Noclegi (nie)pracowników w kosztach uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Zwrot kosztów dojazdu weterynarza prowadzącego firmę

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako ustawa o PDOP), podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródeł, z wyjątkiem kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.

Po dokonaniu analizy art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP stwierdzić należy, że wydatki poniesione z tytułu noclegów na rzecz pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych oraz pracowników podwykonawców nie zostały wprost wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Niewymienienie konkretnego kosztu w negatywnym katalogu, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP nie oznacza, że automatycznie wydatki te będzie można uznać za koszt podatkowy. Konieczne jest bowiem wykazanie istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a możliwością osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródeł.


Niemniej jednak, aby wskazane wyżej wydatki przedsiębiorca mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, nie wystarczy samo wykazanie celowości wydatku.

Konieczność poniesienia wskazanych kosztów musi wynikać wprost z zawieranych umów cywilnoprawnych (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2.6.2017 r., znak 0111-KDIB2-3.4010.11.2017.1.SK). Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wydatków na noclegi, jeśli przedsiębiorca nie jest obowiązany do ich zagwarantowania, bądź ustalenia w tym zakresie miały charakter ustny.

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku zapewnienia noclegu pracownikom podwykonawcy. Należy zaznaczyć, że co do zasady koszty poniesione na noclegi dla pracowników podwykonawców stanowią koszty związane z działalnością podwykonawcy. Nie stanowią zatem generalnie kosztów uzyskania przychodów dla zlecającego wykonanie usługi podatnika.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na noclegi dla pracowników podwykonawców istnieje tylko wówczas, gdy konieczność ich zapewnienia wynika z umowy zawartej między podatnikiem a podwykonawcą (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2.6.2017 r., znak 0111-KDIB2-3.4010.10.2017.1.SK).

Warto zaznaczyć, że wyrażone powyżej poglądy, organy podatkowe podzielają również w innych interpretacjach indywidualnych. W zakresie kosztów związanych z noclegiem dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych takiej oceny dokonał m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 4.12.2015 r. (znak IPPB6/4510-264/15-4/AG) oraz Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 29.9.2015 r., (znak DD10.8221.145.2015.MZB), natomiast w zakresie kosztów związanych z noclegiem pracowników podwykonawców - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 29.12.2015 r., (znak IPPB6/4510-384/15-2/AG).