalności/sprzedaż jest dokonywana w związku z działalnością gospodarczą),
• może polegać na dokonaniu jednej lub więcej płatności,
• umowa może być zawarta w dowolnej formie (zgodnej z przepisami), w tym ustnie.

Natomiast przez „wartość transakcji” należy rozumieć wartość transakcji określoną w umowie.

Dlatego też pod pojęciem „jednorazowa wartość transakcji” należy rozumieć ogólną wartość należności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami.

Oznacza to, że obowiązek dokonywania lub przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dotyczy również przypadku, gdy strony umowy o wartości przekraczającej 15.000 zł dokonują w ramach tej umowy częściowych płatności lub też przyjmują częściowe płatności o wartości nieprzekraczającej 15.000 zł.

Takie rozumienie pojęcia „transakcja” znajduje swój odpowiednik w art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U. 2016 r., poz. 684), zgodnie z którym transakcja handlowa to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony, o których mowa w art. 2 (czyli m.in. przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej), zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością.

Bazując na tych regulacjach, pojęcie „transakcja” należy odkodować jako umowę, której przedmiotem jest odpłatne świadczenie usług/dostaw towarów i umowa ta jest zawierana między przedsiębiorcami w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej.

Przez transakcję należy zatem rozumieć taką czynność prawną (umowę) zawieraną w związku z prowadzoną przez strony działalnością gospodarczą, w wykonaniu której stale dokonywana jest co najmniej jedna płatność. Przepis art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nie określa, co może stanowić przedmiot transakcji (umowy), natomiast można przyjąć, że może nim być w szczególności nabycie towaru lub usługi. O przyporządkowaniu płatności do poszczególnych umów (transakcji) decyduje ich cel gospodarczy i zgodny zamiar stron, a nie treść dowodów (dokumentów) księgowych. Trzeba przy tym podkreślić, że art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, nie wprowadza czasowego ograniczenia okresu sumowania wielu płatności, składających się na pojedynczą transakcję. Może się zatem okazać, że jedna transakcja obejmuje transfery pieniężne dokonane w ciągu kilku lat (np. w przypadku zawarcia umowy realizowanej etapami, takiej jak umowa wdrożeniowa czy umowa o roboty budowlane).

W konsekwencji, jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Przymiot jednorazowości nie odnosi się do liczby płatności, lecz odzwierciedla wymóg powiązania poszczególnych świadczeń w ramach jednego stosunku umownego. Można zatem przyjąć, że jeżeli całkowita wartość transakcji nie wynika wprost z treści umowy, lecz zależy od czasu jej trwania – co dotyczyć może między innymi umów o stałe świadczenie usług zawartych na czas nieokreślony – wówczas należałoby przyjąć, że pojęcie jednorazowej wartości transakcji odnosi się do poszczególnych okresów rozliczeniowych, za które przysługuje wynagrodzenie.

Wskazać jednak należy, że w obrocie gospodarczym występują różnego rodzaju umowy, określane częstokroć mianem umów ramowych, które określają warunki udzielania i realizacji zamówień, w tym również ich termin, lecz nie kreują zobowiązania do spełnienia świadczeń o określonej wartości (nie określają minimalnych obrotów). W przypadku takich umów jednorazowa wartość transakcji odnosi się do wartości poszczególnych zamówień.

Natomiast kwalifikacja płatności w ramach jednorazowej transakcji, które mogą zostać objęte dyspozycją art. 15d updop, zależy od wysokości wynagrodzenia, okresu rozliczeniowego oraz okresu wypowiedzenia zawartej umowy. Jeżeli bowiem z dniem dokonania pierwszej płatności strony wiedzą, że łączna wartość jednorazowej transakcji przekroczy limit 15.000 zł to już od pierwszej płatności aby wydatki mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów obowiązuje ich rozliczenie bezgotówkowe. Również w przypadku gdy strony zawarły umowę o stałej współpracy na czas nieokreślony i ustaliły minimalne wynagrodzenie w danym okresie rozliczeniowym powyżej 15.000 zł to od pierwszej transakcji (bez względu na ich ilość) w danym okresie, winny stosować formę bezgotówkową rozliczenia aby wydatki te mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast gdy umowa o stałej współpracy zobowiązuje do zakupów w danym okresie rozliczeniowym w kwocie poniżej 15.000 zł i limit ten nie zostanie przekroczony strony mogą rozliczać się w formie gotówkowej zaliczając wydatki z tego tytułu do kosztów podatkowych.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy stwierdzić, że o ile w istocie jak wynika z wniosku Wnioskodawca nie zawarł z kontrahentem umowy (wskazanie w tym zakresie przyjęto jako element opisu stanu faktycznego niepodlegający ocenie przez tut. Organ), to każdy zakup dokonywany przez Wnioskodawcę należy traktować jako odrębną umowę. W związku z powyższym wartość poszczególnych zakupów dokonywanych przez Wnioskodawcę nie podlega sumowaniu w ramach działalności Spółki, a w konsekwencji jednorazową wartość transakcji stanowi wartość wynikająca odrębnie z każdego składanego odrębnie zamówienia czy też dokonywanego odrębnie zakupu. Zatem za nieprawidłowe należało uznać stanowisko Wnioskodawcy, iż w sytuacji gdy nie ma on zawartej umowy z kontrahentem wartość faktur gotówkowych płatnych na rzecz tego kontrahenta będzie sumowana i traktowana jako jednorazowa transakcja. Jak wskazano powyżej należy odróżnić sytuację gdy przedsiębiorcy zawierają określoną umowę np. umowę o współpracy w ramach której dokonują określonych zakupów i w której zostaje określona minimalna wartość obrotu do zrealizowania w okresie rozliczeniowym, od sytuacji w której znajduje się Wnioskodawca - gdy jak wskazano we wniosku żadna umowa nie została zawarta i nie jest on zobowiązany do dokonania zakupu o określonej wartości.(...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów